In de onderstaande video worden alle instellingen besproken omtrent de periodes (kolommen) in de rapporten. 

VIDEO:



In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de periodes die weergegeven worden in een rapport kan instellen.
Het is belangrijk om in het achterhoofd te houden dat de "zin" die u zal instellen van toepassing is voor gelijk welke periode (vorige, huidige, toekomstige) waarin u zich zal bevingen, voor gelijk welk dossier (bv. gebroken boekjaren, kalender boekjaren)

  1. Kies YTD (year to date), PTD (period to date) of RTYD (relative year to date)
    1. actuals: De effectief geboekte gegevens. Dat wil zeggen de data die via de synchronisatie of via de manuele upload in Silverfin staan.
    2. actuals & budget (twee kolommen): De instelling is gemaakt voor als u een kolom wenst met de budgetcijfers voor de geselecteerde periode met een tweede vergelijkende kolom ernaast met de actueel geboekte cijfers voor die periode. Hierbij een use case voorbeeld:
      In het begin van het boekjaar maakt u een budget in Silverfin. Op het einde van het jaar wenst u het opgestelde budget te vergelijken met de effectief geboekte cijfers. Dan selecteert u deze instelling en bekomt u het gewenste resultaat. 
    3. actuals + budget: Als er nog geen actuele cijfers voor het volledige boekjaar beschikbaar zijn en voor die periodes een budget werd opgesteld, dan toont de kolom “actuals+budget” de som van de actuele cijfers plus de budget cijfers. Silverfin zal automatisch voorrang geven aan de actuele cijfers indien die beschikbaar zijn in de betreffende periode.
      Voorbeeld: een kwartaaldossier met boekjaar 01/01/2020-31/12/2020. Op heden zijn er al cijfers geboekt van 01/01/2020 t.e.m. 31/06/2020 en is er een budget opgesteld voor alle vier de kwartalen van 2020. We zitten in de periode Q2 2020 in Silverfin. Bij het aanduiden van “actuals+budget” zal er kolom weergegeven worden in het rapport dat de effectief geboekte cijfers van Q1 & Q2 samentelt met het opgestelde budget van Q3 en Q4.
    4. budget: De cijfers die via de knop “pas budget aan” ingegeven worden in Silverfin, dus de gebudgetteerde cijfers voor een bepaalde periode
    5. actuals zonder correcties: Bij de actuals worden automatisch de ingevoerde correcties in Silverfin ook meegenomen. Wenst u de oorspronkelijke cijfers te rapporteren, dan selecteert u deze optie.
    6. interne correcties: Om enkel de cijfermatige bewegingen weer te geven van de correcties die als intern gemarkeerd werden.
    7. externe correcties: Om enkel de cijfermatige bewegingen weer te geven van de correcties die als extern gemarkeerd werden.
    1. alle vorige periodes: toont alle periodes VOOR de periode waarin men op dat ogenblik aan het werken is in Silverfin
    2. alle vorige periodes als kwartalen: als het dossier een maanddossier is en men wil in het rapport niet alle vorige periodes per maand tonen, maar per kwartaal, dan toont deze instelling alle periodes voor de periode waarin men op dat ogenblik aan het werken is in Silverfin, één kolom per kwartaal en niet één kolom per maand. bv. januari, februari, maart zal in 1 kolom Q1 geplaatst worden.
    3. alle vorige periodes van het huidige kwartaal: voor een maanddossier, toont alle vorige maanden die onder hetzelfde kwartaal zouden vallen als de periode waarin men op dat ogenblik aan het werken is in Silverfin
    4. de huidige periode: toont de periode waarin men op dat ogenblik aan het werken is in Silverfin
    5. het huidige kwartaal: als het dossier een maanddossier is, toont deze instelling niet enkel de huidige maand waarin men aan het werken is, maar ook de andere 2 maanden die samen met die maand het kwartaal vormen.
    6. alle volgende periodes: toont alle periodes NA de periode waarin men op dat ogenblik aan het werken is in Silverfin
    7. alle periodes van dit jaar: hiermee toont u alle individuele periodes die het jaar bevat. Deze periodes hangen af van de instelling van uw dossier: maand, kwartaal, jaar.
    8. de laatste periode: toont de laatste periode van het geselecteerde boekjaar. bv. kwartaaldossier dat loopt van 01/01/2020-31/12/2020 dan is de laatste periode Q4 2020
    9. de vorige periode: toont de vorige periode t.o.v. de periode waarin men op dat ogenblik aan het werken is in Silverfin
  4. Hier bepaalt u voor welk jaar u de geselecteerde periode wenst weer te geven bv. vorig jaar, huidig jaar, volgend jaar. 

Periodesets in een rapport maakt het mogelijk om in eenzelfde rapport (zelfde sjabloon) de periodes op een andere manier te tonen. Stel dat je een tussentijds rapport wil waarin je enerzijds maanden wil vergelijken en anderzijds ook volledige kwartalen wil vergelijken, dan kan je dit nu dmv sets van periodes.

In éénzelfde rapport kan je dus kiezen welke periodes je wil tonen. De sets van periodes stel je in bij de instellingen van je rapport onder "periodes".

In het rapport zelf kan je kiezen welke set van periodes je wil zien. Je kiest uit de sets die zijn ingesteld.
Het rapport onthoudt ook de laatste set van periodes die werd gekozen door een gebruiker. Zo kijkt elke gebruiker steeds naar dezelfde selectie.

Voor vergrendelde rapporten kunnen enkel de admins de sets van periodes instellen op kantoorniveau. Voor niet-vergrendelde rapporten kan elke gebruiker het via "pas rapport aan".

Belangrijk!

Je rapporteringsfrequentie in je dossier bepaalt uiteraard welke sets van periodes je kan maken. Als je dossier op jaarfrequentie staat, zal je geen sets kunnen maken voor kwartalen of maanden. Enkel als je op maandfrequentie rapporteert, zal je zowel voor jaar, kwartaal als maand kunnen kiezen in je sets van periodes.