Onder de noemer "communicatie" vallen de notities en to do's in Silverfin. Dit kunnen jullie voor eigen opvolging noteren, maar kan ook gebruikt worden om effectief te communiceren met collega's of klanten.
Hoe een notitie of to do maken?
Er zijn twee manieren om een notitie of een to do te maken.
1° De eerste manier is aan de rechterkant van eender welke pagina in een Silverfin-dossier. Je hoeft er enkel met je muis over te gaan om het te openen. Je kan het ook vastpinnen om het open te houden door op de duimspijker te klikken.
2° Een tweede manier is in een veld van een template zelf. Daar kan je op het "tekstballonnetje" klikken om een bericht te starten.
Binnen de "pop-up" kan je notities en to-do's toevoegen.
- Notitie: een gebruiker heeft de mogelijkheid om een opmerking te schrijven of een conversatie te starten.
- To-do: een gebruiker kan een bepaalde actie vermelden dat moet in orde gebracht worden. Dit heeft een impact op het percentage van de workflow.
Kies of je een notitie of een to-do wilt toevoegen, en of je dit enkel in de huidige periode wilt zien, of in alle periodes. Je typt de gewenste tekst en kan er eventueel nog een bijlage aan toevoegen.
Als je een notitie of to do hebt toegevoegd via de tweede manier dan herken je aan welk veld een notitie of to-do is toegevoegd via het blauwe cirkeltje:
Als je op het cirkeltje klikt, word je naar het bericht gestuurd.
Medewerkers of klanten in een notitie of to-do vermelden
- Je kan een medewerker of klant betrekken wanneer je Silverfin gebruikt. Om dit te doen, kan je deze persoon vermelden. Dit doe je door @ te typen in de notitie of to-do. Zodra je dit doet, zal je een lijst zien met alle medewerkers die toegang hebben tot het dossier. Klik op de gewenste persoon en sla het bericht op.
- Als je een Pulse gebruiker vermeldt, zal deze dit zien zodra hij/zij inlogt in Silverfin. Op deze manier zal de Pulse gebruiker toegang hebben tot de rekening of toelichting waarin hij/zij vermeld werd.
- Als je @internal (=alle personen die het dossier volgen) of @external (=alle Pulse gebruikers) gebruikt, kan je communiceren met alle interne of externe gebruikers tegelijk.
- Als je het belletje aanklikt bij een notitie of to-do, zal je een melding krijgen telkens hier iets voor gebeurt. Met de duimspijker kan je het vastpinnen.
Let op! Zolang je met de @ niet de Pulse gebruiker selecteert of geen @ external gebruikt zal de klant de berichten NOOIT te zien krijgen. Je kan interne en externe communicatie dus perfect gescheiden houden.
Waar kan u de communicatie raadplegen?
De gemaakte notities en to do's komen in de rechterbalk te staan. Daar worden in een derde categorie ook de checks vermeld.
Daar kan je controleren welke voltooide en onvoltooide checks er betrekking hebben op die bepaalde pagina en ze eventueel afvinken. Je kan op deze manier geen checks toevoegen. Hiervoor moet je de checklist zelf bewerken. Voor meer informatie, ga naar ons artikelen over checklists.
Naast de rechterbalk kan je via de startpagina van het dossier ook naar "alle communicatie" van het dossier gaan. Daar krijg je een overzicht van de notities en to-do's in het dossier:
Notificaties
Als een gebruiker betrokken wordt bij een bepaalde notitie of to-do, of een klant reageert hierop, zal deze telkens een melding krijgen in zijn inbox.
Als een gebruiker een bericht de dag zelf niet leest, dan zal hij de dag nadien één samenvattende mail krijgen met de ongelezen meldingen.
Voor meer informatie, zie deze Masterclass: