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Les listes de contrôle sont des outils essentiels qui vérifient l'accomplissement de toutes les tâches nécessaires au sein des dossiers client. Cet article fournit un aperçu de la manière dont les listes de contrôle sont créées, attribuées et utilisées pour maintenir la cohérence et l'exactitude dans les workflows.

Table des matières

Informations clés

  • Les listes de contrôle sont créées au niveau du bureau et gérées par les utilisateurs administrateurs. 
  • Compléter les contrôles contribue au pourcentage global d'achèvement du workflow. 
  • Plusieurs listes de contrôle peuvent être appliquées à une période spécifique au sein d'un dossier.

Comment créer une liste de contrôle?

Seuls les utilisateurs admin peuvent créer des listes de contrôle. Pour créer une liste de contrôle, suivez ces étapes:

  1. Allez à la section «Modèles» au niveau du bureau.
  2. Faites défiler jusqu'à la section Listes de contrôle et cliquez sur «Ajouter une liste de contrôle».
  3. Sur le nouvel écran, remplissez les détails :
  • Nom: Choisissez un nom unique pour la liste de contrôle. S'il est déjà utilisé, un message contextuel apparaîtra.
  • Ajout manuel: Si activé, les utilisateurs peuvent ajouter manuellement la liste de contrôle à un workflow.

Comment attribuer des contrôles au sein d'une liste de contrôle?

Les utilisateurs admin peuvent attribuer des contrôles de trois manières:

  • Contrôles général: Ceux-ci apparaissent dans le panneau de communication dans le dossier client et ne sont pas liés à un compte ou une réconciliation spécifique.
  • Contrôles spécifiques à la réconciliation: Attribuez des contrôles à des réconciliations spécifiques pour garantir que les utilisateurs vérifient certaines données financières.
  • Contrôles de compte ou de plage de comptes: Attribuez des contrôles à des comptes spécifiques ou à une plage de comptes.
Lorsqu'un utilisateur admin ajoute de nouveaux contrôles à une liste de contrôle existante, ces contrôles n'apparaissent pas automatiquement dans la liste de contrôle au niveau du dossier.

Comment ajouter une liste de contrôle à un workflow?

Les listes de contrôle doivent être attribuées à un workflow pour être actives. Il existe deux méthodes pour cela:

Méthode 1:  En tant qu'administrateur, ajouter une liste de contrôle à un workflow au niveau du bureau

  • Allez à «Modèles».
  • Ouvrez le workflow souhaité, déroulez jusqu'en bas de la page et cliquez sur «Ajouter une liste de contrôle».
  • Sélectionnez la ou les listes de contrôle que vous souhaitez appliquer à un workflow.
  • Activez Ajout Automatique pour inclure automatiquement la liste de contrôle dans les périodes futures (pas rétroactivement).
Une liste de contrôle ne peut être ajoutée qu'à un workflow non synchronisé avec un marketplace.

Méthode 2 : Ajouter une liste de contrôle à un workflow au niveau d'un dossier

Si l'auto-ajout dans un workflow au niveau du bureau est désactivé, ajoutez manuellement la liste de contrôle au workflow dans la période souhaitée.

  1. Naviguez vers le workflow dans la période spécifique.
  2. Cliquez sur Actions > Ajouter une liste de contrôle.
  3. Les listes de contrôle ajoutées manuellement doivent être ré-ajoutées dans les périodes suivantes.
Au niveau du dossier, la liste de contrôle peut être ajoutée par des administrateurs, contributeurs et des contributeurs externes.


Comment accéder à une liste de contrôle au niveau d'un dossier?

  • Vous pouvez trouver une liste de toutes les listes de contrôle ajoutées à un workflow dans l'écran de travail du workflow.
  • Les contrôles assignés à un compte spécifique (ou une plage de comptes) ou à une réconciliation sont visibles dans l'écran de travail du workflow et sont indiqués par un carré bleu. 
  • Les contrôles général ne sont pas visibles dans l'écran de travail du workflow. Vous devez accéder aux listes de contrôle individuelles dans la barre de navigation pour voir tous les contrôles applicables au workflow.

Qui peut valider les contrôles dans une liste de contrôle?

  • Liste de contrôle ajoutée manuellement: Un utilisateur qui ajoute une liste de contrôle en est par défaut responsable.
  • Liste de contrôle auto-ajoutée: Pas d'assigné par défaut ; la liste de contrôle est assignée à N'importe qui.

Gestion de la liste de contrôle

  • Toute personne ayant accès à un dossier peut assigner des utilisateurs qui doivent effectuer les contrôles.
  • Si vous ajoutez plusieurs personnes à la même liste de contrôle, un contrôle n'est complet que lorsque tout le monde l'a marqué comme terminé. 
  • Lorsque la valeur dans un compte avec un contrôle est modifiée (par exemple, en raison d'une correction), et que le contrôle a été complété, il reviendra à l'état ‘non approuvé’. 
  • Si vous supprimez une personne, toute trace d'audit qu'elle a signée sera également supprimée. 
  • Dans le journal d'audit, il n'y a pas d'information sur qui et quand une personne a été ajoutée ou supprimée d'une liste de contrôle.
  •  Les fonctionnalités de la liste de contrôle ne sont pas accessibles aux utilisateurs de Pulse. 
  • Une liste de contrôle ne peut pas être exportée en PDF ou Excel.

Comment supprimer une liste de contrôle?

Niveau du bureau: Les administrateurs peuvent supprimer la liste de contrôle si elle n'est pas utilisée. Si elle est utilisée, la liste de contrôle doit d'abord être supprimée au niveau du dossier.

Niveau du dossier: La liste de contrôle peut être supprimée par tout utilisateur interne ou contributeur externe ayant accès à un dossier.

Communication dans la liste de contrôle

  • Un utilisateur attribué à une liste de contrôle peut ajouter des commentaires et des pièces jointes. 
  • Lorsqu'un commentaire est ajouté à un élément de la liste de contrôle, une petite ampoule verte apparaîtra dans le panneau de communication à côté de l'élément spécifique où le commentaire a été fait.
  •  Aucune notification n'est envoyée dans la boîte de réception de l'utilisateur lorsqu'une réponse est ajoutée à un contrôle. 
  • Bien qu'il soit impossible de supprimer un commentaire ou une pièce jointe dans une liste de contrôle, les commentaires peuvent être modifiés ou supprimés dans le panneau de communication.

Masterclass sur les listes de contrôles