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Dans Silverfin, vous pouvez gérer qui a accès à un dossier client en fonction du rôle de l'utilisateur et de la sensibilité des informations. Un dossier client peut être accessible à tous les collaborateurs, ou rester privé afin que seuls les utilisateurs sélectionnés puissent le consulter. Cet article explique comment configurer cela, aussi bien lors de la création d'un dossier client qu'après.

Table des matières 

Comment définir l'accès lors de la création d'un dossier client ?

Vous définissez le niveau d'accès à l'Étape 4 : Accès Utilisateur, la dernière étape de l'assistant que vous suivez lors de la création d'un nouveau dossier client. Pour y arriver :

  1. Cliquez sur Accueil dans le panneau de gauche, puis sur Ajouter un nouveau client.
  2. Parcourez les étapes Configuration du dossier, Détails du client et Modèle de client.
  3. À l'étape Accès Utilisateur, définissez le niveau d'accès sous Collaborateur, comme décrit ci-dessous.

Rendre un dossier client généralement accessible

Un dossier client généralement accessible peut être consulté par tous les collaborateurs disposant de l'accès multi-dossiers. C'est le réglage par défaut : l'option est déjà cochée lorsque vous arrivez à l'étape Accès Utilisateur, vous n'avez donc rien à modifier.

Rendre un dossier client accessible uniquement à certains utilisateurs (privé)

Pour rendre le dossier client privé, décochez l'option d'accès multi-dossiers à l'étape Accès Utilisateur et ajoutez les utilisateurs qui peuvent l'ouvrir. Cela protège le dossier client, permettant uniquement aux utilisateurs sélectionnés d'y accéder. N'oubliez pas d'ajouter un gestionnaire de dossier pour assurer une gestion correcte.

Comment rendre privé un dossier client existant ?

  1. Ouvrez le dossier client.
  2. Cliquez sur le nom du dossier client en haut du panneau de gauche et choisissez Modifier le client.
  3. Allez à l'onglet Utilisateurs.
  4. Dans le bloc Collaborateurs, décochez Tout les collaborateurs ayant accès à plusieurs dossiers.
  5. Confirmez la modification dans la fenêtre qui s'affiche.

Le dossier client est maintenant privé. Seuls les utilisateurs repris dans le bloc Collaborateurs peuvent l'ouvrir : vérifiez donc que les collègues qui travaillent sur le dossier client y figurent.

Pour rendre le dossier client à nouveau généralement accessible, recochez cette case et confirmez. La fenêtre indique combien de collaborateurs pourront alors ouvrir le dossier client.

Comment donner accès à un dossier client privé à un collaborateur ?

Par défaut, un collaborateur disposant de l'accès multi-dossiers peut ouvrir tous les dossiers clients généralement accessibles. Lorsqu'un dossier client est privé, l'accès doit être accordé explicitement. Cela peut se faire de deux manières :

Au niveau du cabinet, pour un collègue qui dispose déjà d'un compte Silverfin :

  1. Cliquez sur Utilisateurs dans le panneau de gauche, sous Administrateur.
  2. Ouvrez l'onglet Collaborateurs et cliquez sur la ligne de l'utilisateur. Un panneau s'ouvre à droite.
  3. Allez à Accès aux dossiers clients et cliquez sur Ajouter un dossier client.
  4. Sélectionnez le dossier client, puis cliquez sur Sauvegarder.

Ce même panneau contient aussi Activer l'accès multi-dossiers, qui donne à l'utilisateur l'accès à tous les dossiers clients marqués comme généralement accessibles, au lieu d'un seul dossier client.

Au niveau du dossier client, pour un collègue qui n'a pas encore de compte :

  1. Ouvrez le dossier client, cliquez sur son nom en haut du panneau de gauche et choisissez Modifier le client.
  2. Allez à l'onglet Utilisateurs et cliquez sur Ajouter un collaborateur dans le bloc Collaborateurs.
  3. Complétez le nom, l'adresse e-mail et la langue du nouvel utilisateur, puis sauvegardez.

Vous créez ainsi un nouveau collaborateur qui a accès à ce dossier client. Pour la procédure complète, consultez Comment ajouter un collaborateur ?

Comment donner accès à un dossier client à un collaborateur externe ou à un utilisateur Pulse ?

Si vous ne savez pas lequel des deux rôles choisir, consultez Choisir entre un utilisateur Pulse et un collaborateur externe dans Silverfin.

Collaborateurs externes

Un collaborateur externe n'a pas accès aux dossiers clients par défaut. Un accès explicite doit être accordé, et cela ne peut se faire qu'au niveau du dossier client. La personne doit aussi déjà exister comme utilisateur externe au niveau du cabinet avant de pouvoir être ajoutée comme collaborateur externe à un dossier client.

  1. Ouvrez le dossier client, cliquez sur son nom en haut du panneau de gauche et choisissez Modifier le client.
  2. Allez à l'onglet Utilisateurs, puis au bloc Collaborateurs externes.
  3. S'il s'agit de la première utilisation de collaborateurs externes dans ce dossier client, cliquez sur Activer.
  4. Cliquez sur Ajouter un collaborateur externe et complétez les informations demandées.
Veuillez noter que cette option entraîne des coûts supplémentaires. Lorsque vous ajoutez un collaborateur externe au dossier client, les frais seront automatiquement ajoutés à votre facture.

Pour plus de détails, notamment sur la conversion d'un utilisateur Pulse en collaborateur externe, consultez Comment ajouter un Collaborateur Externe ?

Utilisateurs Pulse

Pour les utilisateurs Pulse, cela peut se faire aux deux niveaux.

Au niveau du dossier client :

  1. Ouvrez le dossier client, cliquez sur son nom en haut du panneau de gauche et choisissez Modifier le client.
  2. Allez à l'onglet Utilisateurs.
  3. Dans le bloc Utilisateurs Pulse, cliquez sur Ajouter un utilisateur Pulse et complétez les informations demandées.

Au niveau du cabinet :

  1. Cliquez sur Utilisateurs dans le panneau de gauche, sous Administrateur.
  2. Ouvrez l'onglet Externe et cliquez sur la ligne de l'utilisateur Pulse. Un panneau s'ouvre à droite.
  3. Allez à Accès au portail client Pulse et cliquez sur Ajouter un portail client Pulse.
  4. Sélectionnez le dossier client, puis cliquez sur Sauvegarder.

Pour convertir un utilisateur existant d'un rôle vers un autre, consultez Comment ajuster l'accès d'un utilisateur ?