Wat is Insights?
Insights is een extra module in Silverfin die je toe laat om zoektermen en triggers te lanceren over alle dossiers heen, een helicopter-view over alle dossiers.
Insights bestaat uit twee grote blokken: "Dossiers" en "Triggers"
In het tabblad Dossiers kan je filters lanceren over alle dossiers. Deze zoektermen kan je opslaan in segmenten.
Zodra je een segment hebt aangemaakt, kan je aan een segment een trigger toevoegen. Deze trigger laat je toe om een notitie of to do toe te voegen in alle dossiers die vallen onder dat segment.
Hoe filters instellen?
Je gaat naar Insights door op "Dossiers" te klikken in het start scherm.
Bovenaan kan je een reeds bewaard segment selecteren.
Ook kan je zelf nieuwe segmenten aanmaken of gewoon enkele filters lanceren om opzoekingen te doen.
Hieronder beschrijven we de verschillende filtermogelijkheden in Silverfin. Deze laten je toe om tot zeer specifieke en op maat gemaakte filters te komen. Die kan je dan steeds opslaan in een segment.
Let op: Het totaaloverzicht van dossiers hangt af van het aantal dossiers waartoe je binnen jouw kantoor toegang hebt. Het kan dus gebeuren dat collega X een ander totaaloverzicht heeft dan collega Y, omdat persoon X toegang heeft tot meer kanten dossiers dan persoon Y!
Periode
Je start altijd eerst door de gewenste periode te kiezen. Het is in in deze periode dat gekeken wordt naar de resultaten van de overige filters.
- Laatste periode: Silverfin gaat zoeken in de laatst beschikbare periode
- Laatste periode van het laatst afgelopen boekjaar: Silverfin gaat zoeken in het laatste volledige boekjaar
- Periode die een specifieke datum bevat: Silverfin gaat zoeken in de periode van de dossiers die de aangegeven datum bevat
Dossier attribuut
Deze filter laat je toe om in dossiers bepaalde attributen op te zoeken zoals bv. de ondernemingsvorm, of de gebruikte synchronisatie.
Formule
Dit veld laat je toe om formules los te laten over alle dossiers heen. De formules zijn hetzelfde als de de formule opbouw in een rapport.
Meer informatie kan u vinden in de volgende video (deel 3: Groepen, formules, datalijnen)
Een voorbeeldformule is deze van de alarmbelprocedure:
(#16__59) - ((-1 * #100) / 2)
Als je de zoekterm laat lopen, krijg je een lijst met alle dossiers waar dat de formule van toepassing is. Ook het resultaat van de formule komt in een overzichtelijke kolom.Als u een specifieke kolomnaam wenst te geven, in plaats van formula, dan moet u in de balk "kolomnaam" (zie hierboven gemarkeerd) een eigen gekozen naam noteren.
In een formule kan u ook selecteren voor welk jaar u de waarden op de betreffende rekeningrange wenst te zien. Om vorig jaar te tonen voegt u :1y toe aan de formule. Een voorbeeld:
U wenst de omzet van vorig jaar te zien, dan plaatst u #70:1y
Hetzelfde kan ook als u een vorige periode wenst weer te geven. Dan plaatst u :1p
Met deze toevoegingen heeft u dus ook de mogelijkheid om een verschil tussen twee jaren weer te geven. Een voorbeeld:
U wenst de omzet van dit jaar t.o.v. vorig jaar weer te geven en dat in een percentage. Dan maakt u de volgende formule:
((-#70-(-#70:1y))/(-(#70:1y)))*100
Hierdoor geeft u het verschil in een percentage weer.
Merk op dat het minteken gebruikt wordt om het percentage als een positief getal weer te geven als er een stijging is.
Credit bedragen worden namelijk standaard negatief weergegeven waardoor we de het teken eerst wensen om te draaien om juist een stijging of daling weer te geven.
Dossiers gevolgd door gebruiker
Dit veld laat je toe om dossiers te filteren op wie een dossier opvolgt.
In elk dossier kan je aanduiden of je de meldingen van een dossier wenst te ontvangen.
Het is op dit veld dat er gefilterd wordt:
Belangrijk is dat alle dossierbeheerders hun eigen dossiers in Silverfin volgen. Op die manier kan je dossiers opvolgen per persoon.
Je kan enkel voor jezelf aanduiden een dossier te volgen en niet voor collega's.
Neem contact op met jullie persoonlijke customer succes manager als jullie dit graag eenmalig in bulk wensen goed te zetten voor alle dossiers.
Einde boekjaar
Deze filter laat toe om te filteren op bijvoorbeeld dossiers die afsluiten op 30/12/xx dan kies je expliciet voor die datum.
Toelichting data
Deze filter is een krachtige filter in Insights, het laat je toe om op bijna alle velden in de toelichtingen te zoeken.
Hoe ga je hier te werk?
1) Je zoekt in de toelichting welk veld je een zoekterm wil lanceren
Bijvoorbeeld voordelen alle aard:
2) Daarna zoek je de juiste result tag op in de code van de toelichting
3) Dan geef je de naam van het veld in en filter je bijvoorbeeld op alle bedragen groter dan 0:
Dit geeft dan het gewenste resultaat.
Een overzicht van de result tags uit de vennootschapsbelasting module vinden jullie terug in deze pagina van onze community.
Workflow voltooiing
Deze filter laat je toe om de dossiers op te zoeken waarvoor een bepaalde workflow voor een bepaald percentage afgewerkt is.
Bijvoorbeeld, ik wil enkel de dossiers zien waarvan het werkdossier voor 100% is afgewerkt.
Dit percentage wordt opgehaald uit het beginscherm van een dossier.
Hoe triggers instellen?
Zodra je een segment (=een bepaalde zoekopdracht op basis van bovenstaande filters opslaan) aangemaakt hebt in Insights, kan hier een trigger aan gekoppeld worden.
Een trigger is een standaard communicatiebericht dat uitgestuurd wordt in de vorm van een notitie of to do. Meer over informatie over communicatie vind je hier.
Het toevoegen van een trigger gebeurt als volgt:
1) Je selecteert een segment
2) Je voegt een trigger toe
3) Je kan een notitie OF een to do op de geselecteerde dossiers starten voor de gekozen periode.
De gekozen periode is de ingestelde periode in het zoeksegment (zie de uitleg bij "periode" hierboven)
4) In deze notitie of to do kan je een standaardtekst definiëren. Deze verschijnt dan op het dossier voor die periode, na het uitvoeren van de trigger.
Wil je verder gaan? Dan kan je hier ook liquid code programmeren. Op die manier kan je de tekst dynamisch maken. Meer info over liquid, vind je bij onze developers op de Silverfin Community.
5) Als laatste kies je de frequentie van de trigger. Hier kan je kiezen om deze manueel te laten lopen ofwel dagelijks. Manueel betekent dat Insights notities of to do's aanmaakt wordt als je deze trigger handmatig laat lopen. Dagelijkse frequentie betekent dat elke dag opnieuw Silverfin alle dossiers in het segment nakijkt en indien nodig een notitie of to do start als voor dat dossier voor de eerste keer aan de voorwaarden voldaan is.
In het overzicht van de triggers, kan u op 'voer uit' klikken als u een manuele trigger wenst te laten lopen:
Hieronder kan je een masterclass bekijken die je meer informatie geeft:
Basis:
Geavanceerd: