Gebruikersrollen AdminPersoneel ✗Externe medewerker✗Pulse gebruiker 

De melding dat een dossier “uit evenwicht” is, wijst op een verschil tussen je boekhoudkundige gegevens en Silverfin. Hoewel het verontrustend kan lijken, wordt het meestal veroorzaakt door een specifieke kwestie die opgespoord en verholpen kan worden. Dit artikel vermeldt de belangrijkste controles om je snel de grondoorzaak te vinden en te verhelpen.

Inhoudstafel

Mapping & Rekeningtypes

Als de mappinglijst wordt gebruikt in een dossier:

  • Controleer of de mapping correct is:
    • Zijn alle balansrekeningen toegewezen aan de juiste balansrekeningen in Silverfin?
    • Zijn alle kosten- en opbrengstenrekeningen toegewezen aan de juiste resultatenrekeningen in Silverfin?
  • Indien niet, kan dit leiden tot een verschil tussen activa, passiva, eigen vermogen en de resultatenrekening.

  • Silverfin voegt een openingsbalans alleen toe op balansrekeningen (zoals activa, passiva en eigen vermogen), niet op opbrengsten- of kostenrekeningen. Daarom is het essentieel dat rekeningen correct worden ingedeeld om de juiste overdracht van de openingsbalans te garanderen.


Hoe controleer je de rekeningtypes?

Silverfin controleert automatisch of de rekeningen correct zijn toegewezen op basis van de gegevens uit het boekhoudsysteem. Om dit te controleren:

  1. Via het linker navigatiepaneel klik je het dropdownmenu open.

  2. Ga naar de sectie ‘Rekeningen’.

  3. Als een rekeningtype in Silverfin niet overeenkomt met het type in je boekhoudsoftware of het handmatig geüploade dossier, wordt dit gemarkeerd in grijs in de kolom “rekeningtype”.
  4. Om een rekening opnieuw te mappen, ga via het linker navigatiepaneel en het dropdownmenu naar de optie Mapping of als je in het rekeningscherm bent. Als de gewenste rekening niet beschikbaar is, neem dan contact op met je admingebruiker om de mappinglijst bij te werken.

Boekjaren

  • Controleer of alle voorgaande perioden correct zijn afgesloten in je boekhoudsoftware.
  • Controleer of de startdatum van de synchronisatie overeenkomt met het begin van het boekjaar. Als deze datum anders is, kan er data ontbreken bij de synchronisatie, wat een disbalans veroorzaakt. Meer informatie hoe je een sync startdatum kan aanpassen, kan je in dit artikel terugvinden: Hoe kan ik de startdatum van de synchronisatie verwijderen of bewerken?
  • Kijk na of de boekjaren en de boekingsperioden in Silverfin overeenkomen met die in je boekhoudsoftware. Zelfs een kleine mismatch kan ertoe leiden dat bepaalde transacties niet correct worden geïmporteerd, waardoor een disbalans ontstaat. Silverfin gebruikt de boekingsperiode (niet de boekingsdatum) om te bepalen in welk periode een boeking wordt weergegeven.
  • Als een periode ingekort is, wordt data doorgeschoven naar de volgende periode omdat de ingekorte periode niet langer als volledig wordt beschouwd. Elke transactie bevat zowel een boekingsperiode als een boekingsdatum, maar de boekingsperiode gaat voor.

Openingsbalansen

  • Bij het werken met een synchronisatie maakt Silverfin de openingsbalansen slechts één keer aan, namelijk wanneer de synchronisatieverbinding voor het eerst wordt verbonden. Op dat moment vraagt Silverfin je boekhoudsysteem om de saldi op de startdatum van de synchronisatie en slaat deze op. Vanaf dat moment haalt elke synchronisatie enkel de transacties op die na die syncstartdatum zijn geboekt; de opgeslagen openingsbalansen zelf worden niet meer aangepast. Bij het opnieuw synchroniseren van de verbinding worden die transacties opnieuw opgehaald, maar de opgeslagen openingsbalansen wijzigen daarbij niet.
  • Dit is bewust zo ontworpen: het beschermt een boekjaar waaraan de accountant momenteel werkt, zodat achteraf geboekte wijzigingen in het boekhoudsysteem dat boekjaar niet zonder de juiste controle kunnen wijzigen. De keerzijde van het werken met een startdatum van de synchronisatie is dat wanneer er nadien correcties worden aangebracht in een voorgaande periode in je boekhoudsoftware, de opgeslagen openingsbalansen verouderd kunnen raken en niet langer overeenkomen met de actuele cijfers daar. Vermoed je dat dit een onbalans veroorzaakt, neem dan contact op met Silverfin Support.
  • Soms kan de overdracht van de openingsbalans een "uit evenwicht" veroorzaken. Controleer de instellingen voor openingsbalans in het tabblad Periode. Meer informatie kan je in dit artikel bekijken: Hoe los ik een dubbele openingsbalans op?

Handmatige upload

  • Als je gegevens handmatig uploadt, controleer dan de opmaak in Excel. Kleine afrondingsfouten of opmaak kunnen zich opstapelen en onevenwicht veroorzaken.
    • Zorg dat er geen lege rijen of subtotaalrijen zijn.
    • Gebruik een punt (.) als duizendtalscheiding en een komma (,) als decimale scheiding.
  • Verifieer dat er geen verschillen zijn in de brondata vóór het exporteren uit je boekhoudsoftware.

Correcties

  • Terwijl Silverfin wijzigingen in je boekhoudsysteem synchroniseert, geldt het omgekeerde niet: aanpassingen die je in Silverfin doet, worden niet teruggestuurd naar je boekhoudsoftware. Dus als je aanpassingen in Silverfin maakt die ook in je boekhouding moeten worden doorgevoerd, moet je deze handmatig in je boekhoudsoftware invoeren.
  • Om te vermijden dat aanpassingen dubbel verwerkt worden in Silverfin, ga naar het tabblad ‘Correcties’, klik op ‘Acties’ en selecteer ‘Markeer alle correcties als niet geboekt’ zodra ze in je boekhoudsysteem ingevoerd zijn.

Synchronisatieproblemen

In sommige gevallen kan er een synchronisatieprobleem zijn tussen je boekhoudsoftware en Silverfin. Dit kan verhinderen dat bepaalde wijzigingen correct gesynchroniseerd worden, wat leidt tot ontbrekende of verouderde gegevens.

  • Bekijk zorgvuldig de foutmelding die je krijgt. De melding wijst vaak naar iets wat je moet controleren in je boekhoudsoftware, duidt op API‑limieten of geeft aan dat er problemen zijn met inloggegevens.

  • Raadpleeg de kennisbank voor veelvoorkomende fouten die verband houden met specifieke synchronisaties, mogelijk vind je daar een snelle oplossing.

  • Als het probleem blijft bestaan of de foutmelding onduidelijk is, neem dan contact op met onze Support voor hulp.

  • Hier vind je meer informatie over hoe je dit het beste kunt aanpakken: Syncfouten in Silverfin: Wat te doen

Nog steeds uit evenwicht?

Als de situatie nog steeds niet is opgelost en er verdere escalatie nodig is, gelieve volgende zaken door te geven aan Silverfin Support:

  • Dossiernaam

  • URL‑link van het dossier

  • Foutmelding (indien aanwezig)

  • De specifieke periode waarin de disbalans begint

  • Welke rekeningen getroffen zijn

  • Voeg de balans en de transacties toe voor de getroffen rekeningen in de eerste periode die uit balans is