| Gebruikersrollen |
Effectieve communicatie is essentieel voor samenwerking en productiviteit binnen Silverfin. Met de communicatiefunctie kun je moeiteloos berichten uitwisselen, notities maken en taken beheren binnen een dossier. Dit artikel biedt een gedetailleerde handleiding over hoe je communicatie effectief kunt gebruiken, zichtbaarheid kunt beheren en optimaal kunt profiteren van de beschikbare functies.
Inhoudstafel:
- Communiceer op verschillende niveaus binnen een dossier in Silverfin
- Berichten toevoegen (Notities en To-do's)
- Link naar bestaande content in communicatie
- Zichtbaarheid
- Tips voor interne communicatie layout
- Hieronder volgt een korte masterclass:
Communiceer op verschillende niveaus binnen een dossier in Silverfin
Communicatie overzichtsscherm
Hier vind je een overzicht van alle communicatieactiviteiten op de landingspagina van jouw dossier.
Communicatie in de navigatiemenu’s aan de linkerkant volgen nu de instellingen van de standaard workflow:
- Als de standaard workflow is ingesteld op gemapte of gemapte en originele rekeningen, worden gemapte rekeningen weergegeven.
- Als deze is ingesteld op originele rekeningen, worden de originele waarden getoond.
Overzicht van ongelezen berichten: bekijk al je ongelezen berichten, zodat je geen enkele belangrijke update mist.
Navigatiemenu: Navigeer moeiteloos door berichten van sjablonen, rapporten en documenten.
Filteren & taakbeheer: Krijg controle over je taken met filteropties. Toegang tot open To-Do's en sorteer berichten op type of auteur.
Een rood stipje geeft een To-Do aan die nog niet is voltooid.
Communicatie paneel
Je kunt snel toegang krijgen tot specifieke communicatie binnen een dossier door op de knop in de rechterbovenhoek te klikken. Dit opent het paneel aan de rechterzijde.
Specifieke toelichting of rekeningsjabloon
Het is mogelijk om gericht te communiceren over specifieke delen van het werkdossier.
Berichten toevoegen (Notities en To-do's)
Je kunt berichten op twee manieren toevoegen:
- Dossier niveau: Ideaal voor jouw algemene communicatie binnen een specifiek dossier.
- Specifieke toelichting of rekeningen: Gedetailleerde communicatie mogelijk met betrekking tot specifieke onderdelen van het werkdossier.
- Rapport: Het is mogelijk om gericht te communiceren over specifieke rekening van het rapport.
- PDF- en Word-documenten: Bij het bekijken van een PDF- of Word-document, kun je eenvoudig de relevante tekst en cijfers markeren waarop je de aandacht wilt vestigen en er een To-Do of notitie aan toevoegen.
Stappen om een bericht toe te voegen
- Klik op 'Voeg een bericht toe' en selecteer een 'Notitie' of 'To-do'.
- Notities: Gebruik voor opmerkingen of het starten van gesprekken.
- To-Do's: Wijs taken toe aan gebruikers of groepen, die bijdragen aan de workflow binnen het dossier.
- Notities en To-Do-s op volgende manieren beheren:
- Huidige periode: Toont notities of taken voor de huidige periode.
- Vastgepind: Behoudt zichtbaarheid over alle periodes, met de flexibiliteit om op elk moment uit te schakelen
- Periodiek: (enkel voor TO-Do's) Updates gelden zowel voor de huidige als de komende periodes. Een unieke taak wordt gegenereerd voor elke nieuwe periode.
Link naar bestaande content in communicatie
Je kunt nu rechtstreeks linken naar bestaande content wanneer je notities of to-do’s aanmaakt in Silverfin. Dit helpt je om snel naar de juiste informatie te verwijzen en je communicatie duidelijk te houden.
Link naar rekeningen
- Klik op het ⵌ symbool in de menubalk of typ ⵌ.
- Er verschijnt een dropdown waarin je bestaande rekeningen in het huidige dossier kunt zoeken.
- Selecteer een rekening om een rechtstreekse link naar de bijbehorende rekening toe te voegen aan je Notitie of To-do.
Link naar documenten en export
- Klik op het / symbool in de menubalk of typ /.
- Er verschijnt een dropdown waarin je het type content kunt kiezen, zoals permanente documenten, periode-specifieke documenten of exports.
- Nadat je het contenttype hebt geselecteerd, verschijnt een tweede dropdown met alle beschikbare items.
- Selecteer het document of de export om een rechtstreekse link toe te voegen aan je Notitie of To-do.
Mentions
Berichten kunnen worden gericht met '@' mentions:
- @gebruikersnaam: Stuurt een bericht rechtstreeks naar een individu en verschijnt in hun dossierinbox
- @extern: Stuurt een bericht naar alle externe gebruikers, inclusief Pulse-gebruikers en externe medewerkers.
- @intern: Richt een bericht naar interne medewerkers die het bestand volgen.
- @everyone: stuurt een bericht naar alle gebruikers die aan het dossier zijn toegevoegd.
Zichtbaarheid
- Notities en To-do's zijn gekoppeld aan de specifieke velden in een sjabloon, waardoor je precies kunt zien waar elke opmerking op van toepassing is.
- Berichten zonder specifieke mentions zijn zichtbaar voor alle interne gebruikers, maar genereren geen e-mailmeldingen.
- Voltooide taken worden gearchiveerd in de "voltooide To Do's" sectie, die je kunt vinden in de zijbalk.
Tips voor interne communicatie layout
- Maak belangrijke woorden vetgedrukt om ze te laten opvallen.
- Gebruik cursieve tekst voor nadruk of titels.
- Voeg klikbare links toe om bronnen en referenties te delen.
- Maak lijsten met opsommingstekens of nummering voor duidelijke, overzichtelijke punten.
- Bijlage(s) toevoegen.
