Binnen Silverfin kan je op eender welk moment manueel gegevens toevoegen in een manueel dossier. Heb je een dossier waar een synchronisatie met een boekhoudpakket op staat, dan moet je eerst de synchronisatie uitzetten (via dossier bewerken). 

Gegevens opladen in een manueel dossier kan via de knop 'voeg een nieuwe periode toe' in het dossieroverzicht.

Manueel gegevens opladen gebeurt in 5 stappen:

1. Gegevens opladen

Kies het bestand dat je wenst op te laden. De bestanden die ingelezen kunnen worden, zijn de volgende: 

- txt-bestanden

- csv-bestanden

- xls- of xlsx-bestanden (zonder enige macro's of dergelijke in)

De structuur in deze bestanden dienen steeds per lijn één boekingslijn in te houden (indien je de volledige historiek wenst te importeren) of een totaallijn (indien je vb. enkel de totaalcijfers wenst te importeren). Een combinatie van beide kan niet ingelezen worden, daar de cijfers dan eigenlijk dubbel in Silverfin zullen ingelezen worden. 

Een voorbeeld kan je hier zien: 

Je ziet dat elke boekingslijn een aparte Excel-rij is.

Let ook op de volgende zaken:

  • de eerste lijn/titel mag nooit een cijfer bevatten
  • indien er geen waarde/bedrag is, moet je het veld leeg laten.

TIP! 

Open het exportbestand in MS Excel (zelfs txt- of csv-formaten kunnen hierin gelezen worden) en dan zie je meteen hoe de opbouw is van een exportbestand. 

Een voorbeeld bestand kan je hier bekijken.

2. Selecteer kolommen

Hier kan je aangeven welke data je in Silverfin wenst te visualiseren.

Volgende zaken zijn essentieel om de data toe te voegen:

  • Boekingsdatum of/en periode: (optioneel, maar aan te raden) datum boeking, op die manier kan de boeking toegewezen worden aan een gekozen periode. Kies je voor enkel een boekingsdatum, dan wijst Silverfin op basis van de datum automatisch de periodes toe;
  • Rekeningnummer: het nummer bestaande uit 6 digits (vb. 100000);
  • Rekeningnaam: de naam gekoppeld aan het rekeningnummer (vb. Geplaatst Kapitaal);
  • Waarde of Credit/Debet: je kiest voor ofwel de waarde (saldo), of je kiest ervoor om zowel een debet- als creditkolom te selecteren. Hou er rekening mee dat de som van alle waarden boekhoudkundig steeds nul moet zijn;
  • Commentaar: De beschrijving die je aan de boeking wil toekennen;
  • Dimensie 1 of 2 (optioneel, maar verplicht bij analytische dossiers).

Overige kolommen

Indien je een kolom niet wenst toe te voegen - vb. in het geval van overbodige info - kies je voor 'negeren'. Je kiest voor 'andere waarde' indien je de data toch in Silverfin wenst in te laden. Wij geven je dan de mogelijkheid om de kolom zelf een naam te geven. Je dient hierbij steeds op het vinkje te klikken, opdat dit zou worden onthouden.

Als je alles correct hebt toegewezen, kan je op 'Volgende stap' klikken.

3. Controleer gegevens

Tijdens deze stap controleren we of alle gegevens voorhanden zijn om de data correct in te laden.

4. Selecteer Periodes

Afhankelijk van de rapporteringfrequentie die je hebt gekozen in de 'dossiergegevens', kan je hier de data spreiden over een aantal periodes of de data opnemen in 1 periode. Dit gebeurt vervolgens automatisch op basis van de gekozen periode of boekhouddatum in stap 2 van de import.

Het inladen van de data is nu voltooid.

5. Kopieer gegevens

Silverfin zal nu vragen of de details moeten worden gekopieerd uit een vorige periode. Deze stap is niet van toepassing indien er voor het eerst gegevens wordt opgeladen.

BELANGRIJK:

  • De gegevens moet correct zijn geëxporteerd. Indien niet, kan het bestand niet correct worden gelezen door ons. Zo mogen er geen tussentitels in de lijnen of totalen in het bestand staan. 
  • Bij het exporteren moet je ook op de instellingen letten:
    • Cijfernoteringen moeten duizendtallen scheiden met een punt (".") i.p.v. met een komma (",");
    • Decimalen worden gescheiden met een komma (",") i.p.v. een punt (".");
    • Let op voor Engelstalige noteringen;
    • Zorg ervoor dat de kolommen mooi zijn gescheiden. Dit is vooral van toepassing bij CSV-bestanden.

Gegevens vervangen

Bestaande gegevens in een periode vervangen doe je op dezelfde manier als hierboven beschreven, enkel start je dan niet vanaf de knop voor nieuwe periode, maar ga je in de periode die je wil overschrijven naar het startscherm van je dossier (klikken op de naam van je dossier) en klik je op "Acties" en "Vervang Boekhoudgegevens".

Cumulatief opladen

Indien je de gegevens wil opladen per periode, is het belangrijk te weten dat je data dan steeds cumulatief moet opladen in Silverfin. 

Een voorbeeld

Mijn klant bezorgt me per kwartaal de cijfers van zijn boekhouding. Hoe krijg ik deze cijfers correct in Silverfin, te beginnen vanaf Q1* ?  

Om de correcte cijfers te laten weergeven per periode, dien ik voor elke periode volgende cijfers in te lezen: 

Q1: een Excelbestand wordt ingelezen met de cijfers van 1/1/Bj t.e.m. 31/3/Bj.

Q2: een Excelbestand wordt ingelezen met de cijfers van 1/1/Bj t.e.m. 30/6/Bj. 

Q3: een Excelbestand wordt ingelezen met de cijfers van 1/1/Bj t.e.m. 30/9/Bj. 

enz... 

Dus de opgeladen gegevens wordt in principe steeds toegewezen aan de periode waarin het wordt opgeladen. 

* Je kan ook opteren om te wachten tot men de volledige historiek heeft van het boekjaar, en dit dan in 1 stap inlezen in Silverfin: o.b.v. de rapporteringfrequentie en de boekingsdatum- of periode in het bestand, zal Silverfin automatisch de data toewijzen per periode voor heel het boekjaar. Deze stap houdt dan wel in dat je steeds dient te wachten, totdat je de volledige historiek kan inlezen.  

In dit filmpje wordt uitgelegd hoe je gegevens manueel kan opladen in een dossier.