In Silverfin kun je de wettelijke verslaggeving opmaken, volledig conform de (nieuwe) wetgeving. De verslagen worden steeds door onze product-developers automatisch geüpdatet, waardoor je de verslagen met een gerust gevoel kunt opmaken volgens de meest recente wetgeving.
Hoe je te werk gaat in Silverfin om een volledige verslaggeving op te maken?
1. Overzicht van de verslagen
Silverfin heeft set van verslagen per taal ontwikkeld. Een overzicht vind je hieronder:
2. Toevoegen van een verslag
2.1. Manueel
In een dossier activeer je de verslagen door naar het onderdeel "documenten" te gaan:
Vervolgens klik je op "acties" en "nieuwe tekst". Dan krijg je een lijst van beschikbare teksten in jullie omgeving:
Je maakt de keuze door een bepaald verslag aan te klikken.
Wil je zeker zijn dat alle verslagen geactiveerd zijn in je omgeving? Dan kan de admin user dit nagaan in onze Marketplace. Hij/zij klikt daarvoor op kantoorniveau op: sjablonen > Marketplace > Legal documents > BE Legal documents. Hij/zij kan de verslagen zonder meerkost activeren.
2.2. automatisch
De key user kan op kantoorniveau ook instellen dat bepaalde verslagen reeds standaard aanwezig zijn in alle dossiers. Dit gebeurt aan de hand van de instelling van het dossiersjabloon.
3. Volgorde om basisverslagen in Silverfin op te maken
Bij het invullen van de verslaggeving hanteren we een logische volgorde:
- We starten met het invullen van de bedrijfsparameters (via synchronisatie of manueel) wat de basis zal vormen voor de andere verslagen.
- Vervolgens vul je het voorbereidend verslag van de zaakvoerder/bestuurder in. Silverfin voorziet in de standaard template bepaalde secties. Met de checkboxen bovenaan de template kan het verslag naar wens worden aangepast. Silverfin vermeldt in dit geval in het juiste verslag de specifieke secties (die je eventueel verder kan aanpassen). Het verslag van de algemene vergadering haalt bv. zijn input uit dit verslag. Dat betekent dat je eerst dit verslag moet aanmaken om je verslag van de algemene vergadering op punt te krijgen.
- Als laatste vervolledigen we het verslag van de algemene vergadering waar de input van de vorige 2 templates samenkomt waardoor je het makkelijk verder kan vervolledigen.
4. Administratiegegevens in Silverfin
Om de verslagen efficiënt op te maken in Silverfin kun je je algemene dossiergegevens synchroniseren uit je CRM-pakket. Door deze synchronisatie worden automatisch de administratiegegevens (o.a. adresgegevens, aandeelhouders, ...) overgenomen vanuit het pakket en in de template "bedrijfsparameters" geplaatst. Om de administratiegegevens van AdminConsult (AdminIS), Centraal Dossierbeheer, KluwerOffice, FidManager of Adsolut te synchroniseren met Silverfin, dien je dit in te stellen via de dossiergegevens van het dossier.
De administratiegegevens worden gebruikt bij zowel de algemene dossiergegevens als bij de bedrijfsparameters. Via "dossier bewerken" onder de sync tab kan je deze gegevens ook laten refreshen om zeker te zijn dat de laatste wijzigingen worden meegenomen.
Als de ingevulde gegevens in de bedrijfsparameters niet overeenkomen met de gegevens die via de synchronisatie doorkomen, dan zal je rechtsboven bij de bedrijfsparameters een gele balk krijgen waarop je kan klikken om de gegevens van het admin pakket over te nemen in de bedrijfsparameters.
De gegevens in de bedrijfsparameters zullen dus niet elke dag automatisch doorgeduwd worden. Je beheert dit zelf met de knop.
Let op! Je hebt steeds de template "bedrijfsparameters" nodig om de gegevens van het CRM pakket de laten doorvloeien in Silverfin. Zonder de "bedrijfsparameters" kunnen de gegevens zoals aandeelhouders niet in de verslagen opgenomen worden.
Nog geen synchronisatie met jouw CRM-pakket? Contacteer jouw Customer Success Manager voor meer informatie.
5. Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen & Verenigingen
De verslaggeving van Silverfin kende midden 2019 tot midden 2020 inhoudelijke updates naar het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Wij zijn hiervoor een samenwerking aangegaan met 2 externe legal partners om de verslagen volledig op punt te zetten.
Aangezien we vanaf 1/1/2020 onder het nieuwe WVV vallen dient het recht dus aangepast te zijn in de verslagen.
Om de nieuwe wetgeving te zien te krijgen in de Silverfin verslagen is het belangrijk om aan volgende twee voorwaarden te voldoen:
- De juiste (nieuwe) vennootschapsvorm is ingegeven bij de dossiergegevens
- De datum in elke specifiek verslag is ingevuld en ligt vanaf 01/01/2020
Als je beide zaken invult, zal je automatisch de nieuwe wetgeving te zien krijgen in de verslagen.