Gebruikersrollen AdminPersoneel ✗Externe medewerker ✗Pulse gebruiker 

Effectieve communicatie is essentieel voor samenwerking en productiviteit binnen Silverfin. Met de communicatiefunctie kan je moeiteloos berichten uitwisselen, notities maken en taken beheren binnen een dossier. Dit artikel biedt een gedetailleerde handleiding over hoe je communicatie effectief kan gebruiken, zichtbaarheid kan beheren en optimaal kan profiteren van de beschikbare functies.

Inhoudstafel 

Communiceer op verschillende niveaus binnen een dossier in Silverfin

Communicatie overzichtsscherm

Hier vind je een overzicht van alle communicatieactiviteiten op de landingspagina van jouw dossier.

Communicatie die wordt weergegeven in het navigatiemenu volgt de instellingen van de standaard workflow.

  • Als de standaard workflow is ingesteld op gemapte of gemapte en originele rekeningen, worden gemapte rekeningen weergegeven.
  • Als deze is ingesteld op originele rekeningen, worden de originele waarden getoond.

Overzicht van ongelezen berichten: Bekijk al je ongelezen berichten, zodat je geen enkele belangrijke update mist.

Navigatiemenu: Navigeer moeiteloos door berichten van sjablonen, rapporten en documenten.

Filteren & taakbeheer: Krijg controle over je taken met filteropties. Krijg meteen toegang tot open To-do's en sorteer berichten op type of afzender.

Een rood stipje geeft een To-do aan die nog niet is voltooid.

Communicatie paneel

Je kan snel toegang krijgen tot specifieke communicatie binnen een dossier door op de knop in de rechterbovenhoek te klikken. Dit opent het paneel aan de rechterzijde.

Specifieke toelichting of rekeningsjabloon

Je kan ook de communicatie bekijken die gekoppeld is aan een specifiek sjabloon binnen een workflow. 

Berichten toevoegen (Notities en To-do's)

Je kan op verschillende manieren berichten toevoegen:

  1. Dossierniveau: Ideaal voor jouw algemene communicatie binnen een specifiek dossier.
  2. Specifieke toelichting of rekening: Maakt gedetailleerde communicatie mogelijk over specifieke onderdelen van het werkdossier.
  3. Rapport: Het is mogelijk om een Notitie of To-do toe te voegen aan de rekeningen of groepen die in het rapport worden weergegeven.
    1. Ga naar het rapport en de periode waarvoor je een bericht wil toevoegen.
    2. Klik op een willekeurige waarde, rij of groep in het rapport. Hierdoor wordt het venster Details geopend.
    3. Voeg in het venster Details een bericht toe en selecteer Notitie om contextuele informatie toe te voegen of To-do om vervolgwerk toe te wijzen.
    4. Typ je bericht in het tekstveld.
    5. Klik op Opslaan om je bericht aan de rapportregel toe te voegen.
  4. PDF- en Word-documenten: Bij het bekijken van een PDF- of Word-document kan je er een To-do of een Notitie aan toevoegen.

Je kan alle berichten voor een rapport bekijken in de Communicatie zijbalk. Elk bericht in de zijbalk bevat een contextlink. Als je op deze link klikt, ga je direct naar de rapportregel waartoe het bericht behoort.

Berichten uit eerdere periodes worden apart bewaard. Zo blijft je weergave van de huidige periode overzichtelijk, terwijl je toch toegang hebt tot historische context wanneer dat nodig is.

Stappen om een bericht toe te voegen:

  1. Klik op Voeg een bericht toe en selecteer Notitie of To-do.
    • Notities: Gebruik je voor opmerkingen of het starten van gesprekken.
    • To-do's: Wijs taken toe aan gebruikers of groepen, die bijdragen aan de workflow binnen het dossier.
  2. Notities en To-do's kan je op drie manieren beheren:
    • Huidige periode: Toont notities of taken voor de huidige periode, handig voor tijdsgebonden herinneringen.
    • Vastgepind: Behoudt zichtbaarheid over alle periodes, met de flexibiliteit om deze op elk moment uit te schakelen.
    • Periodiek (enkel voor To-do's): Updates gelden zowel voor de huidige als de komende periodes. Een unieke taak wordt gegenereerd voor elke nieuwe periode.

Link naar bestaande content in communicatie

Je kan rechtstreekse links naar bestaande content toevoegen wanneer je Notities of To-do's aanmaakt in Silverfin. Dit helpt je om snel naar de juiste informatie te verwijzen en je communicatie duidelijk te houden.

  • Om een rekening te linken: typ in een Notitie of To-do ⵌ, of typ of klik op /, om de dropdown te openen. Selecteer een rekening om een rechtstreekse link naar de bijbehorende rekening toe te voegen.
  • Om een toelichting te linken: typ in een Notitie of To-do !, of typ of klik op /, om de dropdown te openen. Selecteer een toelichting om een rechtstreekse link naar de bijbehorende toelichting toe te voegen.
  • Typ of klik op / in de menubalk.
  • Er verschijnt een dropdown waarin je het type content kan kiezen, zoals permanente documenten, periode-specifieke documenten of exports.
  • Nadat je het contenttype hebt geselecteerd, verschijnt een tweede dropdown met alle beschikbare items.
  • Selecteer het document of de export om een rechtstreekse link toe te voegen aan je Notitie of To-do.

Mentions

Berichten kunnen worden gericht met '@' mentions:

  • @gebruikersnaam: stuurt een bericht rechtstreeks naar een individu. Het bericht verschijnt in hun dossierinbox.
  • @extern: stuurt een bericht naar alle externe gebruikers, inclusief Pulse-gebruikers en externe medewerkers.
  • @intern: richt een bericht aan interne medewerkers die het dossier volgen.
  • @everyone: stuurt een bericht naar alle gebruikers die aan het dossier zijn toegevoegd.

Zichtbaarheid van Notities en To-do's

  • Notities en To-do's kunnen gekoppeld worden aan de specifieke velden in een sjabloon, waardoor je precies kan zien waar elke opmerking op van toepassing is.
  • Berichten zonder specifieke mentions zijn zichtbaar voor alle interne gebruikers, maar genereren geen e-mailmeldingen.
  • Voltooide taken worden gearchiveerd in de sectie "voltooide To-do's", die je kan vinden in het communicatiepaneel.

Tips voor interne communicatie layout

  • Maak belangrijke woorden vetgedrukt om ze te laten opvallen.
  • Gebruik cursieve tekst voor nadruk of titels.
  • Voeg klikbare links toe om bronnen en referenties te delen.
  • Maak lijsten met opsommingstekens of nummering voor duidelijke, overzichtelijke punten.
  • Voeg bijlagen toe.

Video

Momenteel ondersteunt Silverfin het rechtstreeks plakken van inline afbeeldingen of schermafbeeldingen in Notities of To-do's niet.