Wat houdt de module in? 

De Belcotax - on - web is de overkoepelende toelichting voor alle fiches 281.50. Deze module maakt deel uit van ons BE Tax Compliance Pakket. Meer informatie kan je terugvinden op de market place.

Basis gebruikers zullen de workflow dus niet terugvinden in hun omgeving. 

Eenmaal de module/workflow geactiveerd is op kantoorniveau kan je dit onbeperkt en gratis toevoegen in gelijk welk dossier in je omgeving door op "voeg workflow toe" te klikken:

Hoe werkt de module? 

De module bestaat uit een aparte workflow met daarin de overkoepelde toelichting. Deze toelichting is gekoppeld met het nieuwe rekeningsjabloon "erelonen" uit het werkdossier.  

Migratie bestaande dossiers

Voor de bestaande dossiers hebben wij een automatische migratie doorgevoerd naar dit nieuw rekeningsjabloon "erelonen". Dat wil zeggen overal waar het oude rekeningsjabloon "erelonen" in gebruik was, staat nu automatisch het nieuwe rekeningsjabloon.
Geen paniek, er zijn daarbij geen gegevens verloren gegaan. Alle data werd automatisch overgezet. Uiteraard zijn de nieuwe velden, die nog niet bestonden in de oude template, leeg.  

De enige uitzondering op het migreren van gegevens is het veld "Land". Daarbij konden enkel de meest voorkomende landen automatisch overgenomen worden, namelijk:

"BE"België"Belgie"BELGIE"Be"be"Belgique"Belgium"France"Frankrijk"Fr"
"Duitsland"Germany"Allemagne""Deutschland"Nederland"The Netherlands"NL"Les Pays-Bas"
"Verenigd Koninkrijk"United Kingdom"UK""Les états-units" 
De reden hiervoor wordt ook al duidelijk geschetst met de lijst hierboven. In de oude template kon u de landen in verschillende schrijfvormen vermelden. Dit migreren naar een vaste dropdown is geen evidentie. 
Let wel op, in de vergrendelde periodes is deze automatische omschakeling niet gebeurd, want het grote nut van het vergrendelen van een periode is net dat de updates niet meer doorstromen naar deze periode. 

Hoe start je met het invullen van de module?  

Je begint steeds met het verklaren van de individuele rekeningen in het werkdossier.
Let op! Daarbij is het heel belangrijk om het juiste rekeningsjabloon te koppelen aan de betreffende ereloon-rekening.
Met de instellingen op kantoorniveau zou dit normaal automatisch in orde moeten zijn, maar toch een belangrijk aandachtspunt.

Als dit voor jullie omgeving nog niet goed ingesteld was, dan moet u op kantoorniveau de default range aanpassen bij deze rekeningsjabloon zodat er voor de nieuwe periodes en nieuwe dossiers wel automatisch de juiste sjabloon bij de ereloonrekeningen weergegeven wordt. 

Hoe ziet de rekening template eruit? 

Bij een individuele rekening krijg je het volgende te zien:

Zodra je bij "fiche aanmaken" op "ja" klikt zullen er bijkomende velden verschijnen. 

Als de waarden van de verschillenden categorieën (eventueel van de verschillende begunstigden) gelijk is aan de waarde op de betreffende rekening en de verplichte velden zijn ingevuld, zal je een groene bol verkrijgen.
Als je nog een rode driehoek hebt op de rekening en deze heeft te maken met een verplicht veld dat nog niet werd ingevuld, dan kan je op deze rode driehoek klikken en dan zal Silverfin automatisch navigeren naar het eerste verplichte veld dat nog niet correct is ingevuld. 

Verplicht in te vullen velden worden met een rode omlijning aangeduid:

Hoe ziet de toelichting eruit?

Het eerste blok met invulvelden dient voor de gegevens van het accountantskantoor. 

Aangezien in het meerendeel van de gevallen altijd dezelfde gegevens moeten ingegeven worden, kan je die velden ook automatisch laten invullen d.m.v. configuratie

De tweede blok zijn de contactgegevens van de schuldenaar. De beschikbare gegevens worden automatisch overgenomen vanuit de dossiergegevens in Silverfin.
Andere gegevens kunnen hier manueel ingevuld worden zoals de taalcode. 

Als laatste zal je via de # alle rekeningen koppelen die ingevuld werden via het rekeningsjabloon "erelonen". Rekeningen die dit sjabloon niet gebruiken, zal je niet zien verschijnen.
Het koppelen van rekeningen aan de # kan ook op kantoorniveau ingesteld worden. Daarvoor plaats je volgende code in de configuratiebox op kantoorniveau en stelt u de correcte range tussen de "" in :

{% assign erelonen_default = "6131" %}

Waarom een aparte workflow? 

Aangezien het voltooien en indienen van de fiche 50 meestal niet simultaan gebeurt met de jaarafsluiting, hebben we ervoor gekozen om de overkoepelde toelichting in een aparte workflow te plaatsen.
Op die manier bekom je een 100% op de fiche 50, los van de voltooing van de jaarafsluiting. 

Hoe verloopt de indiening? 

Uiteraard kan u de  XML downloaden. Dit kan je doen door naar "acties" op kantoorniveau te gaan.

Ofwel via "acties" in de workflow zelf. Dit kan de admin user instellen in de workflow op kantoorniveau.

Daarnaast hebben we ook een optie uitgewerkt om in bulk te kunnen indienen. Dit wordt op kantoorniveau ingesteld. Contacteer hiervoor jullie customer succes manager. 

Eenmaal dit ingesteld is, zal je in de toelichting template de knop "submit" zien staan om het betreffende dossier aan de batch toe te voegen. 

Eenmaal je hierop geklikt hebt, zullen de individuele templates automatisch blokkeren en kan je hier niets meer aan wijzigen. Als dit wel nodig is, zal je op cancel moeten klikken.
De knop submit zal namelijk automatisch naar een knop cancel wijzigen. 

De kantoor-verantwoordelijke kan de bulk xml dan via de integratie pagina genereren en indienen.
Deze pagina ziet er als volgt uit:

Op bovenstaand voorbeeld is er gekozen om meerdere configuratie's binnen het kantoor in te stellen (bv. meerdere vestigingen).
Indien jullie dit gebruiken, dan krijg je een lijst met de klaargezette bestanden per configuratie weergegeven. Het voorbeeld hierboven is Kortijk en Brugge.

Als je op de knop "Create combined XML 2019 and flag selected as sent" klikt, dan wordt de xml gegenereerd en wijzigt het scherm als volgt:

De gegenereerde XML komt dan in een aparte "Sent" lijst terecht die steeds te raadplegen is. 

Let op! Om de knop submit in een dossier te krijgen, moet je eerst alle velden correct invullen en groene bollen verkrijgen.

Hieronder kan je ook de masterclass rond e Fiches 281.50 terugvinden.

- de module wordt van A tot Z getoond, namelijk hoe invullen en hoe xml genereren om in te dienen.