| Gebruikersrollen |  Admin |  Personeel |  Externe medewerker | ✗Pulse gebruiker |
Dit artikel legt uit hoe je Insights gebruikt, een extra Silverfin-module die je een volledig overzicht geeft van gegevens over al je klantdossiers heen. Je leert hoe je query's aanmaakt en beheert en hoe je acties automatiseert met behulp van triggers.
Inhoudstafel
- Wat is Insights?
- Wat zijn query's en hoe maak je ze aan?
- Query's aanmaken en opslaan
- Actieknop in een query
- Triggers instellen
Wat is Insights?
Insights is een extra Silverfin-module die je een overzicht geeft van gegevens over meerdere klantdossiers. Met Insights kun je:
- Zoeken naar dossiers die aan specifieke criteria voldoen
- Gegevens filteren en ophalen
- Automatische meldingen ontvangen over belangrijke situaties'.
Insights bestaat uit twee onderdelen:
- Insights: hier maak en voer je gegevenszoekopdrachten uit, ook wel query's genoemd
- Triggers: hier automatiseer je Notities of To-do’s op basis van opgeslagen query's
Heb je geen toegang tot de Triggers, neem dan contact op met je Customer Service Manager om de volledige Insights-module te activeren.
Wat zijn query's en hoe maak je ze aan?
Een query is een aangepaste zoekopdracht waarmee je klantdossiers kunt vinden die aan specifieke criteria voldoen. Bijvoorbeeld alle dossiers waarbij het saldo van de rekening-courant van de bestuurder een bepaald bedrag overschrijdt, of waarbij een workflow nog niet is afgerond.
Query's openen:
Om alle beschikbare query's te bekijken:
- Ga naar de Insights-tab.
- Klik op Bekijk alles query's van je kantoor.
Hier vind je:
- Query's aangemaakt door admingebruikers
- Query's beschikbaar via de Silverfin Marketplace
- Query's die je recent hebt aangemaakt
- Query's aanbevolen door Silverfin, ook wel Partner-query's
Wanneer je een query selecteert, worden de filters en kolommen automatisch ingevuld en haalt het systeem de resultaten op. Afhankelijk van de hoeveelheid data kan dit even duren.
Gebruikers die geen volledige toegang hebben tot de Insights-module kunnen wel gebruikmaken van de aanbevolen query's van Silverfin.Query's aanmaken en opslaan
Admingebruikers, interne gebruikers en externe medewerkers kunnen hun eigen query's aanmaken en opslaan. De zichtbaarheid van een query hangt af van de gebruikersrol in Silverfin.
- Query's aangemaakt door admingebruikers kunnen de zichtbaarheid Privé, Admin of Kantoor krijgen.
- Query's aangemaakt door interne gebruikers of externe medewerkers zijn altijd Privé.
Privé-query's
- Alleen zichtbaar voor de gebruiker die de query heeft aangemaakt
- Gewone gebruikers en externe medewerkers kunnen uitsluitend Privé-query's aanmaken
Admin-query's
- Zichtbaar voor alle gebruikers met administratierechten binnen het kantoor
- Kunnen alleen worden aangemaakt en beheerd door admingebruikers
Kantoor-query's
- Zichtbaar voor alle gebruikers binnen het kantoor
- Ideaal voor query's waar iedereen baat bij heeft, zoals compliancecontroles of workflow-overzichten
- Alleen admingebruikers kunnen de zichtbaarheid instellen of wijzigen naar kantoor
Zichtbaarheid van query's bewerken (voor admingebruikers)
Admingebruikers kunnen:
- Hun eigen Privé-query's bewerken
- Niet-Partner Admin-query's bewerken
- Niet-Partner Kantoor-query's bewerken
- Het is niet mogelijk om de zichtbaarheid van een query te verlagen van Kantoor of Admin naar Privé. Zo blijven kantoor- en adminquery's beschikbaar voor alle gebruikers die erop vertrouwen.
Partner-query's zijn vooraf gedefinieerd en aanbevolen door Silverfin. Hun zichtbaarheid staat permanent ingesteld op Kantoor en kan niet worden aangepast.
Een query aanmaken
- Pas de gewenste filters toe in de Insights-tab. Raadpleeg dit gedetailleerde artikel over het instellen van filters in Insights.
- Pas de tabelweergave aan door kolommen te verplaatsen of te verbergen. Via het instellingenmenu per kolom kun je kolommen naar links of rechts verplaatsen om je ideale overzicht te creëren.
- Klik op 'Bewaar als nieuwe query'.
- Open de opgeslagen query en bepaal wie er toegang toe heeft, indien je een admin-gebruikeradmin-gebruiker bent.
Goed om te weten:
- De Insights-module werkt alleen voor klantdossiers waartoe de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert toegang heeft. Omdat Insights gekoppeld is aan de gebruiker, kunnen resultaten verschillen per gebruiker.
- Insights-query's tonen geen resultaten voor lege periodes waarin nog geen periode is aangemaakt.
- Filters kunnen afzonderlijk worden gebruikt of gecombineerd om meerlagige inzichten te creëren.
- Je kunt een bestaande query kopiëren via 'Bewaar als nieuwe query' en daar een andere zichtbaarheid aan toekennen.
Actieknop in een query
Met de Acties-knop in een query kun je, afhankelijk van je gebruikersrechten, verschillende bulkacties uitvoeren.
Workflow archiveren (alleen voor admin-gebruiker)
Admin-gebruiker kunnen workflows voor meerdere klantdossiers tegelijk archiveren via het Acties-menu in Insights.
Zo ga je te werk:
- Selecteer de relevante klantdossiers in Insights.
- Klik op Acties.
- Kies Workflow archiveren.
- Selecteer in het volgende scherm de workflow die je wilt archiveren.
- Klik op Voor [x] dossiers archiveren om te bevestigen.
Downloaden als Excel
Alle gebruikers kunnen queryresultaten voor geselecteerde dossiers downloaden als Excel-bestand.
Zo ga je te werk:
- Selecteer de relevante klantdossiers in Insights.
- Klik op Acties.
- Kies Als Excel downloaden.
- Sla het Excel-bestand op je computer op.
Periode vergrendelen (alleen voor admin-gebruikers)
Admin-gebruiker kunnen periodes voor meerdere klantdossiers tegelijk vergrendelen via het Acties-menu.
Zo ga je te werk:
- Selecteer de relevante klantdossiers in Insights.
- Klik op Acties.
- Kies Periode vergrendelen. Deze actie is alleen beschikbaar als er een periode is geselecteerd.
- Kies in het volgende scherm het type vergrendeling (vergrendelen of permanent vergrendelen).
- Klik op Vergrendelen voor [x] dossiers.
Bericht verzenden
Met deze actie kunnen gebruikers tegelijk berichten verzenden naar meerdere dossiers.
- Beschikbaar voor alle Insights-gebruikers
- Notities en To-do’s kunnen direct geplaatst worden waar ze nodig zijn, in het dossieroverzicht of in specifieke reconciliatiesjablonen
Zo ga je te werk:
- Selecteer de relevante klantdossiers in Insights.
- Klik op Acties.
- Kies Stuur een bericht en controleer of de juiste periode is geselecteerd.
- Kies waar het bericht moet verschijnen, in het dossier overzicht of in een toelichting.
Triggers instellen
- Zodra je een query hebt opgeslagen, kun je er een trigger aan koppelen.
- Een trigger is een geautomatiseerde actie die een Notitie of To-do aanmaakt in klantdossiers die voldoen aan de criteria van de query.
Bijvoorbeeld, het automatisch informeren van gebruikers wanneer een workflow 100 procent voltooid is, of wanneer de rekening-courant van een bestuurder meer dan 10 000 euro bedraagt. - Alleen admin-gebruiker kunnen triggers aanmaken of beheren.
Een trigger aanmaken
- Selecteer in Insights de query die je wilt gebruiken.
- Klik op Voeg een trigger toe.
- Kies of je een Notitie of To-do wilt aanmaken.
- Bepaal de standaardtekst die in het dossier wordt weergegeven voor de betreffende periode zodra de trigger wordt uitgevoerd. Je kunt hier ook Liquid-code toevoegen om de tekst dynamisch te maken. Voor meer informatie over Liquid kun je terecht bij onze developers in de Silverfin Community.
- Kies de frequentie:
- Manueel: je bepaalt zelf wanneer de trigger wordt uitgevoerd. Notities of To-do’s worden alleen aangemaakt wanneer je de trigger handmatig start.
- Dagelijks: Silverfin voert de trigger dagelijks uit en maakt automatisch Notities of To-do’s aan zodra nieuwe dossiers aan de voorwaarden voldoen.
Goed om te weten:
- Je kunt een trigger op elk moment handmatig uitvoeren via het Triggers-overzicht door voer uit te selecteren.
- Je kunt notities taggen met @internal, @external of @everyone om de zichtbaarheid te bepalen. Raadpleeg het artikel over Communicatie in Silverfin voor meer informatie.
- Wil je een trigger aanmaken op basis van een aanbevolen query, dan moet je eerst een kopie van die query maken.
Waar verschijnen Notities en To-do’s?
Wanneer een trigger wordt uitgevoerd, verschijnen de aangemaakte Notities of To-do’s:
- In het Communicatiepaneel en op het Communicatie tab van elk relevant dossier
- In de periode waarin aan de filters van de query wordt voldaan
- Volg je het dossier en wordt de tag @internal gebruikt of word je genoemd in de notitie, dan ontvang je ook een melding.
Wil je Insights activeren voor je kantoor, neem dan contact op met je Customer Success Manager. Zij begeleiden je bij de configuratie, beschikbare functies en best practices voor jouw regio.