GebruikersrollenAdminPersoneelExterne medewerker✗ Pulse gebruiker


Checklists zijn essentiële hulpmiddelen die helpen bij het verifiëren van de voltooiing van alle noodzakelijke taken binnen klantdossiers. Dit artikel biedt een overzicht van hoe checklists worden gecreëerd, toegewezen en gebruikt om consistentie en grondigheid in werkstromen te waarborgen.

Inhoudstafel

Belangrijke informatie

  • Checklists worden gecreëerd op kantoorniveau en beheerd door admin gebruikers.
  • Het voltooien van controles draagt bij aan het algemene voltooiingspercentage van de workflow.
  • Meerdere checklists kunnen worden toegepast in een specifieke periode binnen een dossier.

Hoe maak je een checklist aan?

Alleen admin gebruikers kunnen checklists aanmaken. Volg deze stappen om een checklist te maken:

  1. Ga naar de sjablonen-sectie op kantoorniveau.
  2. Scroll naar beneden tot de Checklists-sectie en klik op "Checklist toevoegen".
  3. Vul op het nieuwe scherm de details in:
  • Naam: Kies een unieke naam voor de checklist. Als deze al in gebruik is, verschijnt er een pop-upbericht.
  • Kan manueel worden toegevoegd: Indien ingeschakeld, kunnen gebruikers de checklist handmatig aan een workflow toevoegen.

Hoe wijs je checks toe binnen een checklist?

Admin gebruikers kunnen checks op drie manieren toewijzen:

  • Algemene checks: Deze verschijnen in het communicatiepaneel in het klantdossier en zijn niet gekoppeld aan een specifieke rekening of toelichting.
  • Toelichting-specifieke checks: Wijs controles toe aan specifieke toelichtingen om ervoor te zorgen dat gebruikers specifieke gegevens verifiëren.
  • Rekening-specifieke checks: Wijs checks toe aan specifieke rekeningen of rekeningbereiken.


Wanneer een admin gebruiker nieuwe controles toevoegt aan een bestaande checklist, verschijnen deze controles niet automatisch in de checklist op dossierniveau.


Hoe voeg je een checklist toe aan een workflow?

Checklists moeten aan een workflow worden toegewezen om uitvoerbaar te zijn. Er zijn twee methoden om dit te doen:

Methode 1: Als admin gebruiker, voeg een checklist toe aan een workflow op kantoorniveau

  1. Ga naar "Sjablonen".
  2. Open de gewenste workflow, scroll naar beneden en klik op "Checklist toevoegen".
  3. Selecteer de checklist(s) die je wilt toepassen op een workflow.
  4. Schakel Auto-Add in om de checklist automatisch in toekomstige perioden op te nemen.


Een checklist kan alleen worden toegevoegd aan een workflow die niet is gesynchroniseerd met een marketplace.


Methode 2: Voeg een checklist toe aan een workflow op dossierniveau

Als auto-add in een workflow is uitgeschakeld, voeg de checklist manueel toe aan de workflow in de gewenste periode.

  1. Navigeer naar de workflow binnen de specifieke periode.
  2. Klik op Acties > Checklist toevoegen.
  3. Manueel toegevoegde checklists moeten in de daaropvolgende perioden opnieuw worden toegevoegd.


Op dossierniveau kan een checklist worden toegevoegd door admin gebruikers, interne medewerkers en externe medewerkers.

Hoe krijg je toegang tot een checklist op dossierniveau?

  • Je kunt een lijst vinden van alle checklists die zijn toegevoegd aan een workflow in het workflow-werkscherm.
  • Checks die zijn toegewezen aan een specifieke rekening (of rekeningbereik) of toelichting zijn zichtbaar in het werkscherm van de workflow en worden aangegeven door het blauwe vierkant.
  • Algemene checks zijn niet zichtbaar in het werkscherm van de workflow. Je moet toegang krijgen tot de individuele checklists in de navigatiebalk om alle checks te zien die van toepassing zijn op de workflow.

Wie kan de controles in een checklist aftekenen?

  • Checklist manueel toegevoegd: De gebruiker die een checklist toevoegt is standaard verantwoordelijk.
  • Checklist automatisch toegevoegd: Geen standaard toegekende gebruiker; de checklist is toegewezen aan iedereen.

Het beheren van de checklist

  • Iedereen die toegang heeft tot een dossier kan gebruikers toewijzen die checks moeten voltooien.
  • Als je meerdere personen aan dezelfde checklist toevoegt, is een check pas volledig als iedereen deze heeft gemarkeerd als voltooid.
  • Wanneer de waarde in een rekening met een check wordt gewijzigd (bijvoorbeeld door een correctieboeking), en de check is voltooid, wordt de status teruggezet naar 'niet goedgekeurd'.
  • Als je een persoon verwijdert, worden alle logs in verband met checks die deze persoon heeft ondertekend ook verwijderd.
  • In het controlelogboek is er geen informatie over wie en wanneer een persoon aan een checklist is toegevoegd of ervan is verwijderd.
  • Checklist-functies zijn niet toegankelijk voor Pulse-gebruikers.
  • Een checklist kan niet worden geëxporteerd naar een PDF of Excel.

Hoe verwijder je een checklist?

  • Kantoorniveau: Admins kunnen een checklist verwijderen als deze niet wordt gebruikt. Als deze in gebruik is, moet de checklist eerst op dossierniveau worden verwijderd.
  • Dossierniveau: Een checklist kan worden verwijderd door een interne gebruiker of externe medewerker die toegang heeft tot een dossier.

Communicatie in checklist

  • Een gebruiker die aan een checklist is toegewezen, kan opmerkingen en bijlagen toevoegen.
  • Wanneer een opmerking aan een checklist-item wordt toegevoegd, verschijnt er een kleine groene lamp in het communicatiepaneel naast het specifieke item waar de opmerking is gemaakt.
  • Er wordt geen melding naar de inbox van de gebruiker gestuurd wanneer er een opmerking aan een check wordt toegevoegd.
  • Hoewel het niet mogelijk is om een opmerking of bijlage binnen een checklist te verwijderen, kunnen opmerkingen in het communicatiepaneel worden gewijzigd of verwijderd.