Gebruikersrollen AdminPersoneel ✗Externe medewerker ✗Pulse gebruiker 

Met de workflow Wettelijke Verslaggeving maak je in Silverfin de wettelijke verslagen van een vennootschap op. De verslagen zijn gekoppeld aan de gegevens in het dossier en worden bijgewerkt volgens de meest recente beschikbare templates. In dit artikel lees je hoe je de workflow activeert, in welke volgorde je ze best invult en waar je de belangrijkste instellingen vindt.

Inhoudstafel 

De workflow activeren

Activeer eerst de module BE Legal documents (NEW) via de Marketplace.

Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe gebruik ik de Marketplace?

De workflow bevat onder andere:

  • Instellingen
  • Aandeelhouders/Vennoten & Bestuursorgaan/Zaakvoerders
  • Notulen van de vergadering van het bestuursorgaan/de zaakvoerder(s)
  • Notulen van de algemene vergadering
  • Jaarverslag
  • Aanstelling gedelegeerd bestuurder
  • Verslagen voor de alarmbelprocedure
  • Notulen uitstel algemene vergadering
Goed om te weten: de workflow is periodegebonden, ondersteunt meerdere talen en kan gegevens ophalen uit andere workflows zoals de Jaarrekening, Vennootschapsbelasting en het Werkdossier. Gegevens kunnen ook naar een volgende periode worden gekopieerd.

In welke volgorde vul ik de workflow in?

Werk de workflow bij voorkeur in onderstaande volgorde af.

StapWat doe je hier?
1. InstellingenTaal, datum van de algemene vergadering, agendapunten en algemene instellingen bepalen
2. PersonenregisterBestuurders, aandeelhouders, aandelen en rollen invullen
3. BestuursorgaanInformatie voor de vergadering van het bestuursorgaan aanvullen
4. Algemene vergaderingResultaatsbestemming, dividenden, bezoldigingen en stemmingen aanvullen
5. JaarverslagKerncijfers en datum controleren
6. Specifieke verslagenAlleen invullen indien van toepassing, bijvoorbeeld bij een alarmbelprocedure of uitstel van de algemene vergadering

Instellingen

Start altijd in Instellingen. De keuzes die je hier maakt bepalen welke informatie later in de verschillende verslagen verschijnt.

Bovenaan de pagina vind je een overzicht waarmee je rechtstreeks naar de verschillende secties kan navigeren.

Taal van de verslagen

Hier bepaal je in welke taal de verslagen worden opgesteld.

Deze instelling wijzigt niet de taal van de toelichting Instellingen zelf, maar wel die van de gegenereerde verslagen.

Je kan bijvoorbeeld eerst een verslag voorbereiden in het Nederlands en later overschakelen naar het Frans zonder de Nederlandse teksten te verliezen.

Datum van de algemene vergadering

Hier bepaal je wanneer de algemene vergadering plaatsvindt.

Je kan werken met:

  • een effectieve datum;
  • een uitgestelde algemene vergadering;
  • een jaarlijks terugkerende vaste datum.

Wanneer de voorziene datum op een zondag of feestdag valt, kan je kiezen voor de eerstvolgende werkdag of een specifieke dag van de week. Bij de werkdagopties houdt Silverfin rekening met weekends en Belgische feestdagen.

Agendapunten

In de instellingen bepaal je welke agendapunten op de algemene vergadering worden behandeld.

Per regel selecteer je een agendapunt.

De volgorde van de agendapunten kan ook op kantoorniveau worden aangepast.

Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe pas ik de volgorde van de agendapunten in de Wettelijke Verslaggeving aan?

Alarmbelprocedure

Wanneer de alarmbelprocedure van toepassing is, kan je aangeven of deze wordt behandeld tijdens:

  • de gewone algemene vergadering; of
  • een bijzondere algemene vergadering.

De beschikbare cijfers worden opgehaald uit het Werkdossier. Je kan ook bekijken uit welke rekeningen het totaal is opgebouwd.

Daarnaast kan je aangeven of de vergadering schriftelijk, elektronisch of op de klassieke manier plaatsvindt.

Aandeelhouders/Vennoten & Bestuursorgaan/Zaakvoerders

Hier beheer je het personenregister van de klant.

Je vult onder andere in:

  • bestuurders en zaakvoerders;
  • aandeelhouders en vennoten;
  • aandelenbezit;
  • rollen tijdens de vergadering;
  • vaste vertegenwoordigers van rechtspersonen.

Gegevens kunnen manueel worden ingevuld of, indien beschikbaar, via een administratieve sync worden opgehaald.

Aandelen in onverdeeldheid

Voor aandelen in onverdeeldheid maak je een afzonderlijke persoon aan.

Hebben bijvoorbeeld Robrecht en Tim samen 100 aandelen in onverdeeldheid, dan maak je één persoon aan, bijvoorbeeld Robrecht & Tim, waaraan je de 100 aandelen koppelt.

Aankoop- en verkoopdatum

Per aandeelhouder kan je een aankoop- en verkoopdatum registreren.

Wanneer alle aandelen verkocht zijn, wordt de persoon in nieuwe periodes niet langer als actuele aandeelhouder weergegeven.

Rollen tijdens de vergadering

Per persoon kan je aangeven of die optreedt als:

  • voorzitter;
  • secretaris;
  • stemopnemer.

Wanneer je een rechtspersoon toevoegt, wordt het ondernemingsnummer gecontroleerd en kan je ook de vaste vertegenwoordiger invullen.

Notulen van de vergadering van het bestuursorgaan/de zaakvoerder(s)

Hier vul je bijkomende informatie in voor de agendapunten van het bestuursorgaan.

Wanneer de template voor de R/C-intrestberekening een ster heeft, kunnen de relevante percentages automatisch in het verslag worden opgenomen.

Notulen van de algemene vergadering

Hier bereid je de inhoud van de gewone algemene vergadering verder voor.

Bezoldigingen

Voor bestuurders kan je via een hashtag (#) de bijhorende vergoeding koppelen.

Je kan ook:

  • een werkende vennoot selecteren;
  • onder Overige manueel een vergoeding toevoegen;
  • de standaardtekst aanpassen;
  • informatie uit de rekening-courant en interesten koppelen.

Bestemming van het resultaat en dividenden

Hier vind je een overzicht van de bestemming van het resultaat en, indien van toepassing, de dividenduitkering.

Wanneer een tussentijds dividend werd aangeduid, verschijnt hiervoor een bijkomende regel.

Dubbele test

Wanneer de dubbele test al eerder werd uitgevoerd en opgenomen in de verslaggeving, kan je bepalen of de informatie opnieuw in het verslag moet verschijnen.

Stemmingen

Bij stemmingen kan je afzonderlijk registreren:

  • stemmen voor;
  • stemmen tegen;
  • onthoudingen.

De tekst van de notulen past zich automatisch aan op basis van de ingevulde gegevens.

Ondertekening

Onderaan vind je een overzicht van het bestuursorgaan en de aandeelhouders.

Je kan ervoor kiezen om het bestuursorgaan niet in de ondertekeningslijst weer te geven.

Jaarverslag

Het Jaarverslag bevat een overzicht van de belangrijkste cijfers van de onderneming, aangepast aan het geselecteerde model.

Klik op een blauw cijfer om de onderliggende detaillering te bekijken.

De datum onderaan het jaarverslag volgt standaard de datum van het bestuursverslag.

Specifieke verslagen

Afhankelijk van het dossier kunnen bijkomende verslagen nodig zijn.

Aanstelling gedelegeerd bestuurder

Gebruik deze toelichting wanneer een gedelegeerd bestuurder ontslag neemt of wordt (her)benoemd.

Je kan aangeven of de bestuurder wordt benoemd voor:

  • het volledige dagelijkse bestuur;
  • de volledige externe vertegenwoordigingsbevoegdheid;
  • beide.

Alarmbelprocedure

Wanneer de alarmbelprocedure van toepassing is, kan je gebruikmaken van:

  • Bijzonder verslag van het bestuursorgaan - alarmbelprocedure
  • Notulen van de bijzondere algemene vergadering - alarmbelprocedure

Uitstel van de algemene vergadering

Wanneer de algemene vergadering wordt uitgesteld, gebruik je Notulen uitstel algemene vergadering.

Configuratie op kantoorniveau

Een aantal instellingen kan centraal op kantoorniveau worden geconfigureerd, waaronder:

  • de standaardtaal van de verslagen;
  • het type en de naam van de accountant;
  • de volgorde van de agendapunten.

Voor het aanpassen van de volgorde van de agendapunten, zie Hoe pas ik de volgorde van de agendapunten in de Wettelijke Verslaggeving aan?