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Cet article explique comment télécharger manuellement des données dans un dossier client dans Silverfin. Cela s’applique aux dossiers non synchronisés ou dans les situations auxquelles des ajustements manuels sont requis. Suivez les étapes ci-dessous pour garantir un téléchargement fluide et précis.
Table des matières
- Comment effectuer un téléchargement manuel en 5 étapes ?
- Les champs requis incluent
- Vérifier les données
- Sélectionner les périodes
- Téléchargement cumulatif (pour les données périodiques)
Méthodes de téléchargement de données
Vous pouvez télécharger des données dans deux situations :
- Nouveau dossier client : Commencez par un téléchargement manuel pour remplir votre dossier.
- Nouvelle période : si votre fichier contient déjà des données, cliquez sur "Ajouter une nouvelle période" sur la page d'aperçu du client pour ajouter des données pour une nouvelle période.
Comment effectuer un téléchargement manuel en 5 étapes ?
Étape 1 : Télécharger un fichier
Cliquez sur le bouton "Télécharger un fichier".
Exigences pour la structure du fichier :
- Les types de fichiers acceptés sont :
- .csv
- .txt
- .XAF (version 3.2)
- .xls ou .xlsx (sans macros)
- Le fichier doit comporter des en-têtes de colonnes.
- Chaque ligne doit représenter soit une ligne de réservation (si vous souhaitez importer l'historique complet) soit une ligne de total unique (par exemple, si vous ne souhaitez importer que les chiffres totaux). Ne mélangez pas les deux. Assurez-vous qu'il n'y ait pas de lignes vides ou de lignes de sous-total.
- Utilisez un point (.) comme séparateur des milliers et une virgule (,) comme séparateur décimal.
- Les dates doivent être dans un format de date Excel valide et représenter les chiffres Year-to-Date (YTD).
Exemple :
| Date | Numéro de compte | Nom du compte | Type de compte | Montant |
| 31/12/2017 | 1179 | Compte AP | actif | -1500 |
| 31/12/2017 | 2204 | Comptes à payer | passif | 35000 |
| 30/09/2017 | 2205 | Comptes à payer TVA) | passif | 65000 |
| 31/12/2017 | 2000 | Comptes clients | actif | 0 |
Au bas de cet article, vous trouverez :
- Un modèle Excel montrant le minimum de données recommandées pour le téléchargement.
- Un modèle Excel avec des données détaillées pour le téléchargement.
Étape 2 : Sélectionner les colonnes
Associez vos colonnes aux champs Silverfin corrects.
Les champs requis incluent :
- Numéro de compte : le code de compte pour cet article en particulier (ex. 100000).
- Nom du compte : le nom associé au numéro de compte (ex. Capital Émis).
- Crédit/Débit ou Solde (valeur) : vous pouvez sélectionner soit le solde (valeur) soit les colonnes de débit et crédit.
- Dimensions : requis pour les fichiers analytiques.
Les champs recommandés incluent :
- Date de comptabilisation et/ou Période : Cela permet d'attribuer l'écriture à une période spécifique en fonction de la fréquence de reporting. Si seule une date de comptabilisation est sélectionnée, Silverfin l'attribuera automatiquement à la période appropriée basée sur cette date.
- Type de compte : le type de compte associé au compte. Cela détermine si le solde d'ouverture doit être reporté ou inclus dans les résultats cumulés pour l'année fiscale suivante. Utilisez l'un des types de comptes suivant : actif, passif, produit, charge, capitaux propres. Assurez-vous d'utiliser ces termes exacts. Toute variation (ex. majuscules, formes plurielles) entraînera une erreur : Type de compte non inclus dans la liste.
- Description : la description que vous souhaitez attribuer à la réservation.
Pour les colonnes non essentielles ou inutilisées :
- Choisissez "Ignorer" pour les sauter.
- Choisissez "Autre description" pour les télécharger sous un nom personnalisé.
Après avoir correctement assigné toutes les colonnes, cliquez sur Suivant.
L'assistant Silverfin: vous aident à attribuer les en-têtes de colonnes utilisés dans le fichier Excel aux champs corrects.Étape 3 : Vérifier les données
- Silverfin valide automatiquement vos données.
- Si des erreurs sont détectées (ex. champs manquants ou problèmes de formatage), vous serez invité à les corriger avant de continuer.
Étape 4 : Sélectionner les périodes
En fonction de la fréquence de rapport définie dans Modifier le client > onglet Périodes, Silverfin allouera les données à une seule période où les distribuera sur plusieurs périodes, selon les dates de réservation ou les périodes de l'étape 2.
Étape 5 : Copier les données (Optionnel)
- Si ce n'est pas votre premier téléchargement, il vous sera demandé si vous souhaitez copier les détails de la période précédente.
- Cette étape est ignorée lors du premier téléchargement de données.
Téléchargement cumulatif (pour les données périodiques)
Lors du téléchargement de données périodiques (ex. trimestrielles), les données doivent être cumulatives :
Exemple :
- Q1 : Le fichier contient des données du 01/01/YYYY au 31/03/YYYY
- Q2 : Le fichier contient des données du 01/01/YYYY au 30/06/YYYY
- Q3 : Le fichier contient des données du 01/01/YYYY au 30/09/YYYY
Cela garantit que Silverfin attribue les données correctement à travers les périodes.
Sinon, vous pouvez attendre que l'année complète soit disponible et tout télécharger en une fois. Silverfin distribuera ensuite automatiquement les données en fonction des dates ou des périodes de réservation et de la fréquence des rapports