support

Wat is Insights?

Insights is een extra module in Silverfin die je toelaat om de data van alle dossiers in een overzicht te krijgen, om gericht op zoek te gaan naar dossiers die aan bepaalde criteria voldoen, en om op de hoogte gebracht te worden van bepaalde situaties.

Insights bestaat uit twee grote blokken: "Insights" en "Triggers".

In het tabblad "Insights" kan je data ophalen en filteren over alle dossiers. Deze zoektermen kan je opslaan in query's. Zodra je een query hebt opgeslagen, kan je hieraan een trigger toevoegen. Deze trigger laat je toe om (geautomatiseerd) een notitie of to do toe te voegen in alle dossiers die voldoen aan de criteria van de query.

Let op: Indien je niet de volledige versie van Insights hebt zul je het tabblad "Triggers" niet zien, en kan je enkel gebruik maken van de aanbevolen query's (waarover meer hieronder).

Hoe kan ik een query raadplegen?

Bestaande bewaarde query's kan je terugvinden onder de knop "Bekijk alle query's van je kantoor".

Hier zie je zowel de query's die door admin gebruikers van jouw kantoor werden toegevoegd vanuit de marketplace, als query's die zij hebben aangemaakt en bewaard. Om een query uit te voeren hoef je er enkel op te klikken.

Daarnaast zijn er twee secties om snel toegang te krijgen tot query's die je eerder hebt uitgevoerd, en query's die vanuit Silverfin aanbevolen worden.

Die laatste kunnen ook gebruikt worden door gebruikers die geen toegang hebben tot de volledige Insights-module. Hierin worden bepaalde query's door onder de aandacht gebracht, omwille van relevantie op een bepaald moment gedurende het jaar, of als inspiratie om zelf aan de slag te gaan.

Wanneer je een query selecteert, zullen de kolommen en filters aangevuld worden an de resultaten worden opgehaald. Afhankelijk van de gebruikte data en de omvang van het kantoor kan dit even duren.

Hoe filters aanpassen?

Door in de sectie "toegepaste filters" op een element te klikken kan je de bestaande filter wijzigen.

Hoe filters instellen?

Hieronder beschrijven we de verschillende filtermogelijkheden in Silverfin. Deze laten je toe om tot zeer specifieke en op maat gemaakte filters te komen. Die kan je (als admin gebruiker) bovendien opslaan in een query.

Let op: Het totaaloverzicht van dossiers hangt af van het aantal dossiers waartoe je binnen jouw kantoor toegang hebt. Het kan dus gebeuren dat collega X een ander totaaloverzicht heeft dan collega Y, omdat persoon X toegang heeft tot meer kanten dossiers dan persoon Y!

Periode selectie

Voor de meeste query's is het nodig om te starten door de gewenste periode te kiezen. Het is in in deze periode dat gekeken wordt naar de resultaten van de overige filters.

• Boekjaar: Silverfin gaat zoeken in het laatste volledige boekjaar eindigend op of voor de ingegeven datum
• Periode: Silverfin gaat zoeken in de laatst beschikbare periode eindigend op of voor de ingegeven datum

Tip: laat je hierbij de datum op "Vandaag" staan, dan zal de query dynamisch updaten op het moment van uitvoering.

Voor volgende filters is de selectie van een periode vereist: formule, toelichting data, workflow voltooiing, workflowstatus, vergrendelde periode.

Dossier attribuut

Deze filter laat je toe om in dossiers bepaalde attributen op te zoeken zoals bv. de ondernemingsvorm, de gebruikte synchronisatie of de mappinglijst.

Formule

Dit veld laat je toe om berekeningen uit te voeren over alle dossiers heen. De formules zijn hetzelfde als de formule opbouw in een rapport, en er kan ook gebruikt worden van resultaten uit toelichtingen. In de meeste formules zal je dus gebruik maken van rekeningen of rekeningranges. Om bijvoorbeeld de omzet van alle dossiers te krijgen, kan dat met de formule #70. Meer informatie kan je terugvinden in deze video (deel 3: Groepen, formules, datalijnen)

Hoe Query Resultaten en Formules gebruiken? 

Wanneer je een query uitvoert, kun je het resultaat van de formule in een nieuwe kolom bekijken. Afhankelijk van de geselecteerde methode bij "vergelijking", wordt de uitkomst voor alle dossiers weergegeven, of alleen waar aan een bepaald criterium wordt voldaan (bijvoorbeeld waar de uitkomst van de formule groter is dan 0). Als je een specifieke kolomnaam wilt geven om te omschrijven wat de berekende waarde betekent, vul die dan in onder "kolomnaam".

Berekeningen over verschillende jaren of periodes. 

Formules kunnen ook berekeningen maken over verschillende jaren of periodes. Om te bepalen van welk jaar de waarden op de betreffende rekeningrange moeten worden berekend, voeg je een onderdeel toe aan de formule. Bijvoorbeeld, om vorig jaar te tonen voeg je ":1y" toe aan de formule. Dus voor de omzet van het vorige jaar is de formule #70:1y. Voor twee jaar terug is dat ":2y", voor drie jaar ":3y", enzovoort.

Hetzelfde geldt voor periodes, maar dan met ":1p", ":2p", ":3p", enzovoort.

Verschil tussen jaren berekenen. 

Met deze functie kun je ook het verschil tussen twee jaren weergeven. Bijvoorbeeld, het verschil in omzet tussen het huidige en het voorgaande jaar krijg je met de formule #70-#70:1y. Dit kun je ook gebruiken om procentuele wijzigingen te berekenen, bijvoorbeeld om de omzet van dit jaar t.o.v. vorig jaar weer te geven in een percentage met de formule: ((-#70-(-#70:1y))/(-(#70:1y)))*100.

Let op: creditbedragen worden standaard negatief weergegeven. Je kunt het teken omkeren door een minteken te gebruiken, zoals we hebben gedaan in het laatste voorbeeld.

Rekenen met data uit toelichtingen. 

Het is ook mogelijk om te rekenen met data (named results) uit toelichtingen. Dit maakt het mogelijk om ook extracomptabele data te gebruiken in berekeningen. Dat kan bijvoorbeeld gaan over het fiscale resultaat uit de belastingberekening of het aantal FTE uit de jaarrekening, maar evengoed bijvoorbeeld een waarde uit een custom toelichting die jouw kantoor zelf heeft gemaakt.

Het formaat om deze te gebruiken is: period.reconciliations.[reconciliation_handle].results.[named_result_key]

Je kunt ook voorgaande jaren of periodes halen met het formaat: period.minus_1y.reconciliations.[reconciliation_handle].results.[named_result_key] voor voorgaande jaren of period.minus_1p.reconciliations.[reconciliation_handle].results.[named_result_key] voor voorgaande periodes.

Dossiers gevolgd door gebruiker

Dit veld laat je toe om dossiers te filteren op wie een dossier volgt, en zo een heel persoonlijk overzicht te krijgen. In elk dossier kan je aanduiden of je het wenst te volgen.

Neem gerust contact op met de persoonlijke customer succes manager van jouw kantoor als je dit graag eenmalig in bulk wenst goed te zetten voor alle dossiers.

Einde boekjaar

Deze filter laat toe om te filteren op bijvoorbeeld dossiers die afsluiten op 30/12/xx dan kies je expliciet voor die datum.

Toelichting data

Deze filter is een krachtige filter in Insights, het laat je toe om op bijna alle velden in de toelichtingen te zoeken en dus ook extracomptabele data weer te geven in het overzicht. Deze filter werkt op zogenaamde "named results" die terug te vinden zijn in de code van de toelichting. Om terug te vinden welke named results er zijn zonder in de code te duiken, ga je best naar de toelichting waaruit je data wil halen in een voorbeelddossier. 

Dit is alsnog behoorlijk complex, dus je kan gerust dit stappenplan gebruiken om er te geraken:

1) Ga naar de toelichting waaruit je data wil halen, en kijk na of het veld dat je wil opvragen data bevat. Bijvoorbeeld voor het fiscaal overgedragen verlies uit de "Algemene bedrijfsgegevens" van de module vennootschapsbelasting:

2) Voeg "?debug=1" toe aan het einde van de link van de pagina waar je je bevindt. Er verschijnt onderaan een nieuwe sectie waar je de "named results" kan openen. Zoek hier naar de waarde in het veld dat je wil opvragen. Hetgeen ervoor staat is (de key van) de named result. Dit heb je nodig voor de filter.

3) Selecteer bij de filter de juiste toelichting uit de dropdown, en vul de named result in die je wil ophalen.

Workflow voltooiing

Deze filter laat je toe om de dossiers op te zoeken waarvoor een bepaalde workflow voor een bepaald percentage afgewerkt is. Zo geeft onderstaand voorbeeld enkel de dossiers waarvan het werkdossier nog niet voor 100% is afgewerkt.

Workflow status

Deze werkt gelijkaardig aan de filter voor workflow voltooiing. Hiermee kan je voor elke workflow de huidige status opvragen, of filteren dat enkel dossiers tot aan of vanaf een bepaalde status worden weergegeven. Meer informatie over workflow status kan je  hier terugvinden. 

Vergrendelde periode

Met deze filter kun je controleren of de geselecteerde periode wel of niet is vergrendeld in je dossiers.

Hoe triggers instellen? 

Zodra je een query (=een bepaalde zoekopdracht op basis van bovenstaande filters opslaan) opgeslagen hebt in Insights, kan hier een trigger aan gekoppeld worden. Enkel admin gebruikers kunnnen een query opslaan.

Een trigger is een standaard communicatiebericht dat naar de dossiers uitgestuurd wordt in de vorm van een notitie of to do. Meer over informatie over communicatie vind je hier. 

Het toevoegen van een trigger gebeurt als volgt:

1) Je selecteert een query

2) Je voegt een trigger toe

3) Je kan een notitie OF een to do op de geselecteerde dossiers starten voor de gekozen periode.De gekozen periode is de ingestelde periode in het zoeksegment (zie de uitleg bij "periode" hierboven)

4) In deze notitie of to do kan je een standaardtekst definiëren. Deze verschijnt dan op het dossier voor die periode, na het uitvoeren van de trigger.

Wil je verder gaan? Dan kan je hier ook liquid code programmeren. Op die manier kan je de tekst dynamisch maken. Meer info over liquid, vind je bij onze developers op de Silverfin Community.

5) Als laatste kies je de frequentie van de trigger. Hier kan je kiezen om deze manueel te laten lopen ofwel dagelijks. Manueel betekent dat Insights notities of to do's aanmaakt wordt als je deze trigger handmatig laat lopen. Dagelijkse frequentie betekent dat Silverfin elke dag opnieuw de query nakijkt en een notitie of to do stuurt naar dossiers die voor de eerste keer aan de voorwaarden voldoen.

In het overzicht van de triggers, kan je op 'voer uit' klikken als je een manuele trigger wenst te laten lopen:

Hieronder kan je een masterclass bekijken die je meer informatie geeft:

Basis:

Geavanceerd: