| Rôles des utilisateurs |  Administrateur |  Contributeur |  Contributeur externe |  Utilisateur Pulse |
Une communication efficace est essentielle pour la collaboration et la productivité au sein de SF. Avec la fonctionnalité de communication, vous pouvez échanger des messages, prendre des notes et gérer des tâches sans effort dans un dossier. Cet article propose un guide détaillé sur la façon d'utiliser la communication efficacement, de gérer la visibilité et de tirer le meilleur parti des fonctionnalités disponibles.
Table des matières
- Communiquer à différents niveaux au sein d'un dossier dans Silverfin
- Ajouter des Messages (Notes et Tâches)
- Mentions
- Visibilité
- Conseils pour la mise en page de la communication interne
- Masterclass sur la communication interne
Communiquer à différents niveaux au sein d'un dossier dans Silverfin
Onglet les Communications
Vous y trouverez un aperçu de toutes les activités de communication sur la page d'accueil de votre dossier.
- Vue des messages non lus: voyez tous vos messages non lus, vous assurant de ne manquer aucune mise à jour importante.
- Menu de navigation: naviguez facilement entre les messages provenant des modèles, des rapports et des documents.
- Filtrage et gestion des tâches: prenez le contrôle de vos tâches avec des options de filtrage. Accédez instantanément aux tâches ouvertes et triez les messages par type ou par expéditeur.
Un point rouge indique une tâche à faire qui n'a pas encore été terminées.
Panneau de communication
Vous pouvez accéder rapidement à une communication spécifique au sein d'un dossier en cliquant sur le bouton en haut à droite. Cela ouvre le panneau sur le côté droit.
Réconciliation ou modèle de compte spécifique
Il est possible de communiquer de manière ciblée sur certaines parties du dossier de travail.
Ajouter des Messages (Notes et Tâches)
Vous pouvez ajouter des messages de deux manières :
- Niveau Dossier: Idéal pour votre communication générale au sein d'un dossier spécifique.
- Réconciliation ou Comptes Spécifiques : Permet une communication détaillée concernant certaines parties spécifiques du dossier de travail.
- Rapports: Il est possible d'ajouter une note ou une tâche à faire à un compte listé dans le rapport.
- Documents Word et PDF: lors de l'affichage d'un aperçu d'un document PDF ou Word, vous pouvez simplement surligner le texte et les chiffres pertinents que vous souhaitez mettre en évidence et y ajouter une tâche à faire ou une note.
Étapes pour ajouter un message:
- Cliquez sur 'Ajouter un message' et sélectionnez une 'Note' ou une 'Tâche'.
- Notes : Utilisez-les pour des commentaires ou pour démarrer des conversations.
- Tâches : Attribuez des tâches aux utilisateurs ou aux groupes, contribuant ainsi au flux de travail dans le dossier.
- Gérer les Notes et les Tâches de la manières suivante:
- Période Actuelle : Affiche les notes ou les tâches pour la période actuelle, pratique pour les rappels sensibles au temps!
- Épinglé : Maintient la visibilité à travers toutes les périodes, avec la flexibilité de désactiver à tout moment.
- Perdiodique: Les mises à jour affecteront la période en cours ainsi que les périodes à venir. Une tâche unique sera générée pour chaque nouvelle période.
Mentions
Les messages peuvent être ciblés en utilisant les mentions '@' :
- @nomdutilisateur : Envoie un message directement à un individu et apparaît dans leur boîte de réception de dossier.
- @externe : Envoie un message à tous les utilisateurs externes, y compris les utilisateurs de Pulse et les collaborateurs externes.
- @interne : Adresse un message aux employés internes suivant le dossier.
- @everyone : envoie un message à tous les utilisateurs ajoutés au dossier.
Visibilité
- Les notes et les tâches sont liées aux champs spécifiques dans un modèle, ce qui facilite la visualisation de l’endroit exact auquel chaque commentaire s’applique.
- Les messages sans mentions spécifiques sont visibles pour tous les utilisateurs internes, mais ne génèrent pas de notifications par e-mail.
- Les tâches terminées sont archivées dans la section "tâches terminées", que vous pouvez trouver dans la barre latérale.
Conseils pour la mise en page de la communication interne
- Texte en gras : Mettez 2 * autour de votre texte. Exemple : **gras**
- Texte en italique : Mettez 1 * autour de votre texte. Exemple : *italique*
- Souligner : Mettez un _ autour de votre texte. Exemple : _souligner_
- Combinaison : _**Utilisez une combinaison pour gras souligné**_
