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Une communication efficace est essentielle pour la collaboration et la productivité au sein de Silverfin. Avec la fonctionnalité de communication, vous pouvez échanger des messages, prendre des notes et gérer des tâches sans effort dans un dossier. Cet article propose un guide détaillé sur la façon d'utiliser la communication efficacement, de gérer la visibilité et de tirer le meilleur parti des fonctionnalités disponibles.

Table des matières 

Communiquer à différents niveaux au sein d'un dossier dans Silverfin

Aperçu des communications

Vous y trouverez un aperçu de toutes les activités de communication sur la page d'accueil de votre dossier.

La communication affichée dans le menu de navigation suit les paramètres définis dans le workflow par défaut.

  • Si le workflow par défaut est configuré pour afficher les comptes mappés ou les comptes mappés et originaux, les comptes mappés seront affichés.
  • S’il est configuré pour afficher les comptes originaux, les valeurs originales seront affichées.

Vue des messages non lus : consultez tous vos messages non lus, afin de ne manquer aucune mise à jour importante.

Menu de navigation : naviguez facilement entre les messages provenant des modèles, des rapports et des documents.

Filtrage & gestion des tâches : prenez le contrôle de vos tâches avec des options de filtrage. Accédez instantanément aux tâches ouvertes et triez les messages par type ou par expéditeur.

Un point rouge indique une tâche qui n'a pas encore été terminée.

Panneau de communication

Vous pouvez accéder rapidement à une communication spécifique au sein d'un dossier en cliquant sur le bouton en haut à droite. Cela ouvre le panneau sur le côté droit.

Réconciliation ou modèle de compte spécifique

Vous pouvez également consulter la communication liée à un modèle spécifique au sein d'un workflow.

Ajouter des messages (Notes et Tâches)

Vous pouvez ajouter des messages de plusieurs manières :

  1. Niveau Dossier : Idéal pour votre communication générale au sein d'un dossier spécifique.
  2. Réconciliation ou Comptes Spécifiques : Permet une communication détaillée concernant certaines parties spécifiques du dossier de travail.
  3. Rapport: Il est possible d'ajouter une Note ou une Tâche aux comptes ou aux groupes figurant dans le rapport.
    1. Accédez au rapport et à la période pour lesquels vous souhaitez ajouter un message.
    2. Cliquez sur n'importe quelle valeur, ligne ou groupe du rapport. La fenêtre Détails s'ouvre alors.
    3. Dans la fenêtre Détails, ajoutez un message et sélectionnez Note pour ajouter des informations contextuelles ou Tâche pour attribuer une action à effectuer.
    4. Saisissez votre message dans le champ de texte.
    5. Cliquez sur Sauvegarder pour ajouter votre message à la ligne du rapport.
  4. Documents PDF et Word : lors de l'aperçu d'un document PDF ou Word, vous pouvez y ajouter une Tâche ou une Note.

Vous pouvez consulter tous les messages relatifs à un rapport dans la barre latérale Communication. Chaque message de la barre latérale comporte un lien contextuel. En cliquant sur ce lien, vous accédez directement à la ligne du rapport à laquelle il se rapporte.

Les messages des périodes antérieures sont conservés séparément. Cela permet de garder une vue claire de la période en cours tout en vous permettant d'accéder au contexte historique lorsque cela est nécessaire.

Étapes pour ajouter un message :

  1. Cliquez sur Ajouter un message et sélectionnez Note ou Tâche.
    • Notes : Utilisez-les pour des commentaires ou pour démarrer des conversations.
    • Tâches : Attribuez des tâches aux utilisateurs ou aux groupes, contribuant ainsi au workflow dans le dossier.
  2. Gérez les Notes et les Tâches de trois manières :
    • Période actuelle : Affiche les notes ou les tâches pour la période actuelle, pratique pour les rappels urgents.
    • Épinglé : Maintient la visibilité sur toutes les périodes, avec la possibilité de la désactiver à tout moment.
    • Périodique (uniquement pour les Tâches) : Les mises à jour s'appliquent à la période en cours ainsi qu'aux périodes à venir. Une tâche unique sera générée pour chaque nouvelle période.

Créer des liens vers du contenu existant dans les communications

Vous pouvez ajouter des liens directs vers du contenu existant lorsque vous créez des Notes ou des Tâches dans Silverfin. Cela vous permet de référencer rapidement les bonnes informations et de garder une communication claire.

Lier des comptes ou des réconciliations

  • Pour lier un compte : dans une Note ou une Tâche, tapez ⵌ, ou tapez ou cliquez sur /, pour ouvrir le menu déroulant. Sélectionnez un compte pour insérer un lien direct vers l’entrée correspondante.
  • Pour lier une réconciliation : dans une Note ou une Tâche, tapez !, ou tapez ou cliquez sur /, pour ouvrir le menu déroulant. Sélectionnez une réconciliation pour insérer un lien direct vers la réconciliation correspondante.

Lier des documents et des exportations

  • Tapez ou cliquez sur / dans la barre de menu.
  • Un menu déroulant s’affiche, dans lequel vous pouvez choisir le type de contenu à lier, par exemple des documents permanents, des documents spécifiques à la période ou des exports.
  • Après avoir sélectionné le type de contenu, un second menu affiche tous les éléments disponibles.
  • Sélectionnez le document ou l'export pour insérer un lien direct dans votre Note ou votre Tâche.

Mentions

Les messages peuvent être ciblés en utilisant les mentions '@' :

  • @nomdutilisateur : envoie un message directement à un individu. Le message apparaît dans sa boîte de réception de dossier.
  • @externe : envoie un message à tous les utilisateurs externes, y compris les utilisateurs Pulse et les collaborateurs externes.
  • @interne : adresse un message aux employés internes qui suivent le dossier.
  • @everyone : envoie un message à tous les utilisateurs ajoutés au dossier.

Visibilité des Notes et des Tâches

  • Les Notes et les Tâches peuvent être liées aux champs spécifiques d’un modèle, ce qui facilite la visualisation de l’endroit exact auquel chaque commentaire s’applique.
  • Les messages sans mentions spécifiques sont visibles pour tous les utilisateurs internes, mais ne génèrent pas de notifications par e-mail.
  • Les tâches terminées sont archivées dans la section « tâches terminées », que vous pouvez retrouver dans le panneau de communication.

Conseils pour la mise en page de la communication interne

  • Mettez les mots-clés en gras pour attirer l’attention.
  • Utilisez l'italique pour mettre en avant une idée ou un titre.
  • Ajoutez des liens cliquables pour partager des ressources et des références.
  • Créez des listes à puces ou numérotées pour rendre vos points clairs et lisibles.
  • Ajoutez des pièces jointes.

Masterclass sur la communication interne

Actuellement, Silverfin ne prend pas en charge le collage direct d'images ou de captures d'écran dans les Notes ou les Tâches.