Rôles des utilisateursAdministrateurCollaborateurCollaborateur externe✗ Utilisateur Pulse

Si les données financières d'un dossier client sont incomplètes ou incorrectes, vous pouvez utiliser la fonction Modifications dans Silverfin pour corriger les montants. Par exemple, pour mettre à jour des chiffres au bilan. Cet article explique les différentes manières de créer des modifications, la différence entre les modifications internes et externes, et comment les comptabiliser une fois créées.

Table des matières


1. Créer des modifications de différentes manières

Via l'onglet Modifications

  1. Accédez à la page d'accueil du client et sélectionnez Modifications.
  2. Cliquez sur Nouvelle modification.
  3. Saisissez un numéro de compte et une description. Silverfin remplira automatiquement une partie des détails du journal.
  4. Ajoutez des pièces jointes si nécessaire.
  5. Choisissez le type de modification : Interne ou Externe.
  6. Choisissez un Tag si applicable.
  7. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, ou sur Ajouter + nouveau pour en créer une autre.

Importation manuelle (Excel)

Vous pouvez également importer des modifications à partir d'Excel.

  1. Dans l'onglet Modifications, ouvrez le menu Télécharger/Téléverser.
  2. Sélectionnez importer des modifcations.
  3. Glissez-déposez le fichier ou parcourez vos documents pour le télécharger. Vous pouvez utiliser le modèle de modification suggéré pour commencer.

Règles du modèle de modification :

  • Laissez une ligne vide entre chaque modification.
  • Remplissez soit account_number, soit original_account_number, ou les deux.
  • Si vous utilisez des tags ou des catégories, ajoutez-les uniquement sur la première ligne de la modification.
  • Les tags doivent correspondre à la configuration existante.
  • La catégorie doit être soit Internal (Interne), soit External (Externe).
  • Les montants au débit et au crédit doivent toujours être positifs.

2. Créer des modifications au sein d'un compte

  1. Ouvrez le compte concerné.
  2. Cliquez sur Nouvelle modification.
  3. Saisissez la description du compte. Silverfin complétera automatiquement une partie des détails.
  4. Ajoutez des pièces jointes si nécessaire.
  5. Choisissez le type de modification (Interne ou Externe)
  6. Choisissez un Tag le cas échéant.

Modifications Internes vs Externes

  • Lors de la création d'une modification, vous devez choisir entre Interne ou Externe. Cette distinction est utilisée à des fins de reporting. Elle permet d'adapter les rapports à leur public cible en affichant uniquement les modifications pertinentes.
  • Remarque : La classification interne ou externe n'est pas basée sur la personne qui a conseillé l'écriture. Elle est indépendante du fait que la modification ait été créée par un utilisateur interne ou externe.
  • Lors de l'exportation, vous pouvez choisir d'inclure uniquement les modifications internes, uniquement les externes, ou les deux.

Comptabilisation des modifications 

Une fois les modifications créées, vous devez les marquer comme publiées (posted). 

Silverfin importe uniquement les données de votre système comptable. Les modifications effectuées dans Silverfin ne sont pas synchronisées automatiquement en retour. Vous devez également les traiter dans votre logiciel de comptabilité.

Publier toutes les modifications

  1. Dans l'onglet Modifications du client, cliquez sur Télécharger/Téléverser → Télécharger l'Excel.
  2. Importez le fichier dans votre logiciel de comptabilité.
  3. De retour dans Silverfin, allez dans Modifications → Actions → Marquer toutes les modifications comme postées. Cela évite que les modifications ne soient dupliqués lors d'une resynchronisation des données.

Publier une seule modification

  • Si une modification spécifique a déjà été traitée dans votre comptabilité, vous pouvez marquer uniquement cette entrée comme Publiée.
  • Pour ce faire, allez sur la modification individuelle, passez votre souris dessus et sélectionnez le bouton Marquer comme publié.

Informations complémentaires

  • Les modifications ne s'appliquent qu'à la période dans laquelle elles sont créées. Elles ne sont pas reportées automatiquement, mais peuvent être copiées si nécessaire.
  • Les modifications ne peuvent pas inclure de lignes sans valeurs de débit ou de crédit. Actuellement, aucun message d'erreur ne s'affiche si cela se produit ; la modification n'est tout simplement pas enregistrée.
  • L'onglet Modifications ne comprend pas d'options pour publier des tâches (To-Do's) ou des notes.
  • Les utilisateurs Pulse peuvent consulter et télécharger les modifications une fois que la période est publique.
  • Des comptes peuvent être créés manuellement via une modification. Pour en savoir plus, consultez l'article suivant : Comment ajouter un nouveau compte dans Silverfin ? Si une liste de mapping est active, le nouveau compte doit obligatoirement être mappé.

Grâce à ces méthodes, vous pouvez vous assurer que les modifications dans Silverfin sont créées et traitées correctement, tout en maintenant la cohérence de vos données comptables.