Als gebruiker kan je een periode vergrendelen in Silverfin zodra je deze hebt afgewerkt. 

Hoe vergrendel ik een periode?

In het dossier overzicht, klik op 'Acties' en dan op 'Vergrendel':

Hoe ontgrendel ik een periode?

Dit kan je ook doen in het dossier overzicht:

Wat doet dit niet? 

Dit stopt de synchronisatie niet. Als er wijzigingen worden aangebracht in het onderliggende boekhoudsysteem, zullen gegevens nog steeds doorlopen naar de geblokkeerde periode.Dit is bewust, aangezien je nog steeds op de hoogte moet worden gebracht wanneer gegevens zijn gewijzigd en je workflow onvolledig is.

Wat doet dit precies? 

1) Het vergrendelt de versie van de toelichting die in gebruik is.

Hierdoor wordt voorkomen dat updates doorstromen naar toelichtingen en rekeningsjablonen binnen de vergrendelde periode. Hoewel updates er niet voor zorgen dat uw werkdocumenten niet meer met elkaar in overeenstemming zijn (maak je geen zorgen!), creëert de update misschien een paar extra velden en zijn deze nu niet compleet in de voorgaande periode.

2) Het vergrendelt aanpassingen van de toelichtingen.

Dit betekent dat de gegevens die vóór het vergrendelen in de sjabloon zijn ingevoerd, niet kunnen worden gewijzigd (tenzij de sjabloon is ontgrendeld).

3) Het vergrendelt de toegepaste mapping.

Dit betekent dat de mapping die vóór het vergrendelen van toepassing was, blijft gebruikt worden in de workflow en templates. Wanneer je een periode opnieuw ontgrendelt, blijft de toegepaste mapping vergrendeld. Je hebt de mogelijkheid om ook de mapping opnieuw te ontgrendelen wanneer je wilt dat wijzigingen in de mapping van een bepaalde periode worden weergegeven. Als veiligheidsmaatregel is dit echter een aparte actie.

Goed om te weten: Het vergrendelen en ontgrendelen van een periode zijn acties die in de Auditlog worden geregistreerd en kunnen dus dienen als middel voor controle. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een dossier is verplaatst van 100% compleet toen je het voor het laatst gebruikte, naar plotseling 85% compleet. Was dit het gevolg van gebruikersactie of bijgewerkte gegevens die door de synchronisatie kwamen ... controleer het logboek en kom er snel achter!

Hoe kan je dit best gebruiken?

1) Een gebruiker heeft een periode voltooid in Silverfin (de workflow staat op 100%).

2) Een manager en/of partner beoordeelt het werk in Silverfin en vergrendelt de periode. Permanent vergrendelen zorgt ervoor dat enkel een admin gebruiker dit terug kan ontgrendelen.

3) Aan het begin van de volgende periode (maand / kwartaal / jaar) controleert de gebruiker als eerste aanspreekpunt de laatste periode om te zien of het voltooiingspercentage is gedaald. Als het is afgenomen tot minder dan 100%, kan de gebruiker de hoofdoorzaak hiervan onderzoeken door de Audit log te controleren.Let op: het bovenstaande dient als voorbeeld. Je kunt een periode vergrendelen / ontgrendelen wanneer dat nodig is, in overeenstemming met de interne processen van je bedrijf.