| Gebruikersrollen |  Admin |  Personeel | ✗Externe medewerker | ✗Pulse gebruiker |
De melding uit evenwicht wijst op een verschil tussen je boekhoudgegevens en Silverfin. Dat kan verontrustend lijken, maar meestal gaat het om een specifieke oorzaak die je zelf kan opsporen en verhelpen. Dit artikel overloopt de belangrijkste controles waarmee je de grondoorzaak snel vindt en oplost.
Inhoudstafel
- Zijn de mapping en de rekeningtypes correct?
- Komen de boekjaren en boekingsperiodes overeen?
- Kan de openingsbalans het onevenwicht veroorzaken?
- Is het onevenwicht ontstaan na een handmatige upload?
- Kunnen correcties het onevenwicht veroorzaken?
- Is er een synchronisatieprobleem?
- Wat als het dossier nog steeds uit evenwicht is?
Zijn de mapping en de rekeningtypes correct?
Als het dossier een mappinglijst gebruikt, controleer dan of de mapping correct is:
- Zijn alle balansrekeningen toegewezen aan de juiste balansrekeningen in Silverfin?
- Zijn alle kosten- en opbrengstenrekeningen toegewezen aan de juiste resultatenrekeningen in Silverfin?
- Is dat niet het geval, dan kan er een verschil ontstaan tussen de balans (activa, passiva en eigen vermogen) en de resultatenrekeningen.
- Silverfin past openingsbalansen enkel toe op balansrekeningen zoals activa, passiva en eigen vermogen, niet op opbrengsten- of kostenrekeningen. Een correcte indeling van de rekeningen is dus essentieel voor juiste saldi en een correcte overdracht naar het volgende boekjaar.
Hoe controleer je de rekeningtypes?
Silverfin controleert automatisch of de rekeningen correct zijn toegewezen op basis van de gegevens uit je boekhoudsoftware. Om dit te controleren:
- Open op de overzichtspagina van het dossier het navigatiepaneel links en klik op Rekeningen.
- Als een rekeningtype in Silverfin niet overeenkomt met het type in je boekhoudsoftware of in het handmatig geüploade bestand, wordt dit in het grijs gemarkeerd in de kolom rekeningtype.
- Om een rekening opnieuw te mappen, ga via het navigatiepaneel links naar de optie Mapping, of pas de mapping rechtstreeks aan vanuit het rekeningenoverzicht. Is de gewenste rekening niet beschikbaar, neem dan contact op met je admingebruiker om de mappinglijst bij te werken.
Komen de boekjaren en boekingsperiodes overeen?
- Controleer of alle voorgaande periodes correct zijn afgesloten in je boekhoudsoftware. Silverfin heeft dit nodig om de ingehouden winsten correct op te halen.
- Controleer of de startdatum van de synchronisatie overeenkomt met het begin van het boekjaar. Verschillen die datums, dan kan er data ontbreken bij de synchronisatie, waardoor een onevenwicht ontstaat. Wil je de startdatum aanpassen, raadpleeg dan Hoe kan ik de startdatum van de synchronisatie verwijderen of bewerken?
- Kijk na of de boekjaren en de boekingsperiodes in Silverfin overeenkomen met die in je boekhoudsoftware. Zelfs een kleine afwijking kan ertoe leiden dat bepaalde transacties niet correct worden geïmporteerd, waardoor een onevenwicht ontstaat. Elke transactie bevat zowel een boekingsperiode als een boekingsdatum, en Silverfin gebruikt de boekingsperiode, niet de boekingsdatum, om te bepalen in welke periode een boeking wordt weergegeven.
Als een periode ingekort is, wordt data doorgeschoven naar de volgende periode, omdat de ingekorte periode niet langer als volledig wordt beschouwd.
Kan de openingsbalans het onevenwicht veroorzaken?
- Bij het werken met een synchronisatie maakt Silverfin de openingsbalansen slechts één keer aan, namelijk wanneer de synchronisatieverbinding voor het eerst wordt opgezet. Op dat moment vraagt Silverfin je boekhoudsoftware om de saldi op de startdatum van de synchronisatie en slaat die op. Vanaf dan haalt elke synchronisatie enkel de transacties op die na die startdatum zijn geboekt, en de opgeslagen openingsbalansen zelf worden niet meer aangepast. Bij het opnieuw synchroniseren van de verbinding worden die transacties opnieuw opgehaald, maar de opgeslagen openingsbalansen wijzigen daarbij niet.
- Dit is bewust zo ontworpen: het beschermt een boekjaar waaraan de accountant op dat moment werkt, zodat achteraf geboekte wijzigingen in de boekhoudsoftware dat boekjaar niet zonder de juiste controle kunnen wijzigen. De keerzijde van het werken met een startdatum van de synchronisatie is dat correcties die nadien in een voorgaande periode in je boekhoudsoftware worden aangebracht, de opgeslagen openingsbalansen verouderd kunnen maken, waardoor die niet langer overeenkomen met de actuele cijfers daar. Vermoed je dat dit een onevenwicht veroorzaakt, neem dan contact op met Silverfin Support.
- Soms veroorzaakt de overdracht van de openingsbalans het onevenwicht. Controleer de instellingen voor de openingsbalans in het tabblad Periodes. Meer informatie vind je in Hoe kan ik de overdracht van openingsbalans en ingehouden winsten deactiveren?
Is het onevenwicht ontstaan na een handmatige upload?
- Laad je gegevens handmatig op, controleer dan de getalopmaak in Excel. Kleine afrondings- of opmaakfouten kunnen zich opstapelen en een onevenwicht veroorzaken.
- Zorg dat er geen lege rijen of subtotaalrijen in staan.
- Gebruik een punt (.) als duizendtalscheidingsteken en een komma (,) als decimaal scheidingsteken.
- Controleer of er geen verschillen in de brondata zitten voor je die exporteert uit je boekhoudsoftware.
Kunnen correcties het onevenwicht veroorzaken?
- Silverfin synchroniseert wijzigingen uit je boekhoudsoftware, maar omgekeerd geldt dat niet. Correcties die je in Silverfin maakt, worden niet teruggestuurd naar je boekhoudsoftware. Maak je in Silverfin correcties die ook in je boekhouding moeten staan, dan moet je die handmatig in je boekhoudsoftware invoeren.
- Om te vermijden dat correcties dubbel verwerkt worden in Silverfin, ga je naar het tabblad Correcties, klik je op Acties en selecteer je Markeer alle correcties als geboekt zodra ze in je boekhoudsoftware ingevoerd zijn.
Is er een synchronisatieprobleem?
In sommige gevallen is er een synchronisatieprobleem tussen je boekhoudsoftware en Silverfin. Daardoor kunnen bepaalde wijzigingen niet correct gesynchroniseerd worden, met ontbrekende of verouderde gegevens tot gevolg.
- Bekijk de foutmelding zorgvuldig. De melding wijst vaak op iets wat je in je boekhoudsoftware moet controleren, duidt op API-limieten of geeft aan dat er een probleem is met de inloggegevens.
- Raadpleeg onze kennisbank voor artikels over veelvoorkomende fouten bij specifieke synchronisaties. Mogelijk vind je daar meteen een oplossing.
- Blijft het probleem bestaan of is de foutmelding onduidelijk, neem dan contact op met Silverfin Support voor hulp.
- Meer informatie vind je in Syncfouten in Silverfin: Wat te doen.
Wat als het dossier nog steeds uit evenwicht is?
Is de situatie nog steeds niet opgelost en is verdere escalatie nodig, geef dan volgende zaken door aan Silverfin Support:
- Naam van het dossier
- URL van het dossier
- Foutmelding, indien aanwezig
- De specifieke periode waarin het onevenwicht begint
- De rekeningen die getroffen zijn
- De balans en de transacties voor de getroffen rekeningen in de eerste periode die uit evenwicht is