GebruikersrollenAdminPersoneelExterne medewerker✗ Pulse gebruiker

In de sectie Documenten kun je een vaste mappenstructuur instellen om je bestanden te organiseren en externe documenten op te slaan. In dit artikel lees je hoe je een mappenstructuur aanmaakt en geüploade documenten beheert.

Inhoudstafel

Mappenstructuur aanmaken

Door je bestanden in mappen te organiseren, vind en beheer je ze eenvoudiger. Je kunt mappen manueel maken of een vaste structuur instellen die geldt voor alle klantdossiers.

Manueel

  1. Ga naar het tabblad Documenten.
  2. Zorg dat je in de sectie Documenten zit.
  3. Klik op de knop Acties en kies Nieuwe map.
  4. Geef je map een naam.
  5. Bepaal of de map Publiek of Privé moet zijn (zichtbaar voor Pulse-gebruikers). Publiek mappen en hun documenten worden gedeeld in Pulse met de toegevoegde gebruikers van het klantdossier.
  6. Wil je een submap maken? Open dan eerst een bestaande map en klik opnieuw op Acties ---> Nieuwe map.

Automatisch

Wil je dezelfde vaste mappenstructuur toepassen op alle klantdossiers?

  1. Maak de gewenste mappenstructuur aan in één klantdossier.
  2. Neem contact op met ons supportteam om deze structuur naar alle klantdossiers te laten kopiëren.
  3. Geef aan of dit moet gelden voor:
    • Alleen bestaande klantdossiers, of
    • Zowel bestaande als toekomstige klantdossiers.

Let op: Als je kiest voor de optie 'zowel bestaande als toekomstige klantdossiers', en de betreffende mappen bestaan al in de bestaande dossiers, dan voegt het systeem de nieuwe mappen toe aan de bestaande. Hierdoor kunnen dubbele mappen in het klantdossier ontstaan.

Documenten beheren

Documenten uploaden

Je kunt documenten opslaan in het tabblad Documenten, zowel binnen je mappenstructuur als zonder mappen.

  • Sleep het bestand naar het uploadvenster, of
  • Klik op Kies om een bestand vanaf je computer te selecteren.

Documenten verwijderen

  1. Selecteer het document of de map die je wilt verwijderen.
  2. Klik op Acties en kies Verwijder selectie.

Documenten downloaden

Je kunt alleen individuele documenten downloaden; mappen kunnen niet in één keer worden gedownload.

  1. Selecteer het document dat je wilt downloaden.
  2. Klik op Acties en kies Selectie downloaden.

Documenten verplaatsen

  1. Selecteer het document of de submap die je wilt verplaatsen.
  2. Klik op Acties en kies Verplaats selectie.
  3. Kies de doelmap.

Geëxporteerde bestanden opslaan

Je kunt bestanden die zijn aangemaakt in Export historiek direct opslaan in het tabblad Documenten. Zo bewaar je alle relevante bestanden samen in je mappenstructuur.

Zo sla je een geëxporteerd bestand op:

  1. Ga naar Export historiek.
  2. Zoek de export die je wilt opslaan en klik op het pictogram Kopieer naar documenten.
  3. Kies de locatie onder Documenten waar het bestand moet worden opgeslagen.
  4. Het bestand verschijnt daarna in het tabblad Documenten op de door jou gekozen plek.