In dit artikel wordt een overzicht gegeven van welke gegevens je kan raadplegen via het billing portal. We overlopen de verschillende onderdelen van je factuur en hoe deze worden berekend.
De billing users - gebruikers die toegang hebben gekregen tot de facturen van het bedrijf, zullen deze tab zien staan in Silverfin:
Billing users zijn niet noodzakelijk admin gebruikers. Tijdens het onboarding proces wordt met je CSM besproken welke gebruikers toegang krijgen tot de facturen en welke niet. Indien je hier vragen over hebt kan je best rechtstreeks met je CSM contact opnemen.
Als je naar het billing portal gaat, zie je bijvoorbeeld het volgende scherm:
Als je doorklikt op het factuurnummer, dan kom je in het billing portal terecht:
Via ‘details weergeven’ kan je de onderliggende berekening van de verschillende onderdelen zien.
Data Hub
Je bent een bepaalde hub-licentie overeengekomen. Dat betekent dat je een "potje" hebt ter waarde van dit bedrag die je kunt vullen door dossiers aan te maken. Afhankelijk van of je een dossier aanmaakt met een jaar-, kwartaal-, of maand frequentie, wordt de pot gevuld: je betaalt meer voor een maandelijks dossier, omdat Silverfin in deze maandelijkse dossiers meer toegevoegde waarde biedt dan wanneer je kiest voor een kwartaal- of jaardossier. (Bijvoorbeeld: je kunt gerichter en sneller rapporteren aan jouw klant). Door dossiers te archiveren, maak je ruimte in jouw licentie en kan je nieuwe dossiers toevoegen. Let op: de renewal factuur wordt altijd één maand voor de vernieuwingsdatum van je licentie verstuurd.
Als je denkt dat je dit bedrag in de toekomst zult overschrijden, kan dit altijd met ons sales team bespreken, want als je het bedrag overschrijdt zonder de licentie aan te passen, afhankelijk van je contract wordt je een penalty van 10% extra per bestand aangerekend. Deze penalty kan je voorkomen door een inschatting te maken van jouw verwachte groei, laat het ons weten en wij kunnen de licentie laten meegroeien met jouw groei.
Het detail van het totale verbruik kan gevonden worden onderaan het overzicht. Dit is het verbruik op de cycle date. De cycle date is de datum waarop het contract voor de licentie is ingegaan. Dit hoeft niet op het begin van een jaar of kwartaal te zijn. In het geval van dit voorbeeld is de cycle date 26/06, omdat op die dag het contract getekend werd.
We rekenen het verschil aan tussen totaal verbruik en wat er al werd betaald doorheen het jaar (contract + eventueel meerverbruik). Dit rekenen we pro rata aan voor de rest van het jaar.
Content Product
Detail van het totale verbruik kan gevonden worden in het overzicht per product. Dit is het verbruik op de cycle date.
Eens een product, bijvoorbeeld een workflow, is geactiveerd in een dossier, wordt dit aangerekend voor het hele jaar. Het product archiveren maakt geen extra plaats in je licentie; dit in tegenstelling tot de Hub-licentie.
Dit komt doordat je content products meestal nodig hebt op een specifiek moment in het jaar.
We rekenen het verschil aan tussen totaal verbruik en wat er al werd betaald doorheen het jaar (contract + eventueel meerverbruik). Dit rekenen we voor de volledige prijs aan voor de rest van de cyclus voor dit product. Er wordt ook een penalty van 10% aangerekend voor het meerverbruik.
De verschillende workflows worden aangerekend op basis van in hoeveel dossiers deze aanwezig zijn tijdens de cyclus.
De meerverbruikfactuur ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:
Connectors
On-premise syncs
Dit zijn synchronisaties met je boekhoudpakket of administratiepakket die op je server staan. Dit wordt aangerekend omdat hiervoor een installatie moet gebeuren en onderhouden worden.
Online syncs staan op de cloud, dus deze informatie is vrij beschikbaar en daarom is een verbinding gratis.
Connectors worden aangerekend op jaarbasis en volgen de cyclus van de Hub-licentie.
Op het billing portal kan je zien over welke syncs het precies gaat.
Externe gebruikers
Je kan bijvoorbeeld een externe boekhouder of een auditor volledige toegang geven tot een dossier door ze toe te voegen als externe gebruiker. Dit is anders dan een Pulse-gebruiker, wat gratis is. Externe medewerkers kan je meer zien als een sub-licentie die je aan een externe persoon kan geven.
Dit wordt jaarlijks gefactureerd volgens de cyclus van de Hub-licentie. Nieuwe externe medewerkers worden ook pro-rata aangerekend.
Dit is uniek gebruik. Er wordt, per gebruiker, per dossier aangerekend.
Je kan hiervoor een licentie aangaan op kwartaal- of jaarbasis.
Het verbruik en het meerverbruik kan je ook raadplegen op de billing portal.
Contractaanpassing
Als je telkens meerverbruik hebt, is het misschien interessanter om een contractaanpassing te doen, aangezien er een 10% penalty wordt aangerekend bij meerverbruik. Hoe gaat dat precies in zijn werk?
Hub-licentie:
De startdatum van de licentie blijft behouden en extra toegevoegde dossiers worden pro-rata aangerekend.
Dit is een voorbeeld van een licentiewijziging:
Content product:
Bij een aanpassing van het contract voor content product verschuift de startdatum van de licentie naar de nieuwe contractdatum. Voor een overlappende periode wordt er een creditnota uitgeschreven.
Dit ziet er in de billing portal als volgt uit:
Een factuur ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:
Tips & tricks:
- Archiveer tijdig dossiers die je niet meer nodig hebt, om ruimte te maken in je Hub-licentie
- 1 maand voor het einde van je cyclus wordt een foto van jouw omgeving genomen voor de facturatie
- Een overzicht van alle actieve dossiers kan je downloaden in je omgeving
- Een overzicht van alle actieve + alle gearchiveerde dossiers kan je downloaden bij het dossierverbruik (gelinkt aan je factuur) Je kan dit hier downloaden:
- Onderaan de factuur in PDF kan je steeds alle individuele prijzen terugvinden