Dankzij de OK!Sign-integratie kunnen de Silverfin gebruikers hun documenten digitaal laten ondertekenen.
Eens het document door alle betrokken partijen ondertekend is, zal het zichtbaar zijn zowel in het OK!Sign-dashboard als in het Silverfin dossier.
Hieronder vind je een overzicht voor het installeren van de integratie met OK!Sign, samen met een korte uitleg hoe je deze functie in jouw Silverfin omgeving kan gebruiken.
Installatie
Om de OK!Sign-integratie te gebruiken heb je eerst een OK!Sign-account nodig. Alle informatie voor de registratie vind je terug op de OK!Sign-website.
Eens je beschikt over een OK!Sign-account en je bent ingelogd op je OK!Sign-dashboard vind je de Silverfin link in het ‘Apps’ menu:
Hier kan je de link met Silverfin activeren en zal er jou gevraagd worden om in te loggen op het Silverfin platform om je goedkeuring te geven voor de applicatie.
Eens je de goedkeuring gegeven hebt voor de applicatie, zou je klaar moeten zijn om OK!Sign te gebruiken met Silverfin.
Hoe gebruik je OK!Sign binnen Silverfin
Dankzij de OK!Sign-integratie zal je Silverfin tekstdocumenten kunnen versturen om deze door de verschillende partijen van je document digitaal te laten tekenen. Deze standaard tekst sjablonen binnen Silverfin beschikken reeds over een ingebouwde functie waardoor te ondertekenen velden overgezet worden naar OK!Sign. Deze te ondertekenen velden bevatten reeds bepaalde informatie betreffende de ondertekenaar, zoals: naam, e-mail en GSM. Hierdoor kan OK!Sign een aantal verplichte velden automatisch invullen zonder jou hier opnieuw naar te moeten vragen.
Om zeker te zijn dat al deze informatie correct ingevuld wordt, moet deze zeker beschikbaar zijn in het dossier. Er moet een tekstsjabloon aanwezig zijn in de documenten met als naam ‘Bedrijfsparameters’ dat de lijst bevat van de directeurs en de aandeelhouders van dit specifiek bedrijf. Indien deze informatie voorhanden is en een mailadres en telefoonnummer zijn ingevuld dan zullen deze gegevens toegevoegd worden aan de informatie van de ondertekenaar die OK!Sign gebruikt om het ondertekeningsproces correct op te starten.
Eens je hebt nagekeken dat de app geregistreerd is en dat de gegevens van de verschillende partijen correct zijn ingevuld, kan je de ondertekeningsaanvraag opstarten. Momenteel kunnen enkel tekstdocumenten gebruikt worden om de aanvraag op te starten:
In het menu ‘Acties’, zal je een nieuwe actie zien, genaamd ‘OK!Sign’ die de aanvraag opstart.
Via deze actie kom je terecht bij de OK!Sign website waar je huidige document opgeladen zal worden samen met de verschillende ondertekenaars voorzien in het document.
Hier kan je de aanvraag afronden door over de verschillende velden te gaan en te verzekeren dat deze zich op de correcte posities bevinden binnen het document zelf. Eens de aanvraag is uitgevoerd, kan je het document opslaan en de aanvraag afwerken.
Om de opvolging van je document te kunnen doen, vind je in het Silverfin dossier een nieuwe opmerking die aangeeft dat het ondertekeningsproces opgestart is.
Deze boodschap zal worden geüpdatet zodra één van de ondertekenaars het document zal ondertekend hebben.
Zodra alle partijen je document ondertekend zullen hebben, zal je in de loop van de boodschappen een bijlage vinden met pdf-versie:
Deze beëindigt de aanvraag en zorgt ervoor dat je het document hier of binnen het OK!Sign-dashboard kan downloaden.