Gebruikersrollen Admin✗Personeel ✗Externe medewerker ✗Pulse gebruiker 

In Silverfin kan je bepalen wie toegang heeft tot een dossier, afhankelijk van de rol van de gebruiker en de gevoeligheid van de informatie. Een dossier kan algemeen toegankelijk zijn voor alle personeelsleden, of privé blijven zodat enkel geselecteerde gebruikers het kunnen raadplegen. Dit artikel legt uit hoe je dat instelt, zowel bij het aanmaken van een dossier als achteraf.

Inhoudstafel 

Hoe stel ik de toegang in bij het aanmaken van een dossier?

Je stelt het toegangsniveau in tijdens het aanmaken van een nieuw dossier.

Een dossier algemeen toegankelijk maken

Binnen Silverfin kan je een dossier instellen als algemeen toegankelijk. Dit betekent dat alle personeelsleden met toegang tot meerdere dossiers het dossier kunnen raadplegen. Dit vakje staat standaard aangevinkt wanneer je een nieuw dossier aanmaakt.

Een dossier enkel toegankelijk maken voor specifieke gebruikers (privé)

Je kan een dossier ook privé maken door een vakje uit te vinken tijdens het aanmaken. Hierdoor wordt het dossier afgeschermd en kunnen enkel geselecteerde gebruikers het raadplegen. Vergeet niet om een dossierbeheerder toe te voegen om het beheer te waarborgen.

Hoe maak ik een bestaand dossier privé?

  1. Ga naar het dossier.
  2. Klik op 'Dossier bewerken'.
  3. Ga naar het tabblad 'Gebruikers'.
  4. Vink 'Alle medewerkers met toegang tot meerdere dossiers' uit onder 'Personeel'.

Hoe geef ik een personeelslid toegang tot een privédossier?

Standaard heeft een personeelslid toegang tot alle dossiers. Wanneer een dossier privé staat, moet expliciet toegang worden verleend aan de gebruiker. Dit kan op twee manieren:

Op dossierniveau:

  1. Ga naar het dossier waaraan je toegang wil verlenen en klik op 'Dossier bewerken'.

  2.  Ga naar 'Gebruikers' en geef aan welke personeelsleden toegang mogen hebben tot het dossier.

Op kantoorniveau:

  1. Ga op kantoorniveau naar 'Interne gebruikers'  onder het tabblad 'Gebruikers' Klik op de naam van de gebruiker en verleen expliciet toegang onderaan de pagina.

Hoe geef ik een externe medewerker of Pulse-gebruiker toegang tot een dossier?

Weet je niet zeker welke van de twee rollen je nodig hebt? Bekijk dan Kiezen tussen een Pulse-gebruiker en een externe medewerker in Silverfin.

Externe medewerkers

Een externe medewerker heeft standaard geen toegang tot dossiers. Er moet expliciet toegang worden verleend, en dit kan enkel op dossierniveau:

  1. Ga naar het dossier waaraan je toegang wil verlenen en klik op 'Dossier bewerken'.
  2. Ga naar 'Gebruikers' en geef aan welke gebruikers toegang mogen hebben tot het dossier.
Houd er rekening mee dat deze optie extra kosten met zich meebrengt. Wanneer je een externe medewerker aan het dossier toevoegt, zullen de kosten hiervoor automatisch op je factuur worden weergegeven.

Pulse-gebruikers

Voor Pulse-gebruikers kan dit op beide niveaus.

Op dossierniveau:

  1. Ga naar het specifieke dossier.
  2. Klik op 'Dossier bewerken'.
  3. Ga naar het tabblad 'Gebruikers'.
  4. Voeg de Pulse-gebruiker toe om toegang te verlenen.

Op kantoorniveau:

  1. Ga naar 'Externe gebruikers' onder het tabblad 'Gebruikers' op kantoorniveau.
  2. Klik op de naam van de gebruiker.
  3. Verleen expliciet toegang onderaan de pagina.

Wil je een bestaande gebruiker van de ene rol naar de andere omzetten? Bekijk dan Hoe kan ik de toegang van een gebruiker aanpassen?