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En tant qu’utilisateur administrateur dans Silverfin, vous avez la possibilité de personnaliser les statuts de workflow afin de les adapter aux besoins de votre firme. Les statuts de workflow permettent de centraliser la communication, de fluidifier les processus de préparation et de révision, et d’améliorer la collaboration entre les équipes. Cet article vous explique comment gérer les statuts de workflow au niveau du firme.

Tables des matières

Pourquoi utiliser les statuts de workflow ?

Communication centralisée

  • Permet de conserver toutes les discussions liées aux workflows au sein de Silverfin, en réduisant les échanges par e-mail ou via des outils externes.

Meilleure visibilité et rationalisation des processus

  • Aide les utilisateurs à identifier rapidement si un workflow est encore en cours de préparation ou prêt pour la révision.
  • Améliore le suivi et la responsabilisation grâce à des mises à jour de statut claires.

Comment gérer les statuts de workflow au niveau de la firme

Ajouter ou modifier des statuts de workflow

En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter des statuts de workflow personnalisés au niveau de la firme.

Pour gérer les statuts de workflow :

  1. Accédez à l’onglet Modèles dans Silverfin.
  2. Faites défiler la page jusqu’à la section Les statuts du workflows pour consulter la liste actuelle.
  3. Cliquez sur Ajouter un statut de workflow pour créer un statut de workflow personnalisé. Utilisez des intitulés clairs et descriptifs pour les statuts de workflow afin de garantir la cohérence entre les équipes.
  4. Modifiez ou supprimez/archivez les statuts existants selon vos besoins.
Vous ne pouvez archiver qu’un statut qui a déjà été utilisé dans un workflow de dossier. Une fois archivé, il ne pourra plus être sélectionné au niveau de dossier, mais les workflows existants conserveront leur statut. Il est également possible de le réactiver si nécessaire.

Activation ou désactivation de la visibilité des statuts de workflow

  • Les statuts de workflow apparaissent à plusieurs endroits dans Silverfin, tels que la page de vue d’ensemble du dossier et à côté du titre du workflow.
  • Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver leur visibilité au niveau du dossier. Les utilisateurs n’auront plus la possibilité d’ajouter ou de modifier le statut de workflow pour chaque workflow dans un dossier client. Les statuts précédemment sélectionnés seront masqués dans les dossiers clients.

Pour ajuster les paramètres de visibilité :

  1. Accédez à l’onglet Modèles dans Silverfin.
  2. Faites défiler la page jusqu’à la section Workflow Statuses.
  3. Activez ou désactivez la fonctionnalité selon vos besoins.

Suivi des statuts de workflow dans les dossiers clients

Utilisation du module Insights

Vous pouvez utiliser le module Insights pour suivre les statuts de workflow dans plusieurs dossiers clients.

  • Utilisez le filtre statut du workflow.
  • Recherchez des statuts de workflow spécifiques dans plusieurs dossiers.

Exemple d’utilisation :
Un manager souhaite vérifier si les échéances des comptes annuels seront respectées. Grâce à Insights, il peut suivre tous les dossiers clients actuellement en révision et identifier d’éventuels retards.

Besoin d’accès à Insights ?
Contactez votre Customer Success Manager pour plus de détails.
Intégration API : synchroniser les statuts de workflow entre les outils

De nombreuses entreprises utilisent des outils distincts pour suivre les livrables tels que l’impôt sur les sociétés, la TVA et les comptes annuels, ce qui nécessite souvent des mises à jour manuelles des statuts dans chaque système.
Pour simplifier ce processus, Silverfin permet désormais de récupérer les statuts de workflow via l’API, ce qui permet une synchronisation automatique avec des outils externes.
Pour plus de détails sur la configuration, consultez la documentation API de Silverfin ou contactez votre Customer Success Manager.