Avec Silverfin, vous pouvez préparer des rapports légaux en parfaite conformité avec la (nouvelle) législation. Les rapports sont toujours automatiquement mis à jour, ce qui vous permet d'établir les rapports en toute tranquillité, conformément à la législation la plus récente.
Comment procéder dans Silverfin pour établir un rapport complet ?
Activez d'abord le module "BE Legal documents (NEW)" dans votre environnement via le marketplace pour l'utiliser.
Ce paquet contient les modèles suivantes.
Quelques informations importantes sur ce workflow avant de commencer !
- Vous pouvez maintenant créer des rapports par période.
- La copie des données d'une période à l'autre fonctionne de la même manière que pour le fichier de travail.
- Les paramètres linguistiques s'exécutent désormais de la même manière que pour les états financiers (la fonctionnalité multilangue).
- Flux d'informations : comme toutes les informations sont dans un workflow, nous pouvons commencer à récupérer des données à partir d'autres modèles. (Les états financiers, l'impôt sur les sociétés et le dossier de travail)
- Grâce à Insights, il est désormais possible de créer des segments sur la base des informations contenues dans le workflow, ce qui n'était pas possible auparavant.
- Le Workflow ne peut être utilisé que pour les périodes se terminant après le 31/12/2022. Pour les dossiers dont la date de fin est antérieure au 31/12/2022, vous devez utiliser les anciens documents.
Examinons de plus près les rapports.
Rapports légaux.
1. Rapports légaux - Actionnaires/Associés & Gérant(s)/l'Organe d'administration
C'est ici que vous registrez toutes info des personnes de votre client. Toutes les informations relatives aux administrateurs et aux actionnaires peuvent être saisies ici manuellement ou automatiquement via une synchro d'administration.
Vous trouverez également en haut un aperçu des administrateurs et des actionnaires ainsi que la répartition des actions. Nous présentons les actions en pleine propriété, en usufruit, en nue-propriété ou en indivision. Vous pouvez cliquer sur un nom (en bleu) pour accéder aux informations.
Pour chaque actionnaire, il est désormais possible de saisir la date d'achat et la date de vente des actions. Cela a pour effet que les "anciens actionnaires" ne figurent plus dans les nouvelles périodes si leurs actions ont été vendues.
Vous pouvez également indiquer si cette personne jouera le rôle de la réunion : Président/Secrétaire/scrutateur.
Lors de l'ajout d'une entité légale en tant qu'actionnaire/directeur, le numéro de la société est vérifié et vous pouvez également saisir les détails du représentant permanent.
2. Paramètres Procés-verbal.
Vous trouverez ici un aperçu des paramètres que vous pouvez indiquer et remplir et qui seront inclus dans les rapports légaux. Celles-ci sont subdivisées par catégorie.
En haut, vous pouvez remplir les données générales de l'entreprise.
La langue dans les rapports !
Ce modèle vous permet de définir la langue des rapports. Cela n'a aucun impact sur le modèle des institutions elles-mêmes, mais une fois que vous aurez accédé aux rapports, vous remarquerez qu'ils seront formatés dans la langue choisie.
Dans cet exemple concret, nous avons choisi le français et si nous poursuivons vers un de nos rapports, il sera en français.
Il est désormais aussi parfaitement possible de préparer des rapports dans les différentes langues sans perdre le texte. Vous pouvez donc préparer les rapports en NL et les changer ensuite en français sans perdre les textes en NL.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations relatives à la procédure de sonnette d'alarme (ART. 5:153 §1-2 WVV)
Si le test de liquidité/bilan s'applique, vous pouvez indiquer si cela peut être inclus comme point à l'ordre du jour de l'assemblée générale ou par le biais d'une assemblée générale extraordinaire.
Les chiffres du test de liquidité/bilan proviennent du dossier de travail. Vous pouvez également voir un aperçu des comptes qui constituent le total pour le test de liquidité.
Pour les deux rapports, vous pouvez indiquer si la réunion sera écrite/électronique/normale.
Dans les paramètres du procès-verbal de la réunion de l'organe d'administration et ordre du jour vous pouvez déterminez tous les points de l'ordre du jour à discuter lors de l'assemblée générale.
Au fur et à mesure que vous choisissez les points de l'ordre du jour, vous remarquerez qu'à la ligne suivante, la liste de sélection se réduit.
Très concrètement : en première ligne, vous pourrez choisir les points suivants de l'ordre du jour :
Dans la dernière ligne, vous aurez un choix très limité étant donné que les autres éléments sont déjà sélectionnés
Si une démission ou un renouvellement de mandat d'un administrateur est applicable au sein de la société, vous pouvez indiquer si un paragraphe doit être ajouté dans l'AG, ainsi que dans le procès-verbal de la réunion pour la nomination de l'administrateur délégué et l'ordre du jour.
Le paragraphe suivant concerne les paramètres de l'assemblée générale et de l'ordre du jour.
Vous pouvez saisir ici la date à laquelle la réunion aura lieu. Vous avez la possibilité de choisir s'il s'agit d'un report de l'AGA ou de saisir la date fixe effective de l'AGA. Nous avons maintenant aussi l'option d'une date fixe annuelle.
Le workflow est configuré de telle sorte que l'idée est d'abord d'établir toutes les informations dans le registre des personnes et des institutions, puis de passer aux rapports.
Nous commençons par le Rapports légaux - Procès-verbal de la réunion de l'organe d'administration/du (des) gérant(s).
Ici, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires aux points de l'agenda, Les pourcentages pour le calcul des intérêts R/C sont automatiquement inclus si le calcul des intérêts du modèle est étoiler !
Le rapport suivant est le procès-verbal de l'AG.
Dans le cadre de la théorie de la rémunération, une section a été ajoutée, permettant de lier la rémunération de chaque administrateur nommé en tant que tel dans l'entreprise via un hashtag (#).
Le paragraphe relatif à la rémunération permet de s'écarter de la norme et de l'éditer.
Le lien vers le R/C et les centres d'intérêt peuvent également être liés via le hashtag.
En dessous, vous avez un aperçu de l'affectation du résultat, ainsi qu'un aperçu d'une distribution de dividendes si elle a eu lieu au sein de l'entreprise.
Pour une dividende intérimaire, une ligne supplémentaire apparaîtra si elle a été cochée.
En bas du rapport, vous trouverez une vue d'ensemble de l'organe de direction ainsi qu'une vue d'ensemble des actionnaires (avec le nombre total d'actions détenues).
Vous avez la possibilité de choisir si l'organe directeur doit être masqué dans la liste des signataires.
Rapport de gestion
Vous y trouverez une vue d'ensemble des chiffres clés de l'entreprise. En fonction du modèle choisi, ceux-ci seront adaptés. Il est maintenant également possible de voir un détail pour chaque total en appuyant sur le chiffre bleu.
Au bas du rapport de gestion figure la date à laquelle le rapport a été préparé, elle suivra par défaut la date du rapport du conseil d'administration.
Rapports légaux - Nomination d'administrateur délégué (rapport du (des) gérant(s)/administrateur(s))
Vous pouvez indiquer ici qui démissionne de son poste d'administrateur délégué et qui est reconduit dans ses fonctions d'administrateur délégué.
Ensuite, il y a la possibilité de choisir si le directeur est nommé et s'il sera chargé de la gestion quotidienne complète ou/et aussi des pleins pouvoirs de représentation externe.
Configuration au niveau de l'admin
Comme vous l'avez probablement déjà remarqué, la langue de nos rapports légaux est affichée en Anglais par défaut. La langue des rapports légaux est déterminée par la valeur suivante dans notre réconciliation "Paramètres procès-verbal":
Au niveau du admin, vous pouvez commencer à modifier cette langue "par défaut" en ajoutant la configuration simple suivante :
{% assign def_language = "fr" %}
Dans Silverfin, il est également possible de commencer à configurer le type et le nom du comptable, au niveau du admin:
Comme vous pouvez le constater, vous avez le choix entre 3 types différents :
accounting_firm
bookkeeping_company
auditors_office
En fonction du type et du nom du comptable, vous pouvez maintenant commencer à le configurer au niveau du admin en utilisant la configuration suivante :
{% assign general_meeting_accountant_type = "auditors_office" %}
{% assign general_meeting_accountant_name = "Silverfin Accountants B.V." %}
Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce workflow veuillez vous reporter à la master class suivante :