Rôles des utilisateurs  Administrateur✗ Comptable 

Accounton propose l'option d'importer vos clients existants avec leurs informations de base. De cette manière, les informations déjà connues sont présentes sur la plateforme Accounton et peuvent être préremplies dans les questionnaires du client. Dans cet article, nous expliquons comment l'import Excel apparaîtra pour un utilisateur.

TABLE OF CONTENTS

Il existe deux façons d'importer des clients en masse :

  • Depuis AdminPulse ou IS | Consult : Vous pouvez consulter l'article "Démarrer : Connexion avec AdminPulse ou Admin IS | Consult.
  • Via un fichier Excel :

Démarrer avec l'Import Excel

  • Allez dans le module 'IPP' et cliquez sur 'Clients'.
  • Dans l'aperçu (éventuellement vide), cliquez sur 'Importer des clients' en haut à droite et choisissez 'Fichier Excel'.
  • Vous entrez maintenant dans l'environnement où vous pouvez télécharger le fichier Excel.

Le Modèle Excel

  • Téléchargez le document modèle - Cliquez sur 'Télécharger le modèle' pour télécharger le document et assurez-vous de l'enregistrer d'abord localement sur votre ordinateur avant de l'utiliser.
  • Remplissez les données dans les colonnes correspondantes.
    • Les colonnes Nom et Email sont obligatoires. Veuillez vous assurer qu'elles ne sont pas laissées vides.
    • Si vous n'avez pas d'autres informations disponibles ou ne souhaitez pas les remplir, veuillez laisser ces cellules vides.

Explication des Informations dans le Modèle Excel :

Important ! Assurez-vous que chaque ligne concerne une seule déclaration. Pour les déclarations conjointes, renseignez le contact principal dans les colonnes B-F et les informations du partenaire dans la colonne O. Ne pas ajouter le partenaire sur une ligne distincte, car cela serait considéré comme un dossier séparé (au lieu d'une déclaration conjointe).

Informations supplémentaires sur les colonnes :

  • person : Gardez cela sur 'person'.
  • Prénom : Prénom du client (obligatoire)
  • Nom de famille : Nom de famille du client (obligatoire)
  • Email : Adresse électronique à laquelle le questionnaire doit être envoyé (obligatoire)
  • Numéro de mobile : Il s'agit du numéro de téléphone personnel du client. Il doit être au format : +324xxxxxxxx (un + avec l'indicatif pays suivi du numéro, sans espaces).
  • Numéro de registre : Il s'agit du numéro de registre du client. Veuillez saisir uniquement le numéro, sans ponctuation (.) ou traits d'union (-).
  • Rue, Numéro de maison, Boîte, Code postal, Ville, Pays : Il s'agit de l'adresse où réside le client.
  • Extra IPP : Veuillez laisser cette colonne vide.
  • Labels : Vous pouvez ajouter des étiquettes spécifiques à votre bureau ici. Les étiquettes permettent un filtrage facile des dossiers. Vous souhaitez ajouter plusieurs étiquettes à un client ? C'est possible ! Placez-les dans une colonne, séparées par une virgule (sans espaces après les virgules, par ex. : bureau de Gand, gestionnaire de dossiers X).
  • Numéro de registre du partenaire : Il s'agit du numéro de registre du partenaire. Encore une fois, saisissez uniquement les chiffres, sans ponctuation.
  • Langue (obligatoire) : Langue du client. Les options possibles sont 'dutch' (néerlandais), 'english' (anglais) et 'french' (français) - veuillez les mentionner en anglais. Les possibilités dépendront des langues choisies lors de la configuration.
  • Code client : Si vous souhaitez associer un code spécifique à un dossier.
  • Numéro KBO : Seulement pertinent pour les entreprises individuelles.
  • Numéro KBO du partenaire : Seulement pertinent pour les entreprises individuelles.
  • Date limite IPP : Ici, vous pouvez renseigner la date limite pour la Déclaration PB. Note : Il est recommandé de laisser cela vide, car notre système le remplira automatiquement une fois connu sur MyMinfin/Tax-on-Web.
  • Responsable / Responsable principal : Il s'agit de la personne responsable de ce client au sein de votre bureau comptable. Veuillez saisir ici l'adresse e-mail du collègue respectif.

Une fois ces informations complétées avec les données de votre client, enregistrez le fichier. Nous allons ensuite l'importer sur notre plateforme.

Télécharger le Fichier Excel

  • Cliquez sur 'Cliquez ici pour télécharger un fichier' et recherchez le fichier sur votre ordinateur.
  • Vous verrez alors un aperçu de tous les clients importés et de leur statut :

Aperçu des Clients après Importation :

  • Clients uniquement dans l'import : Dans cette section, vous voyez les clients présents dans l'import Syneton mais pas encore dans Accounton. Ce sont les nouveaux clients à ajouter sur notre plateforme. En sélectionnant ou désélectionnant des clients, vous pouvez choisir d'importer certains ou tous les clients.
  • Clients uniquement dans Accounton : Ici, vous voyez les clients actuellement dans Accounton mais pas dans Syneton. Cela se produit généralement lorsque la synchronisation Syneton est effectuée à nouveau après une longue période, souvent avec des dossiers qui ne sont plus des clients ou qui ne sont pas liés au flux de tâches sélectionné. Note : Dans la section 'Clients uniquement dans Accounton', vous voyez les clients trouvés dans Accounton et non liés au flux de tâches sélectionné.
  • Clients doublons : Cette section affiche les clients présents à la fois dans Syneton et dans Accounton. Rien n'est fait avec ces clients ; c'est plus à titre informatif.
  • Clients invalides : Accounton valide également les données téléchargées. Dans 'Clients invalides', vous trouverez les clients qui ne peuvent pas être chargés en raison, par exemple, d'une adresse électronique invalide ou d'un numéro de registre incorrect. Survolez un client pour voir pourquoi il est invalide.

Quelques erreurs courantes sont :

Enter Valid Registration Number : Cela signifie que le numéro de registre est incorrect. Assurez-vous d'éviter la ponctuation dans cette colonne dans le fichier Excel.

Mobile number is invalid or enter mobile number with country code : Assurez-vous que le numéro de téléphone contient l'indicatif du pays (+32), suivi des chiffres restants, sans espaces.


Lier le Bon Questionnaire

Avant de cliquer sur 'Import customers to Accounton', il est important de lier d'abord la langue et le questionnaire corrects aux nouveaux clients. Cela se fait sous 'Clients uniquement dans l'import', dans les menus déroulants 'Langue' et 'Sélectionner le questionnaire'. Ajouter vous des clients néerlandophones pour la déclaration d'impôts personnelle ? Ensuite, sélectionnez 'Dutch' et 'checklist de la déclaration d'impôts personnelle'.

Cliquez ensuite sur 'Ajouter les clients sélectionnés à Accounton'. Les nouveaux clients seront maintenant téléchargés et auront immédiatement le bon questionnaire ajouté à leur dossier (Statut : Pas encore envoyé).

Attention ! Les clients sont maintenant ajoutés à votre compte avec le bon questionnaire dans leur dossier, mais les questionnaires doivent encore être envoyés. Après un dernier contrôle, vous pouvez envoyer les e-mails avec les questionnaires. Vous pouvez lire comment faire cela dans l'article sur Inviter des Clients en Masse