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Verrouiller une période dans Silverfin permet de maintenir l'intégrité des données en empêchant toute modification involontaire des dossiers financiers. Cet article explique ce qui se passe lorsqu'une période est verrouillée, ce que cela fait (et ne fait pas), et comment utiliser cette fonctionnalité efficacement. Vous apprendrez également comment verrouiller et déverrouiller une période, ainsi que comment surveiller les modifications à l'aide du journal d'audit.
Table des matières
- Comment verrouiller et déverrouiller une période
- Que se passe-t-il lorsque vous verrouillez une période ?
- Ce que le verrouillage d'une période ne fait pas
- Utiliser le verrouillage comme mesure de contrôle
Comment verrouiller et déverrouiller une période
Verrouiller une période
- Allez sur l'écran d'Aperçu du client.
- Cliquez sur le bouton Actions sur le côté droit.
- Sélectionnez Verrouiller pour sécuriser la période.
- Vous verrez un écran de confirmation indiquant que la période est maintenant verrouillée.
Déverrouiller une période
- Allez sur l'écran d'Aperçu du client.
- Sélectionnez Déverrouiller pour effectuer des modifications.
Verrouiller définitivement
Si une période est verrouillée de manière permanente, seuls les utilisateurs ayant des droits d'administrateur peuvent la déverrouiller.
Que se passe-t-il lorsque vous verrouillez une période ?
Verrouiller une période sécurise vos données financières et empêche les modifications involontaires. Voici ce que cela fait :
Verrouille les entrées du modèle
Une fois qu'une période est verrouillée, toutes les données saisies dans les modèles au cours de cette période ne peuvent pas être modifiées, à moins que la période ne soit déverrouillée.
Verrouille la version du modèle
Cela garantit que toute mise à jour des modèles n'affectera pas la réconciliation et les modèles de compte de la période verrouillée. Cela évite les incohérences dues à des mises à jour inattendues.
Verrouille le mappage
Le mappage appliqué au moment du verrouillage reste inchangé. Même si la période est déverrouillée, le mappage reste verrouillé, sauf s'il est explicitement mis à jour.
Ce que le verrouillage d'une période ne fait pas
- Il n'arrête pas la synchronisation des données. Les modifications apportées au système comptable sous-jacent seront toujours synchronisées avec la période verrouillée.
- Vous serez alerté si les données changent. Une notification vous informera de toute mise à jour, et vous pourrez examiner les modifications avant de décider d'y donner suite ou non.
Lorsque vous visualisez les modifications, vous verrez les détails du compte concerné, ainsi que les anciennes et nouvelles valeurs. Vous pourrez alors :
- Acceptez les nouvelles valeurs et continuez à suivre – Prendre acte de la modification.
- Fermer et continuer à signaler les modifications – Ignorer la fenêtre de révision tout en gardant l'alerte active.
Utiliser le verrouillage comme mesure de contrôle
Le verrouillage et le déverrouillage des périodes sont enregistrés dans le Audit log, vous permettant de suivre toutes les modifications. Par exemple :
- Un utilisateur termine son travail dans Silverfin.
- Un responsable ou un partenaire vérifie et verrouille la période.
- Si une période précédemment terminée affiche ultérieurement un pourcentage d'achèvement inférieur, les utilisateurs peuvent consulter le Audit log pour identifier si elle a été déverrouillée manuellement ou si de nouvelles données ont été synchronisées.
En intégrant le verrouillage des périodes à votre flux de travail, vous garantissez l'exactitude des données et le contrôle de vos rapports financiers.