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Cet article explique comment utiliser Insights, un module complémentaire de Silverfin qui vous offre une vue d'ensemble complète des données de tous vos dossiers clients. Vous apprendrez comment créer et gérer des requêtes et automatiser des actions grâce aux triggers.
Table des matières
- Qu'est-ce que le module Insights ?
- Que sont les requêtes et comment les créer ?
- Le bouton d'action dans une requête
- Configuration des Triggers
Qu'est-ce que le module Insights ?
Insights est un module Silverfin supplémentaire qui vous donne une vue d'ensemble des données à travers vos dossiers clients. Il vous permet de :
- Rechercher des dossiers répondant à des critères spécifiques.
- Filtrer et extraire des données.
- Recevoir des notifications automatiques sur des situations clés.
Insights se compose de deux parties :
- L'onglet Insights : où vous pouvez créer et lancer des recherches de données (requêtes).
- L'onglet Triggers : où vous pouvez automatiser des notes ou des todos (tâches) sur les requêtes enregistrées.
Si vous n'avez pas accès à l'onglet Triggers, contactez votre Customer Success Manager pour activer le module Insights complet.
Que sont les requêtes et comment les créer ?
Une requête est une recherche personnalisée qui vous permet de trouver les dossiers clients répondant à des critères spécifiques. Par exemple, tous les dossiers où le solde du compte courant administrateur dépasse un certain montant ou lorsqu'un workflow n'est pas terminé.
Accéder aux requêtes
Pour voir toutes les requêtes disponibles :
- Allez dans l'onglet Insights.
- Cliquez sur Consultez toutes les requêtes du bureau.
Vous y trouverez :
- Les requêtes créées par les admininistrateurs.
- Les requêtes disponibles sur la Marketplace Silverfin.
- Les requêtes que vous avez créées récemment.
- Les requêtes recommandées par Silverfin (Partner queries).
Lorsque vous sélectionnez une requête, les filtres et les colonnes sont automatiquement remplis, et le système récupère les résultats. Selon le volume de vos données, cela peut prendre quelques instants.
Les utilisateurs n'ayant pas l'accès complet à Insights peuvent tout de même utiliser les requêtes recommandées fournies par Silverfin.
Création et enregistrement de requêtes
Les administrateurs, les collaborateurs et les collaborateur externes peuvent créer et enregistrer leurs propres requêtes. La visibilité des requêtes dépend du rôle de l'utilisateur dans Silverfin.
- Les requêtes créées par les administrateurs peuvent être privées, réservées aux administrateurs ou accessibles à l'ensemble de l'entreprise.
- Les requêtes créées par des utilisateurs réguliers ou externes sont toujours privées.
Requêtes privées :
- Visibles uniquement par l'utilisateur qui les a créées.
- Les utilisateurs standard et les collaborateurs externes ne peuvent créer que des requêtes privées.
Requêtes Administrateurs :
- Visibles par tous les utilisateurs disposant de droits d'administrateur au sein de votre bureau.
- Elles ne peuvent être créées et gérées que par des administrateurs.
Requêtes d'office :
- Visibles par tous les utilisateurs du bureau.
- Idéal pour les vérifications de conformité ou les revues de workflow.
- Seuls les administrateurs peuvent définir la visibilité sur "Office".
Modifier la visibilité d'une requête (pour les administrateurs)
Les administrateurs peuvent:
- Modifier leurs propres requêtes privées.
- Modifier les requêtes Administrateur (hors requêtes partenaires).
- Modifier les requêtes Office (hors requêtes partenaires).
- Ils ne peuvent cependant pas rétrograder la visibilité d'une requête "Office" ou "Administrateurs" vers "Privé", afin de garantir que ces outils restent disponibles pour tous ceux qui en dépendent.
Les requêtes partenaires sont prédéfinies et recommandées par Silverfin. Leur visibilité est définie de manière permanente sur Bureau et ne peut être modifiée.
Pour créer une requête :
- Appliquez vos filtres préférés dans l'onglet Insights. Consultez cet article détaillé sur la configuration des filtres dans Insights.
- Personnalisez l'affichage du tableau en déplaçant ou en masquant des colonnes. Le menu des paramètres de chaque colonne vous permet de déplacer les colonnes vers la gauche ou vers la droite afin de créer votre aperçu idéal.
- Cliquez sur Sauvegarder la requête.
- Sélectionnez le niveau d'accès souhaité (si vous êtes administrateur).
Bon à savoir :
- Le module Insights ne peut être utilisé que sur les dossiers clients auxquels l'utilisateur a accès.
- Les requêtes Insights n'affichent pas de résultats pour une période vide (lorsqu'aucun journal n'a été créé).
- Les filtres peuvent être utilisés séparément ou combinés pour créer des aperçus multicouches.
- Vous pouvez copier une requête existante en cliquant sur le bouton "Sauvegarder comme nouvelle requête".
Le bouton d'action dans une requête
Le bouton Actions permet d'effectuer plusieurs actions groupées sur les dossiers sélectionnés :
Archiver un flux de travail (Administrateurs uniquement)
Les utilisateurs administrateurs peuvent archiver simultanément les workflows de plusieurs dossiers clients via le menu Actions dans Insights. Voici comment procéder :
- Sélectionnez les dossiers clients concernés dans Insights.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Archiver un workflow.
- Dans l'écran suivant, sélectionnez le workflow que vous souhaitez archiver.
- Cliquez sur Archiver pour [x] dossiers pour confirmer.
Télécharger vers Excel
Tous les utilisateurs peuvent exporter les résultats de la requête vers un fichier Excel.
- Sélectionnez les dossiers clients concernés dans Insights.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Télécharger l'Excel.
- Enregistrez le fichier Excel sur votre ordinateur.
Verrouiller la période (Administrateurs uniquement)
Les utilisateurs administrateurs peuvent verrouiller des périodes pour plusieurs dossiers clients à la fois via le menu Actions. Voici comment procéder :
- Sélectionnez les dossiers clients concernés dans Insights.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Verrouiller la période. Cette action n'est disponible que si une période a été sélectionnée.
- Dans l'écran suivant, sélectionnez le type de verrouillage (verrouillage ou verrouillage définitivement).
- Cliquez sur Verrouillage pour [x] dossiers pour confirmer.
Envoyer un message
Cette action permet aux utilisateurs d'envoyer simultanément des messages à plusieurs dossiers.
- Disponible pour tous les utilisateurs d'Insights
- Les notes et les tâches peuvent être placées directement là où elles sont nécessaires, dans l'aperçu du dossier ou dans des modèles de réconciliation spécifiques.
Voici comment procéder :
- Sélectionnez les dossiers clients concernés dans Insights.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Envoyer un message et vérifiez que la période correcte est sélectionnée.
- Choisissez où le message doit apparaître, dans l'aperçu du dossier ou dans un modèle de réconciliation spécifique.
Configuration des Triggers
- Une fois qu'une requête est enregistrée, vous pouvez lui associer un trigger.
- Il s'agit d'une action automatisée qui crée une note ou une Todo (tâche) dans les dossiers clients correspondant aux critères de votre requête.
Exemple : Notifier automatiquement les utilisateurs lorsqu'un workflow atteint 100 % de complétion. - Seuls les administrateurs peuvent créer ou gérer des triggers.
Comment créer un trigger
- Dans l'onglet Insights, sélectionnez la requête souhaitée.
- Cliquez sur Ajouter un trigger
- Choisissez entre Note ou Todo.
- Déterminez le texte standard qui s'affichera dans le dossier pour la période concernée dès que le trigger sera exécuté. Vous pouvez également ajouter du code Liquid ici pour rendre le texte dynamique. Pour plus d'informations sur Liquid, veuillez contacter nos développeurs dans la Silverfin Community.
- Sélectionnez la fréquence :
- Manuelle : Vous décidez quand lancer le trigger. Les notes ou les todos à faire ne sont créées que lorsque vous lancez manuellement le trigger.
- Journalière : Silverfin l'exécute chaque jour et crée des notes/todos dès que de nouveaux dossiers remplissent les conditions.
Bon à savoir
- Vous pouvez exécuter manuellement un trigger à tout moment via l'aperçu des déclencheurs en sélectionnant Exécuter une fois.
- Vous pouvez utiliser les tags @internal, @external ou @everyone pour contrôler la visibilité des notes. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la communication dans Silverfin.
- Pour créer un trigger basé sur une requête recommandée, vous devez d'abord en créer une copie.
Où apparaissent les Notes et Todos ?
Lorsqu'un trigger s'exécute, les éléments générés apparaissent :
- Dans le panneau de communication et l'onglet Communication de chaque dossier concerné.
- Dans la période où les filtres de la requête sont satisfaits.
- Si vous suivez le dossier et la balise @internal est utilisée ou si vous êtes mentionné, vous recevrez également une notification.
Si vous souhaitez activer Insights pour votre bureau, veuillez contacter votre Customer Success Manager. Ils vous guident dans la configuration, les fonctionnalités disponibles et les meilleures pratiques pour votre région.