| Gebruikersrollen |  Beheerder |  Accountant |
Hoe importeer ik mijn Kluwer-data in de vragenlijst, zodat de onroerende goederen, kinderen ten laste en dergelijke reeds ingevuld staan in de vragenlijst, en zodat de klant hier minder moet invullen?
Heel eenvoudig! Door een (bulk) import van de Kluwer-gegevens naar Accounton!
Inhoudstafel
Zet de omgeving klaar
Eerst en vooral, zorg ervoor dat de omgeving klaar staat en dat je de XML files hebt geëxporteerd uit Kluwer.
In welke dossiers kan de Kluwer data toegevoegd worden?
De gegevens uit de Kluwer XML-bestanden worden enkel ingeladen in vragenlijsten die nog op 0% staan en nog niet werden verstuurd naar de klant. Dit is essentieel om te vermijden dat informatie verloren gaat.
Wat als de vragenlijst al gedeeltelijk ingevuld of verstuurd is?
Nog niet verstuurd, maar al geopend (niet meer op 0%)?
Zet de vragenlijst terug op 0% voor of meteen na het importeren van de XML-bestanden.
Dit doe je door in de klantenfiche onder ‘Actie’ de bestaande vragenlijst te verwijderen, en vervolgens een nieuwe toe te voegen (via de knop erboven 'vragenlijst toevoegen').
Opgelet: idealiter reset je de vragenlijst vóór de XML import. Als je het erna doet, zorg dat je de vragenlijst dan niet eerst opent, alvorens deze te hernieuwen, anders wordt de data niet meer ingeladen!Vragenlijst al verstuurd naar de klant?
We raden aan om dit in de meeste gevallen zo te laten om verwarring te vermijden.
Indien je toch beslist om te herstarten, volg dan dit stappenplan:
- Verwijder de bestaande vragenlijst (die al werd verstuurd) in de fiche van de klant en voeg een nieuwe toe.
- Doe de Kluwer-import.
- Verstuur onmiddellijk de nieuwe vragenlijst naar de klant. De klant zal dan een nieuwe mail ontvangen met een link naar de nieuwe vragenlijst. De links in de oude mails zullen niet meer werken en de klant zal enkel via de nieuwe link toegang hebben.
Importeer de XML files
Waar kun je de Kluwer-data downloaden?
Alvorens je kan starten, heb je de XML-files nodig uit Superfisc of Fiscalc, zodat je deze in Accounton kan importeren.
Waar kun je de Kluwer data uploaden?
Als je eenmaal de XML-files van de klanten hebt, kun je deze in bulk importeren in Accounton. Dat doe je door te navigeren naar 'Personenbelasting' > 'Klanten' en vervolgens rechts bovenaan te klikken op 'Importeer klanten of gegevens'. Daar zie je de optie 'External Source Calculation'. Klik hier op 'Volgende'. Daar kun je één of meerdere bestanden uploaden.
PS:Het is ook mogelijk om meerdere bulk batches te doen, het hoeft dus niet allemaal in 1 keer opgeladen te worden.
Vervolgens zie je onderstaand scherm.
- Onder 'Dubbele klanten' zie je welke klanten we 'herkennen' en waarop we kunnen matchen. We matchen op basis van het rijksregisternummer van de hoofdaangever/ hoofdcontactpersoon. Belangrijk! De hoofdaangever in het Kluwer-bestand en deze in Accounton moeten dus overeenkomen, opdat we deze kunnen matchen.
- Onder 'Ongeldige klanten' kun je de klanten zien staan waarvan het rijksregisternummer van het Kluwer-bestand niet overeenkomt met een RRN in Accounton. Dan kunnen we niet matchen. Dit zijn bijvoorbeeld klanten die (nog) niet in Accounton werden toegevoegd of het kan ook zijn dat de aangever in Accounton matcht met de partner in het Kluwer-bestand. In dit geval kunnen we de gegevens eveneens niet inladen.
Welke data kan geïmporteerd worden?
Onder 'Dubbele klanten' zie je dus de klanten waar we de match hebben kunnen leggen tussen de hoofdaangever in Accounton en de aangever in het Kluwer-bestand.
Hier zie je onder 'Waarde in import' heel wat extra gegevens staan, vergeleken met de 'Waarden in Accounton'. Dit betreft gegevens zoals kinderen ten laste, onroerende goederen (met eigendomsverdeling, bestemmingen, leningen), levensverzekeringen...
Deze info kun je vervolgens inladen in de vragenlijsten van de respectievelijke klanten. Jullie kunnen beslissen welke info wordt overgezet. Via de dropdown rechts bovenaan onder 'Selecteer velden', kun je bepalen welke velden jullie wensen te overschrijven.
Wanneer jullie vervolgens klikken op 'Overschrijf geselecteerde klanten en velden in Accounton', worden deze zaken geïmporteerd, en kom je op een samenvattingspagina terecht, die gelijkaardig is aan het vorige overzicht, maar dan beknopter.
Hoe ziet dat er uit in de vragenlijst?
Nog even benadrukken: vragenlijsten moeten op 0% staan en mogen nog niet verstuurd zijn om Kluwer-data correct in te laden.
Een vragenlijst terug op 0% zetten? Idealiter reset je de vragenlijsten vóór de import, maar het kan ook direct erna, (zolang je ze dan niet opent vóór het resetten).
Een vragenlijst al uitgestuurd? Voorkom verwarring indien je een reeds verstuurde vragenlijst verwijdert: communiceer dan duidelijk met de klant en gebruik de nieuwe link.
Bij deze dossiers die nog op 0% staan, ga je nu de vragenlijst kunnen openen, door op het oog-icoontje te klikken rechts van de vragenlijst. Daar zul je zien dat zaken zoals adres, kinderen ten laste en bijkomende details, onroerende goederen en leningen.... reeds zullen ingevuld zijn in de vragenlijst.
Als er reeds zaken stonden ingevuld in de vragenlijst, die niet beïnvloed worden door de Kluwer-import (voorbeeld roerende inkomsten die reeds waren ingevuld in de vragenlijst, en dus niet conflicteren met informatie uit Kluwer), dan gaan we deze niet overschrijven en blijven deze gewoon staan. Alle velden die wel in Kluwer terug te vinden zijn, zullen wel overschreven worden.
Aanvulling en behoud van gegevens na Kluwer-import
Sommige onderdelen van de vragenlijst – zoals kinderen ten laste of onroerende goederen – kunnen na de import nog steeds op ‘Onvolledig’ staan. Dat is normaal, omdat bepaalde informatie niet in de Kluwer-bestanden aanwezig is.
Door op deze rubrieken te klikken, zie je welke gegevens ontbreken.
Je hoeft deze informatie slechts één keer handmatig aan te vullen – volgend jaar worden deze automatisch meegenomen en vooraf ingevuld.
Daarnaast geldt:
Reeds ingevulde, bestaande antwoorden die niet conflicteren met gegevens uit Kluwer (zoals eerder ingevulde roerende inkomsten) blijven behouden.
Enkel velden die effectief in de Kluwer XML aanwezig zijn, worden overschreven tijdens de import.