Gesloten vs. niet-gesloten boekjaren
Bij TopAccount is er een verschil tussen gesloten en open boekjaren. De optie om boekjaren niet af te sluiten in TopAccount, wordt veelal gedaan zodat men in TopAccount nog steeds snel een historiek kan oproepen van een voorgaand boekjaar zonder daarvoor het huidig boekjaar te sluiten.
Indien boekjaren niet afgesloten worden in TopAccount, dan zullen de gesyncte cijfers in Silverfin niet kloppen, daar de heropening ontbreekt. Immers krijgen we dit ook niet door van TopAccount, omdat het boekjaar gewoonweg openstaat.
Om dit op te vangen, kunnen de boekjaren losgekoppeld worden in Silverfin. Dit dient aangevraagd te worden via de chat of support@getsilverfin.com.
De reden waarom dit gedaan wordt, is zodat de heropening in Silverfin zelf kan aangemaakt worden.
Als de boekjaren losgekoppeld zijn, kan je voor ieder boekjaar de heropening meenemen door volgende stap te doen in Silverfin:
Het pijltje dien je aan te klikken, zodat je voor dit boekjaar instelt dat de heropening zal aangemaakt worden in Silverfin zelf, gebaseerd op de cijfers die voorhanden zijn in het vorig boekjaar in Silverfin (is dat niet het geval, kan dit niet gedaan worden daar de cijfer van het vorig boekjaar niet kloppen).
Op deze manier zal je voor 2017 wel correcte cijfers hebben, daar de heropening gegenereerd wordt in Silverfin door te kijken naar de cijfers van voorgaand boekjaar in Silverfin.
Gesloten boekjaren verplaatsen - ontbreken van kopies boekjaren
Wanneer een boekjaar wordt afgesloten in TopAccount, zal er een subfolder aangemaakt worden met de cijfers in van het afgesloten boekjaar.
Vb. dossier "001" staat op volgende locatie op de server: C:\TOP\DATA\001\001.db
Wanneer boekjaar 2015 zou afgesloten worden, dan zou volgende subfolder voorgesteld om aangemaakt te worden: C:\TOP\DATA\001\2015\0012015.db
Wanneer men dus een kopie maakt voor de jaarafsluiting, krijgt men volgend scherm te zien:
Wanneer de kopie (subfolder) om één of andere reden niet onder de juiste hoofdfolder wordt gezet (dus de folder waar de huidige cijfers zitten), dan kan dit issues geven bij het syncen van de cijfers naar Silverfin! Immers ontbreekt voor Silverfin de historische data om de heropening op te baseren van het huidig jaar onder andere.
TopAccount bewaart steeds de laatst gebruikte folder; wijzig je dit, dan staat dit volgende keer wel goed.
Indien je een subfolder verplaatst, of terugzet, is het belangrijk te weten dat een reset van het dossier steeds nodig zal zijn. Je kan dit via onze chat support gerust aanvragen.
Als dat niet gedaan wordt, kan er namelijk niet gesynct worden. Gebruik je echter steeds de juiste folder om backups te plaatsen, dan is er geen issue voor het syncen met Silverfin.
Besluit: indien je subfolders verplaatst (naar een backup-schijf vb., of als je vb. back-ups van een klant zijn dossier inleest!), dan dient een reset steeds te gebeuren.
Hier kan je meer info lezen over de reservekopie in TopAccount.
Backup-files dossier
Er is een optie om gemakkelijk een backup van een dossier te nemen in TopAccount, en deze backup-file te plaatsen onder dezelfde folder waar alle andere data staat van het dossier. Het is echter aangewezen deze backup-file in een aparte sub-folder te plaatsen; in uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat de sync de verkeerde data-file (de backup) gaat uitlezen! Vandaar wij dit aanraden een backup te plaatsen in een subfolder of op een volledige andere locatie.