| Rôles des utilisateurs |  Collaborateur |  Collaborateur externe | ✗ Utilisateur Pulse |
Dans la section Documents, vous pouvez configurer une structure de dossiers fixe pour organiser vos dossiers et stocker des documents externes. Cet article explique comment créer une structure de dossiers et gérer les documents téléchargés.
Tables des matières
Création d’une structure de dossiers
Organiser vos documents dans des dossiers permet de les retrouver et de les gérer plus facilement. Vous pouvez créer des dossiers manuellement ou définir une structure fixe appliquée à tous les dossiers clients.
Manuellement
- Accédez à l’onglet Documents.
- Assurez-vous d’être dans la section Documents permanents.
- Cliquez sur le bouton Actions et sélectionnez Nouveau répertoire.
- Saisissez un nom pour votre dossier.
- Choisissez si le dossier doit être Public ou Privé (visible pour les utilisateurs Pulse). Les dossiers publics et leurs documents sont partagés dans Pulse avec les utilisateurs ajoutés au dossier client.
- Pour créer un sous-dossier, ouvrez un dossier existant, puis cliquez à nouveau sur Actions -->Nouveau répertoire.
Automatiquement
Si vous souhaitez appliquer la même structure fixe à tous les dossiers clients:
- Créez la structure de dossiers souhaitée dans un dossier client.
- Contactez notre équipe d’assistance pour demander sa copie dans tous les dossiers clients.
- Précisez si cette structure doit s’appliquer:
- Uniquement aux dossiers clients existants, ou
- Aux dossiers clients existants et futurs.
Remarque: si vous sélectionnez l’option « dossiers clients existants et futurs » et que les dossiers existent déjà dans les fichiers, le système ajoutera quand même les nouveaux dossiers. Cela signifie que certains dossiers peuvent apparaître en double dans le dossier client.
Gestion des documents
Importer des documents
Vous pouvez enregistrer des documents dans l’onglet Documents, soit dans votre structure de dossiers, soit sans utiliser de dossier.
- Glissez-déposez des documents dans la fenêtre d’import, ou
- Cliquez sur Choisir pour sélectionner un document depuis votre ordinateur.
Supprimer des documents
- Sélectionnez le document ou le dossier à supprimer.
- Cliquez sur Actions et choisissez Supprimer la sélection.
Télécharger des documents
Vous ne pouvez télécharger que des documents individuels ; les dossiers complets ne peuvent pas être téléchargés.
- Sélectionnez le document à télécharger.
- Cliquez sur Actions et choisissez Télécharger la sélection.
Déplacer des documents
- Sélectionnez le document ou le sous-dossier à déplacer.
- Cliquez sur Actions et choisissez Déplacer la sélection.
- Sélectionnez le dossier de destination.
Enregistrer des fichiers exportés
Vous pouvez enregistrer directement dans l’onglet Documents les fichiers générés dans l’Historique des exports.
Cela permet de conserver tous les fichiers pertinents organisés au même endroit que les autres documents de votre structure.
Pour enregistrer un fichier exporté:
- Accédez à l’Historique des exports.
- Trouvez l’export que vous souhaitez enregistrer et cliquez sur l’icône Copier vers le dossier Documents.
- Choisissez l’emplacement sous Documents où le fichier doit être stocké.
- Une fois enregistré, le fichier apparaîtra dans l’onglet Documents à l’endroit sélectionné.