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Le workflow Documents légaux vous permet de préparer dans Silverfin les documents légaux d’une société. Les documents sont liés aux données du dossier et sont mis à jour sur la base des modèles disponibles les plus récents. Dans cet article, vous découvrirez comment activer le workflow, dans quel ordre le compléter et où trouver les principaux paramètres.

Table des matières 

• Activer le workflow
• Dans quel ordre compléter le workflow ?
• Paramètres Procès Verbal
• Actionnaires/Associés & Organe d’administration/Gérants
• Procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration/du ou des gérants
• Procès-verbal de l’assemblée générale
• Rapport annuel
• Rapports spécifiques
• Configuration au niveau du bureau

Activer le workflow

Commencez par activer le module BE Legal documents (NEW) via la Marketplace.

Pour plus d’informations, consultez l’article Comment utiliser la Marketplace ?

Le workflow contient notamment :

• Paramètres
• Actionnaires/Associés & Organe d’administration/Gérants
• Procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration/du ou des gérants
• Procès-verbal de l’assemblée générale
• Rapport annuel
• Nomination de l’administrateur délégué
• Rapports relatifs à la procédure de la sonnette d’alarme
• Procès-verbal du report de l’assemblée générale

Bon à savoir : le workflow est lié à une période, prend en charge plusieurs langues et peut récupérer des données d’autres workflows, tels que les Comptes annuels, l’Impôt des sociétés et le Dossier de travail. Les données peuvent également être copiées vers une période suivante.

Dans quel ordre compléter le workflow ?

Nous vous recommandons de compléter le workflow dans l’ordre suivant.

Paramètres Procès Verbal

Commencez toujours par Paramètres. Les choix effectués ici déterminent quelles informations apparaîtront ensuite dans les différents rapports.

En haut de la page, vous trouverez un aperçu vous permettant d’accéder directement aux différentes sections.

Langue des rapports

Vous déterminez ici la langue dans laquelle les rapports seront préparés.

Ce paramètre ne modifie pas la langue de l’explication Paramètres elle-même, mais bien celle des rapports générés.

Vous pouvez par exemple préparer un rapport en néerlandais, puis passer au français sans perdre les textes néerlandais.

Date de l’assemblée générale

Vous déterminez ici la date à laquelle l’assemblée générale aura lieu.

Vous pouvez utiliser :

• une date effective ;
• une assemblée générale reportée ;
• une date fixe annuelle.

Lorsque la date prévue tombe un dimanche ou un jour férié, vous pouvez choisir le jour ouvrable suivant ou un jour spécifique de la semaine. Lorsque vous choisissez une option basée sur les jours ouvrables, Silverfin tient compte des week-ends et des jours fériés belges.

Points à l’ordre du jour

Dans les paramètres, vous déterminez quels points seront traités lors de l’assemblée générale.

Vous sélectionnez un point à l’ordre du jour par ligne.

L’ordre des points à l’ordre du jour peut également être adapté au niveau du bureau.

Pour plus d’informations, consultez l’article Comment modifier l’ordre des points à l’ordre du jour dans les Documents légaux ?

Procédure de la sonnette d’alarme

Lorsque la procédure de la sonnette d’alarme est applicable, vous pouvez indiquer si elle sera traitée :

• lors de l’assemblée générale ordinaire ; ou
• lors d’une assemblée générale extraordinaire.

Les chiffres disponibles sont récupérés depuis le Dossier de travail. Vous pouvez également consulter les comptes qui composent le total.

Vous pouvez en outre indiquer si la réunion se déroule par écrit, électroniquement ou de manière classique.

Actionnaires/Associés & Organe d’administration/Gérants

Vous gérez ici le registre des personnes du client.

Vous complétez notamment :

• les administrateurs et gérants ;
• les actionnaires et associés ;
• la détention des actions ;
• les rôles pendant la réunion ;
• les représentants permanents de personnes morales.

Les données peuvent être saisies manuellement ou, si disponible, récupérées via une synchronisation administrative.

Actions en indivision

Pour les actions en indivision, créez une personne distincte.

Si Robrecht et Tim détiennent par exemple ensemble 100 actions en indivision, créez une seule personne, par exemple Robrecht & Tim, à laquelle vous attribuez les 100 actions.

Date d’achat et de vente

Vous pouvez enregistrer une date d’achat et de vente pour chaque actionnaire.

Lorsque toutes les actions ont été vendues, la personne n’apparaît plus comme actionnaire actuel dans les nouvelles périodes.

Rôles pendant la réunion

Pour chaque personne, vous pouvez indiquer si elle agit en tant que :

• président ;
• secrétaire ;
• scrutateur.

Lorsque vous ajoutez une personne morale, le numéro d’entreprise est contrôlé et vous pouvez également compléter le représentant permanent.

Procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration/du ou des gérants

Vous complétez ici les informations supplémentaires relatives aux points à l’ordre du jour de l’organe d’administration.

Lorsque le modèle de calcul des intérêts du compte courant est marqué d’une étoile, les pourcentages concernés peuvent être repris automatiquement dans le rapport.

Procès-verbal de l’assemblée générale

Vous préparez ici le contenu de l’assemblée générale ordinaire.

Rémunérations

Pour les administrateurs, vous pouvez associer la rémunération correspondante à l’aide d’un hashtag (#).

Vous pouvez également :

• sélectionner un associé actif ;
• ajouter manuellement une rémunération sous Autres ;
• adapter le texte standard ;
• associer les informations du compte courant et les intérêts.

Affectation du résultat et dividendes

Vous trouverez ici un aperçu de l’affectation du résultat et, le cas échéant, de la distribution de dividendes.

Lorsqu’un dividende intercalaire a été indiqué, une ligne supplémentaire apparaît.

Double test

Lorsque le double test a déjà été effectué et repris précédemment dans les documents, vous pouvez déterminer si ces informations doivent apparaître à nouveau dans le rapport.

Votes

Pour les votes, vous pouvez enregistrer séparément :

• les votes pour ;
• les votes contre ;
• les abstentions.

Le texte du procès-verbal s’adapte automatiquement aux données saisies.

Signatures

En bas de la page, vous trouverez un aperçu de l’organe d’administration et des actionnaires.

Vous pouvez choisir de ne pas afficher l’organe d’administration dans la liste des signatures.

Rapport annuel

Le Rapport annuel contient un aperçu des principaux chiffres de la société, adapté au modèle sélectionné.

Cliquez sur un chiffre affiché en bleu pour consulter le détail sous-jacent.

La date affichée en bas du rapport annuel suit par défaut la date du rapport de l’organe d’administration.

Rapports spécifiques

Selon le dossier, des rapports supplémentaires peuvent être nécessaires.

Nomination de l’administrateur délégué

Utilisez cette explication lorsqu’un administrateur délégué démissionne ou est (re)nommé.

Vous pouvez indiquer si l’administrateur est nommé pour :

• la totalité de la gestion journalière ;
• l’intégralité du pouvoir de représentation externe ;
• les deux.

Procédure de la sonnette d’alarme

Lorsque la procédure de la sonnette d’alarme est applicable, vous pouvez utiliser :

• Rapport spécial de l’organe d’administration - procédure de la sonnette d’alarme
• Procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire - procédure de la sonnette d’alarme

Report de l’assemblée générale

Lorsque l’assemblée générale est reportée, utilisez Procès-verbal du report de l’assemblée générale.

Configuration au niveau du bureau

Certains paramètres peuvent être configurés de manière centralisée au niveau du bureau, notamment :

• la langue par défaut des rapports ;
• le type et le nom du comptable ;
• l’ordre des points à l’ordre du jour.

Pour modifier l’ordre des points à l’ordre du jour, consultez Comment modifier l’ordre des points à l’ordre du jour dans les Documents légaux ?