Gebruikersrollen Admin ✗ Accountant 

Accounton voorziet in de optie om je bestaande klanten met hun basisinformatie te importeren. Op die manier is de reeds gekende informatie reeds aanwezig in het Accounton-platform en kan deze data alvast ingevuld worden in de vragenlijsten van de klant. In dit artikel begeleiden we je stap voor stap bij het importeren van klantgegevens via een Excel-bestand.

Inhoudstafel

Belangrijke info

Er zijn twee manieren om klanten in bulk te importeren: 

  • Vanuit AdminPulse of IS | Consult - Hiervoor kun je het artikel Opstart: koppeling leggen met AdminPulse of Admin IS | Consult raadplegen. 
  • Via een Excel file.
  • Enkel Beheerders kunnen klanten in bulk importeren.

Aan de slag met een Excel import

  1. Ga naar de module 'Personenbelasting' en klik op 'Klanten'.
  2. In het (mogelijk lege) overzicht, klik rechtsboven op 'Importeer klanten' en kies 'Excel-bestand'.
  3. Je komt nu in de omgeving waar je de Excel-file kunt uploaden.

De Excel template

  1. Download het template document: Klik op 'Download template' om het document te downloaden en zorg ervoor dat je het eerst lokaal op jouw computer opslaat. 
  2. Vul de gegevens aan in de bijhorende kolommen:
    • Naam, e-mail en taalkolommen zijn verplicht. Gelieve deze niet leeg te laten.
    • Indien je andere informatie niet beschikbaar hebt of niet wenst in te vullen, gelieve deze cellen leeg te laten.
Zorg dat elke rij één aangifte betreft. Voor gezamelijke aangiftes vul je de contactpersoon in kolommen B-F en partnergegevens in kolom O in. Voeg de partner dus niet toe op een aparte rij, want dan zal die gezien worden als een apart dossier (in plaats van een gezamenlijke aangifte).

Hieronder bijkomende info over de verschillende kolommen:

  • Person: laat dit op 'person' staan.
  • First name / Voornaam: voornaam van de klant (verplicht)
  • Last name / Achternaam: achternaam van de klant (verplicht)
  • Email: emailadres van de klant waarnaar de vragenlijst moet worden uitgestuurd (verplicht)
  • Mobile Number / Mobiel nummer: dit is het persoonlijke telefoonnummer van de klant. Dit moet het volgende formaat hebben: +324xxxxxxxx (een + met de landscode en daarna het nummer, zonder spaties)
  • National register number / Rijksregisternummer: dit is het rijksregisternummer van de klant. Gelieve enkel het nummer in te geven, zonder leestekens (. en -). Het wordt sterk aangeraden om de rijksregisternummers van je klant mee te importeren. Dit zorgt er onder andere voor dat de MyMinfin synchronisatie eenvoudig en vlot kan verlopen.
  • Straat, Huisnummer, Bus, Postcode, Gemeente, Land: dit is het adres waar de klant woonachtig is. 
  • Extra PB: gelieve deze kolom leeg te laten.
  • Labels: hier kunnen labels toegevoegd worden, eigen aan jouw kantoor. Aan de hand van labels kunnen dossiers eenvoudig gefilterd worden. Wensen jullie meerdere labels toe te voegen aan één klant? Dat kan! Plaats ze in één kolom, gescheiden door een komma (zonder spaties naast de komma's, vb: kantoor Gent,dossierbeheerder X). 
  • Spouse national register number/ Rijksregisternummer partner: dit is het rijksregisternummer van de partner. Ook hier vul je enkel de nummers in, zonder leestekens.
  • Taal (verplicht): de taal van de klant. De mogelijke opties zijn 'dutch' (Nederlands), 'english' (Engels) en 'french' (Frans) - gelieve deze dan ook in het Engels te vermelden. De mogelijkheden zullen afhangen van de gekozen talen bij de opstart.
  • Klantcode: indien jullie aan een dossier een bepaalde code willen koppelen.
  • KBO-nummer: enkel relevant voor eenmanszaken.
  • KBO-nummer van de partner: enkel relevant voor eenmanszaken. 
  • Deadline PB: hier kunnen jullie de deadline voor de PB Aangifte invullen. PS: het is aangeraden om dit leeg te laten, want ons systeem zal dit automatisch invullen, eenmaal dit gekend is MyMinfin / Tax-on-Web. 
  • Main responsible / Hoofdverantwoordelijke: dit is de verantwoordelijke voor deze klant binnen jouw accountantskantoor. Gelieve hier het emailadres te plaatsen van de respectievelijke collega. 

Eenmaal deze informatie is aangevuld met jouw klantendata, sla je het bestand op. Vervolgens gaan we dit in ons platform importeren.

Excel file uploaden

  1. Klik op 'Bestand uploaden' en zoek het bestand op jouw computer.
  2. Vervolgens zie je het overzicht van alle geïmporteerde klanten en hun status.

Overzicht van Klanten na Importeren

Klanten enkel in import: In deze sectie zie je de klanten die in de import aanwezig zijn. Dit zijn nieuwe klanten die zullen worden toegevoegd aan ons platform. Door klanten te selecteren of deselecteren, kun je kiezen om enkele of alle klanten te importeren.

Klanten enkel in Accounton: Hier zie je de klanten die momenteel in Accounton staan. 

Dubbele klanten: Hierbij zie je klanten die zowel in excel als Accounton staan. Bij dubbele klanten kun je ervoor kiezen om ze te overschrijven met gegevens uit de import. Selecteer de velden die je wilt overschrijven. Niet-overschreven velden worden grijs weergegeven en overschreven velden worden benadrukt.

Ongeldige klanten: Accounton valideert ook de geüploade data. Onder 'Ongeldige klanten' vind je de klanten die niet geüpload kunnen worden vanwege bijvoorbeeld een ongeldig e-mailadres of rijksregisternummer. Door met je cursor over een klant te bewegen, zie je waarom ze ongeldig zijn.

Veelvoorkomende fouten

Enter Valid Registration Number: dit wilt zeggen dat het rijksregisternummer niet correct is. Zorg ervoor dat er geen leestekens worden gebruikt in deze kolom in de Excelfile. 

Mobile number is invalid or enter mobile number with country code: zorg ervoor dat het telefoonnummer de landcode bevat (+32), gevolgd door de overige cijfers, zonder spaties.

Koppelen van de juiste vragenlijst

  • Voordat je op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton' kunt klikken, is het belangrijk om eerst de juiste vragenlijst aan de nieuwe klanten te koppelen. 
  • Dit doe je onder 'Klanten enkel in import'. In het dropdownmenu kies je de juiste vragenlijst:
    • Nederlands: Vragenlijst Personenbelasting (Silverfin)
    • Frans: Déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques (Silverfin)
    • Engels: Checklist Personal Tax Income (Silverfin)
  • Klik daarna op 'Voeg de geselecteerde klanten toe aan Accounton'. De nieuwe klanten worden nu geüpload en krijgen direct de juiste vragenlijst in hun dossier toegevoegd. 

Let op! De klanten zijn nu toegevoegd aan je account met de juiste vragenlijst in hun dossier, maar de vragenlijsten moeten nog verstuurd worden. Na een laatste controle kun je de e-mails met de vragenlijsten versturen.