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Le verrouillage des modifications de mapping est une fonction cruciale qui garantit la cohérence et l'exactitude des données financières sur différentes périodes de reporting. Cet article explique comment fonctionne le verrouillage du mapping, comment le déverrouiller si nécessaire et quelles peuvent être les conséquences d'un déverrouillage.

Table des matières

Comment fonctionne le verrouillage du mapping ?

  • Afin de préserver l'historique des données financières, le mapping est lié à des périodes spécifiques. Lorsqu'une période est verrouillée pour la première fois, le mapping correspondant est également verrouillé.
  • Même si la période est déverrouillée ultérieurement, le mapping reste verrouillé jusqu'à ce que vous le déverrouilliez explicitement.

Comment déverrouiller un mapping ?

Si vous devez ajuster le mapping dans une période verrouillée, suivez ces étapes :

  1. Déverrouillez la période concernée.
  2. Si la période est verrouillée de manière permanente, contactez votre administrateur pour la déverrouiller.
  3. Une fois la période déverrouillée, un message s'affichera indiquant que le mapping est toujours verrouillé.

Pour mettre à jour le mapping verrouillé :

  • Allez sur le bouton Actions.
  • Choisissez Déverrouiller le mapping de cette période.
  • Le système mettra à jour le mapping vers la version la plus récente.

Avertissement : Lors du déverrouillage du mapping, un avertissement apparaîtra pour s'assurer que vous comprenez les conséquences possibles. Le mapping sera alors mis à jour, et les comptes de la période sélectionnée peuvent changer en fonction du nouveau mapping. Il est recommandé de vérifier vos flux de travail (workflows) et d'apporter les ajustements nécessaires pour garantir l'exactitude des données.

Alternative au déverrouillage du mapping

Si vous ne souhaitez pas mettre à jour le mapping, vous pouvez comptabiliser une écriture de correction dans la période déverrouillée. Cela vous permet de déplacer ou d'ajuster des soldes sans modifier le mapping verrouillé.

Conséquences pour les chiffres comparatifs dans les modèles

Les données financières comparatives (par exemple, d'une année sur l'autre) sont extraites du mapping de l'année précédente. Si le mapping de la période actuelle a changé, mais que celui de la période précédente reste verrouillé, les données comparatives resteront inchangées. Pour mettre à jour les informations comparatives, suivez le processus de déverrouillage décrit ci-dessus.

Le mapping change-t-il dans la période verrouillée ?

Lorsqu'un mapping est mis à jour dans une période ouverte, les dossiers de travail des périodes verrouillées afficheront le nouveau mapping. Pourquoi cela arrive-t-il ?

  • Lorsqu'un nouveau mapping est appliqué, le système prend une "photo" (instantané) de la manière dont les comptes étaient mappés à ce moment-là. Le mapping est ensuite mis à jour pour toutes les périodes, mais l'instantané est conservé pour référence.
  • Cet instantané est utilisé dans les modèles pour comparer le mapping actuel et le précédent.
  • Cependant, au niveau du dossier de travail et des rapports, le mapping d'origine n'est pas conservé. Par conséquent, les périodes verrouillées peuvent afficher le mapping mis à jour lorsque des modifications ont été effectuées dans les périodes ouvertes.

Peut-on voir comment un compte était mappé avant le nouveau mapping ?

Oui. Dans les périodes verrouillées, vous pouvez voir comment le compte était mappé avant le changement. Cette information historique du mapping est visible aussi bien dans le workflow que sur les comptes eux-mêmes, vous permettant ainsi de suivre les modifications.

Au niveau du compte :

Au niveau du workflow :

Le verrouillage du mapping est une fonction essentielle pour garantir la cohérence des données financières. Il est toutefois important d'être conscient des limitations lors de la modification du mapping dans les périodes ouvertes. En comprenant bien les conséquences du déverrouillage, vous assurez un reporting financier précis sur l'ensemble des périodes.