Gebruikersrollen AdminPersoneelExterne medewerkerPulse gebruiker

Effectieve communicatie is essentieel voor samenwerking en productiviteit binnen Silverfin. Met de communicatiefunctie kun je moeiteloos berichten uitwisselen, notities maken en taken beheren binnen een dossier. Dit artikel biedt een gedetailleerde handleiding over hoe je communicatie effectief kunt gebruiken, zichtbaarheid kunt beheren en optimaal kunt profiteren van de beschikbare functies.

Inhoudstafel

Communiceer op verschillende niveaus binnen een dossier in Silverfin

Communicatie tabblad

Hier vind je een overzicht van alle communicatieactiviteiten op de landingspagina van jouw dossier.

  • Overzicht van ongelezen berichten: bekijk al je ongelezen berichten, zodat je geen enkele belangrijke update mist.
  • Navigatiemenu: Navigeer moeiteloos door berichten van sjablonen, rapporten en documenten.
  • Filteren & taakbeheer: Krijg controle over je taken met filteropties. Toegang tot open To-Do's en sorteer berichten op type of auteur.


Een rood stipje geeft een To-Do aan die nog niet is voltooid.


Communicatie paneel

Je kunt snel toegang krijgen tot specifieke communicatie binnen een dossier door op de knop in de rechterbovenhoek te klikken. Dit opent het paneel aan de rechterzijde.


Specifieke toelichting of rekeningsjabloon

Het is mogelijk om gericht te communiceren over specifieke delen van het werkdossier.


Berichten toevoegen (Notities en To-do's)

Je kunt berichten op twee manieren toevoegen:

  1. Dossier niveau: Ideaal voor jouw algemene communicatie binnen een specifiek dossier. 
  2. Specifieke toelichting of rekeningen: Gedetailleerde communicatie mogelijk met betrekking tot specifieke onderdelen van het werkdossier. 
  3. Rapport: Het is mogelijk om gericht te communiceren over specifieke rekening van het rapport.
  4. PDF- en Word-documenten: Bij het bekijken van een PDF- of Word-document, kun je eenvoudig de relevante tekst en cijfers markeren waarop je de aandacht wilt vestigen en er een To-Do of notitie aan toevoegen.


Stappen om een bericht toe te voegen

  1. Klik op 'Voeg een bericht toe' en selecteer een 'Notitie' of 'To-do'.
    • Notities: Gebruik voor opmerkingen of het starten van gesprekken.
    • To-Do's: Wijs taken toe aan gebruikers of groepen, die bijdragen aan de workflow binnen het dossier.
  2. Notities en To-Do-s op volgende manieren beheren:
    • Huidige periode: Toont notities of taken voor de huidige periode.
    • Vastgepind: Behoudt zichtbaarheid over alle periodes, met de flexibiliteit om op elk moment uit te schakelen 
    • Periodiek: (enkel voor TO-Do's) Updates gelden zowel voor de huidige als de komende periodes. Een unieke taak wordt gegenereerd voor elke nieuwe periode. 

Mentions

Berichten kunnen worden gericht met '@' mentions:

  • @gebruikersnaam: Stuurt een bericht rechtstreeks naar een individu en verschijnt in hun dossierinbox
  • @extern: Stuurt een bericht naar alle externe gebruikers, inclusief Pulse-gebruikers en externe medewerkers.
  • @intern: Richt een bericht naar interne medewerkers die het bestand volgen.
  • @everyone: stuurt een bericht naar alle gebruikers die aan het dossier zijn toegevoegd.

Zichtbaarheid 

  • Notities en taken zijn gekoppeld aan de specifieke velden in een sjabloon, waardoor je precies kunt zien waar elke opmerking op van toepassing is.
  • Berichten zonder specifieke mentions zijn zichtbaar voor alle interne gebruikers, maar genereren geen e-mailmeldingen.
  • Voltooide taken worden gearchiveerd in de "voltooide taken" sectie, die je kunt vinden in de zijbalk.


Tips voor interne communicatie layout

  • Vette tekst: Zet 2 * rond je tekst. Voorbeeld: **bold**
  • Cursieve tekst: Zet 1 * rond je tekst. Voorbeeld: *italic*
  • Onderlijnen: Zet een _ rond je tekst. Voorbeeld: _underline_
  • Combinatie voor vet onderlijnd. Voorbeeld:  _**bold underline**_



Video over Communicatie in Silverfin 

  • Het nemen van digitale notities en to do's in Silverfin zowel aan rekeningen/toelichtingen als aan specifieke velden
  • Het vermelden van collega's in opmerkingen
  • Het opvolgen van de to-dolijst in Silverfin