Om de cijfers te syncen van Template, zal een SDK sync nodig zijn om de exportbestanden van Template te gaan uitlezen.
Instellingen Template - aanmaken profiel SILVERFIN
Het profiel voor Silverfin dient éénmalig te worden ingesteld. Men neemt hiervoor de optie “dossier instellingen – data – transfert – tabblad database – tabblad export”.
In het programma dient men bovenaan rechts de optie “systeem” aan te vinken. De instellingen vormen aldus de basis voor ALLE dossiers. Het actieve dossier speelt hierbij geen rol. Per dossier bestaat echter ook de mogelijkheid om af te wijken van de standaard.
Men geeft vervolgens de nodige parameters in:
Men selecteert in de tabel het profiel 0:
In het veld “omschrijving” geeft men de naam “SILVERFIN” in. Het is belangrijk om de juiste benaming in te vullen. Het programma zal immers de export detecteren op basis van de naam. Met andere woorden, de naam “SILVERFIN” moet in de benaming voorkomen. (bijvoorbeeld “SilverFin Financial Services” of “silverfin” zijn herkenbaar, maar “SILVER-FIN” of “Silverfyn” niet)
Vervolgens kiest men de locatie op schijf waarnaar de gegevens dienen weggeschreven te worden. Onder deze directory zal het programma automatisch een onderverdeling maken op basis van het dossier nummer. Het is op deze locatie dat het programma Silverfin de gegevens zal ophalen voor verdere verwerking. Het is van belang dat elke gebruiker de nodige “rechten” heeft om naar deze locatie gegevens te kunnen wegschrijven.
Als extensie kiest men de optie “TXT”. Het is belangrijk van de optie “geen legenda” als “GRAYED” in te stellen. Dit enkel op de tweede lijn !
De inhoud van de andere velden laat men leeg.
Instellingen Export Silverfin.
Om de éénmalige instellingen voor Silverfin in te geven neemt men de optie “database – data – export”. Rechts bovenaan kiest men de optie “systeem” en vervolgens selecteert men het profiel van “Silverfin.
Voor de export komen twee bestanden in aanmerking, namelijk de historiek van de algemene rekeningen en de verschillende boekjaren van het dossier.
Eénmalig dient men de export van deze bestanden aan te vinken en de naam van het bestand op te geven. Deze instelling geldt voor ALLE dossiers en gebruikers.
In het overeenkomstig tabblad wordt de optie “export” aangevinkt en de benaming van het desbetreffend bestand ingegeven.
Overdracht : Het is belangrijk van deze optie “GRAYED” te laten.
Niet aangevinkt = detail bewegingen zonder overdracht
Wel aangevinkt = geen detail enkel de overdracht
Aangevinkt “GRAYED” = detail bewegingen met de overdracht
Eénmalig dient men de verschillende velden aan te duiden die men wenst te exporteren (hiervoor neem je best alle mogelijke velden mee). Dit geldt enkel voor de historiek gegevens. De verschillende boekjaren worden steeds in hun totaliteit weggeschreven.
Men duidt de gewenste zone aan en zet ze tevens in de juiste volgorde. Om dit te bekomen gaat men als volgt te werk:
Selecteer de juiste lijn uit de tabel. Klik vervolgens de optie aan in de laatste kolom van de tabel. Het programma zal de lijn selecteren en toevoegen aan de voordien geselecteerde zones. Deze bevinden zich nu vooraan in de tabel. Via de functie “drag & drop” kan men steeds de geselecteerde lijnen in de juiste volgorde zetten. Hieronder de zones in de juiste volgorde.
Bij het verlaten van het programma worden alle instellingen en aanpassingen weggeschreven voor het gekozen profiel.
Export Silverfin.
Om de gegevens voor Silverfin te exporteren, neemt men de optie “database – data – export”. Rechts bovenaan kiest men de optie “systeem” en vervolgens selecteert men het profiel van “Silverfin.
Het programma zal standaard uw laatste selectie voorstellen.
Vervolgens kiest men het tabblad “Diversen”. In de tabel verschijnen alle beschikbare boekjaren van het actieve dossier.
Om de gewenste periode te selecteren, volstaat het om dubbel te klikken op het gewenste boekjaar uit de tabel. Men dient dus steeds per boekjaar een afzonderlijke export te doen (Sobec voorziet ook één enkele export-bestand met meerdere boekjaren in, maar dan heb je het risico dubbel cijfers te syncen als je beide export-mogelijkheden combineert).
Het programma toont u het tabblad van de historiek en vult automatisch de begin- en eind periode in. Men kan uiteraard ook manueel de gewenste periodes ingeven op het tabblad van de historiek.
Vervolgens drukt men op de knop “export bestand”.
De gegevens worden weggeschreven naar de locatie die vooraf werd ingesteld. Voor elk dossier wordt er een map gemaakt op basis van het dossier nummer. De exacte locatie vindt men terug in het tabblad. (010 = nummer dossier)
Indien deze map nog niet bestaat zal het programma u verwittigen. Men dient expliciet “JA” te antwoorden. Dit is uiteraard ook éénmalig.
Het resultaat van de export is te vinden onder de map van Silverfin. Deze is onderverdeeld volgens het dossier nummer.
Per dossier treft men één bestand aan met de boekjaren. Het bestand met de historiek gegevens krijgt als suffix het geselecteerd boekjaar. Bvb _FY07 = Financial Year 7.
Indien hier afwijkingen zitten met uw huidige versie van Template, is het beter contact op te nemen met de helpdesk van Sobec.
TIP:
- ook is het aan te raden de export steeds over het laatste boekjaar te laten lopen en de optie "Beginbalans" aan te vinken, zodat de cijfers correct in Silverfin geraken op deze manier.
- voor de export van de historiek kies je best om alle mogelijke velden mee te nemen.
Van zodra deze bestanden zijn aangemaakt, kunnen deze opgepikt worden door de SDK sync.
Deze bestanden worden dan 's nachts uitgelezen, of je kan er uiteraard ook voor kiezen overdag te syncen. De werkwijze die hier gevolgd moet worden, is quasi dezelfde als bij een andere sync.
Als 'sync-referentie' wordt steeds de dossiernummer voor Silverfin bedoeld die Template hanteert.