support

Gebruikersrollen

Admin

personeel

externe medewerker

✗ Pulse gebruiker

Dit artikel legt uit hoe je handmatig gegevens kunt uploaden naar een dossier in Silverfin. Dit geldt voor niet-gesynchroniseerde dossiers of situaties waarin handmatige aanpassingen nodig zijn. Volg onderstaande stappen voor een nauwkeurige upload.

Inhoudstafel 

• Manieren om gegevens te uploaden:
• Hoe voer je een handmatige upload uit in 5 stappen?
• Cumulatieve upload (voor periodieke gegevens)

Manieren om gegevens te uploaden:

Je kunt gegevens uploaden in twee situaties:

• Nieuw dossier: Begin met een handmatige upload om je dossier te vullen met financiële data . 
• Nieuwe periode: Als je bestand al gegevens bevat, klik dan op 'Nieuwe periode toevoegen' op de hoofdpagina om gegevens toe te voegen voor een nieuwe periode.

Hoe voer je een handmatige upload uit in 5 stappen?

Stap 1: Bestand uploaden

Klik op de knop 'Bestand uploaden'.

Bestandsvereisten:

• Geaccepteerde bestandstypen zijn:
  • .csv
  • .txt
  • .xaf (versie 3.2)
  • .xls of .xlsx (zonder macro's)
• Het bestand moet kolomkoppen bevatten.
• Elke rij moet ofwel één boekingsregel vertegenwoordigen (als je de volledige geschiedenis wil importeren) of een enkele totaal (bijvoorbeeld als je alleen totaalbedragen wil importeren). Meng beide niet.
• Zorg ervoor dat er geen lege rijen of subtotalen regels zijn.
• Gebruik een punt (.) als duizendtallen scheidingsteken en een komma (,) als decimaal scheidingsteken.
• Data moeten in een geldig Excel datumformaat staan en Year-to-Date (YTD) cijfers vertegenwoordigen.

Voorbeeld:

Onderaan dit artikel vind je:

• Een Excel voorbeeldsjabloon met de aanbevolen minimale gegevens voor uploaden.
• Een Excel voorbeeldsjabloon met gedetailleerde gegevens voor uploaden.

Stap 2: Kolommen selecteren

Koppel je kolommen aan de juiste velden in Silverfin.

Verplichte velden zijn:

• Rekeningnummer: de unieke code voor die bepaalde boekregel (bijv. 100000).
• Rekeningnaam: de naam die bij het rekeningnummer hoort (bijv. Geplaatst Kapitaal).
• Credit/Debet of Saldo (waarde): je kunt ofwel het saldo (waarde) selecteren of beide de debet en credit kolommen.
• Dimensies: vereist voor analytische bestanden.

Aanbevolen velden zijn:

• Boekingsdatum en/of Periode: Hiermee kan de boeking toegewezen worden aan een specifieke periode op basis van de rapportagefrequentie. Als alleen een boekingsdatum is geselecteerd, wijst Silverfin deze automatisch toe aan de juiste periode volgens die datum.
• Rekeningtype: het type dat aan de rekening is gekoppeld. Dit bepaalt of het openingssaldo moet worden overgedragen of in de ingehouden winsten voor het volgende financiële jaar moet worden opgenomen. Gebruik een van de volgende rekentypes: activa, passiva, opbrengst, kosten, eigen vermogen. Zorg ervoor dat je deze exacte termen gebruikt. Elke variatie (bijv. hoofdletters, meervoudsvormen) resulteert in een fout: rekeningtype is niet opgenomen in de lijst.
• Beschrijving: de beschrijving die je aan de boeking wil toewijzen.

Voor niet-essentiële of ongebruikte kolommen:

• Kies ‘Negeer’ om ze over te slaan.
• Kies ‘Andere waarde’ om ze onder een aangepaste naam te uploaden.

Nadat je alle kolommen correct hebt toegewezen, klik op Volgende.

De Silverfin assistant zal je helpen bij het toewijzen van kolomkoppen uit het Excel-bestand aan de juiste velden. 

Stap 3: Controleer gegevens

• Silverfin valideert automatisch je gegevens.
• Als er fouten worden gedetecteerd (bijv. ontbrekende velden of opmaakproblemen), wordt je gevraagd om deze te corrigeren voordat je verdergaat.

Stap 4: Selecteer periodes

Op basis van de rapportagefrequentie ingesteld in Klant bewerken > Periodes-tab, wijst Silverfin de gegevens toe aan een enkele periode of verdeelt deze over meerdere periodes, afhankelijk van de boekingsdata of periodes in Stap 2.

Stap 5: Gegevens kopiëren (Optioneel)

Als dit niet je eerste upload is, word je gevraagd of je details van de vorige periode wilt kopiëren. Deze stap wordt overgeslagen tijdens de eerste gegevens-upload.

Cumulatieve upload (voor periodieke gegevens)

Bij het uploaden van periodieke gegevens (bijv. per kwartaal) moeten de gegevens cumulatief zijn:

Voorbeeld:

• Q1: Bestand bevat gegevens van 01/01/JJJJ tot 31/03/JJJJ
• Q2: Bestand bevat gegevens van 01/01/JJJJ tot 30/06/JJJJ
• Q3: Bestand bevat gegevens van 01/01/JJJJ tot 30/09/JJJJ

Dit zorgt ervoor dat Silverfin de gegevens correct toewijst over de periodes.

Je kunt er ook voor kiezen om te wachten tot het volledige jaar beschikbaar is en alles in één keer uploaden. Silverfin zal de gegevens dan automatisch verdelen op basis van de boekingsdata of periodes en de rapportagefrequentie.

In dit filmpje wordt uitgelegd hoe je gegevens manueel kan opladen in een dossier.