Mapping is de actie in Silverfin waarmee je ervoor zorgt dat je steeds op een uniform rekeningplan werkt. Silverfin vereist een standaard rekeningplan, aangezien het op sjablonen draait. Alle sjablonen (rapporten, toelichtingen, rekeningen) vereisen een standaard referentie opdat ze kunnen werken. 

Voor Belgische dossiers is die standaard gebaseerd op de MAR. Voor buitenlandse dossiers kan die standaard vrij gekozen worden per land of type dossier. Mapping is vereist, zodat Silverfin weet welk rekeningplan in dat geval de standaard is. 

Daarnaast zorgt deze actie er ook voor dat je eenvoudig naar een synchronisatie met een andere boekhoudsoftware kan wisselen. Zelfs als daarin een ander rekeningplan wordt gebruikt. Door middel van mapping zorg je ervoor dat in Silverfin de continuïteit en uniformiteit behouden blijft.

Wanneer je een uniform rekeningplan hanteert kan je makkelijk je de '#' configureren in je toelichtingen met een vaste range waardoor je een heel stuk manueel werk wegneemt. Zo wordt je dagelijks werk nog efficiënter gemaakt. Dit komt ten goede voor zowel het werkdossier als de modules van de jaarrekening en de vennootschapsbelasting wanneer je die hashtags kan configureren met een vast rekeningplan. 

Hoe ga je hiervoor te werk?

1. Een mapping lijst toevoegen

Admin gebruikers kunnen op kantoorniveau onder "sjablonen" een Excelbestand toevoegen dat, zowel het rekeningstelsel dat je reeds gebruikt, alsook het nieuwe rekeningstelsel dat je wenst te hanteren binnen Silverfin bevat. Zorg ervoor dat je mapping lijst een duidelijke naam heeft (bvb. "ExpertM > Yuki" in geval van een sync wissel of een dossiertype).

Je zal merken dat je bij het toevoegen (of het aanpassen) van een mapping lijst 2 opties krijgt:

  • een suffix toevoegen aan de rekeningnummers: de vuistregel bij mapping is, dat je steeds een-op-een mapt, maar deze optie zorgt ervoor dat je toch meerdere rekeningen uit je oorspronkelijke rekeningplan kan mappen naar 1 rekening binnen Silverfin.

    Bv.: je hebt in je vorige plan een afzonderlijke rekening voor water, gas en elektriciteit, maar in je standaard rekeningplan komen die allemaal op dezelfde rekening "nutsvoorzieningen", dan kan je dit door middel van een suffix doen. Silverfin zal het suffix automatisch toevoegen en zo kan je in al je sjablonen verwijzen naar eenzelfde rekeningnummer. Daarnaast zorgt het suffix ervoor dat we toch de een-op-een mapping behouden en dat je eenvoudig kan terugvinden wat het oorspronkelijke rekeningnummer was.
  • oorspronkelijk rekeningnamen behouden: indien je ervoor kiest om te werken met een suffix, raden we ook aan om de oorspronkelijke namen te behouden. Neem opnieuw ons voorbeeld van de "nutsvoorzieningen". Het is niet handig om 3 rekeningen te zien met dezelfde naam, maar wel de oorspronkelijke naam bij het nieuwe nummer met suffix:
    • xxx.000 Nutsvoorzieningen > xxx.000 Water
    • xxx.001 Nutsvoorzieningen > xxx.001 Gas
    • xxx.002 Nutsvoorzieningen > xxx.002 Elektriciteit

Daarbij is het ook handig om te weten dat je alle rapporten, workflows en workflow-werkschermen kan configureren om enerzijds de oorspronkelijke rekeningnummers te tonen of anderzijds de standaard rekeningnummers na mapping te tonen.

2. Formaat van je mapping lijst

Je maakt terug een Excelbestand dat zowel het rekeningstelsel dat je reeds gebruikt alsook het nieuwe rekeningstelsel dat je wenst te hanteren binnen Silverfin bevat. Je kan in het Excelbestand zelf de talen FR en EN meegeven (indien deze niet nodig zijn, mag dit leeg gelaten worden, uitgezonderd de kolomhoofdingen). Deze structuur dient steeds gerespecteerd te worden:

Belangrijk: je kan achteraf nog rekeningen toevoegen aan de mapping lijst zonder een volledig nieuwe lijst te moeten opladen. Dit doe je door in je mapping lijst (screenshot hierboven) op het plusteken rechtsboven te klikken. 

3. Mapping activeren in een dossier

In het dossier kies je welke mapping je wenst toe te passen bij je dossiergegevens. 

Indien je bepaalde dossiertypes hebt waarin sowieso een mapping moet gebeuren, kan je de mapping lijst ook toevoegen aan het dossiersjabloon dat aan die dossiertypes gekoppeld wordt. Dan gebeurt de bovenstaande toewijzing automatisch. Ze blijft wel aanpasbaar indien nodig in het dossier zelf. Dit kan op Kantoorniveau > Sjablonen > Dossiersjabloon.

De volgende stap is om alle rekeningen die werden geïmporteerd in je dossier te mappen aan het standaard rekeningplan in Silverfin. Van zodra je mapping geactiveerd hebt, kom je op het volgende scherm. Je zal niet in het dossier kunnen werken voor je dit hebt voltooid. Indien de mapping eerder al eens gebeurd was, zal je de rekeningnummers die bij de vorige mapping geselecteerd waren in het lichtgrijs zien verschijnen naast je rekeningnaam die mapping voltooid is en je op "bewaren" hebt geklikt, zal je in je dossier komen en de data zien volgens het standaard rekeningplan.

4. Mapping bij wisselen van synchronisatie

Nadat je de mapping hebt geactiveerd in het dossier, zie je de rekeningnummers van het nieuwe boekhoudpakket. Nu moeten die gemapte rekeningnummers doorgeduwd worden tijdens het omzetten van de synchronisatie naar het nieuwe boekhoudpakket. 

Klik hiervoor op de knop "Gemapte rekeningnummers doorduwen" wanneer je de synchronisatie verlegt naar de nieuwe synchronisatie.  Dat zorgt ervoor dat het dossier synchroniseert op basis van de gemapte rekeningnummers.

Let op! Je kan deze actie enkel gebruiken als de rekeningnummers uit de nieuwe synchronisatie identiek gelijk zijn aan de gemapte rekeningnummers van de voordien opgezette sync/manuele upload. Dus niet de originele rekeningnummers van de eerste synchronisatie.

Goed om te weten:

  • Je mapping lijst aanpassen op kantoorniveau zal geen impact hebben op de dossiers waarin die mapping lijst al gebruikt wordt. De database die de mapping onthoudt op dossierniveau is een andere dan de database die de mapping lijsten en rekeningplannen onthoudt.
  • Wisselen van mapping lijst op dossierniveau zorgt er niet voor dat de mapping verloren gaat. De vorige mapping blijft onthouden (zie screenshot eerder in het artikel waar de rekeningnummers in het lichtgrijs getoond worden) totdat je een nieuwe mapping volledig doorvoert en bewaart. Dat betekent dat je gerust een andere mapping lijst kan selecteren in je dossier en nadien terug kan keren naar de vorige mapping zonder dat je data riskeert te verliezen.
  • Om in het dossier de mapping snel te kunnen bekijken, ga je naar het startscherm van je dossier en klik je op rekeningen.
  • Wanneer je werkt met suffixen, mag je de geavanceerde optie NIET gebruiken bij het omzetten naar een andere sync. 
  • Wanneer je nieuwe data inleest in een dossier die afwijkt van de eerste data-import (manueel of per sync), zal je opnieuw het mapping scherm te zien krijgen. Door die mapping opnieuw door te lopen, kan je weer verder werken.
  • Wanneer je het bos niet meer door de bomen ziet, bieden we ook een makkelijke manier aan om te mappen. Je kan dan gebruik maken van de Silverfin Standaardisatie Assistent, die de mapping binnen Silverfin op een efficiënte manier laat verlopen.