GebruikersrollenAdmin✗ Personeel✗ Externe medewerker✗ Pulse gebruiker

Dit artikel biedt een stapsgewijze handleiding voor het aanmaken van een nieuw consolidatiedossier in de omgeving van uw kantoor. Volg deze instructies om het proces te stroomlijnen en de gegevens van uw kantoor effectief te beheren.

Inhoudstafel

Stappenplan voor het toevoegen van een nieuw consolidatiedossier

Om een nieuw consolidatiedossier toe te voegen, navigeert u naar de startpagina van uw kantoor en selecteert u 'Nieuwe dossier toevoegen'.

Stap 1: Dossierconfiguratie

  1. Kies de optie 'Silverfin-dossiers consolideren' in de sectie 'Gegevensbron'.
  2. Selecteer de einddatum van het eerste boekjaar van de klant.
  3. Stel de rapporteringsfrequentie in (bijv. maandelijks, driemaandelijks).
    Let op: het wordt aanbevolen om een maandelijkse frequentie in te stellen, zowel voor het consolidatiedossier als voor de dochterondernemingen.
  4. Klik op 'Opslaan & Doorgaan'.

Stap 2: Dossiergegevens

Administratieve synchronisatie: bepaal of u gegevens wilt ophalen via de administratieve synchronisatie. Hiermee kunt u gegevens synchroniseren zoals:

  • Bedrijfsnaam  
  • Bedrijfsadres
  • Rechtsvorm
  • Namen van bestuurders, inclusief begin- en einddatums van hun mandaat.

Klantgegevens: Voer de basisgegevens van uw bedrijf in, zoals de naam, het adres, de bedrijfsvorm, de valuta en het logo van uw kantoor. In dit stadium is alleen de bedrijfsnaam verplicht. Ontbrekende informatie kunt u later toevoegen.

  • Silverfin voert geen valutaconversies uit.
  • Bedrijfsinformatie wordt automatisch ingevuld als de administratieve synchronisatie actief is.

Stap 3: Dossiersjabloon

Selecteer het dossiersjabloon voor het dossier. Dit sjabloon, dat op kantoorniveau wordt ingesteld, voegt automatisch een set workflows en rapporten toe aan het dossier om het installatieproces te versnellen.

Stap 4: Gebruikerstoegang

Bepaal wie toegang krijgt tot het dossier en in welke mate. Er zijn drie niveaus:

  • Personeel: bepaal of specifieke gebruikers of gebruikers met toegang tot meerdere dossiers toegang moeten krijgen. U kunt ook groepen toevoegen.
  • Pulse-gebruikers: Selecteer het Pulse-sjabloon voor het dossier. Dit bepaalt wat externe klanten zien wanneer ze inloggen. Pulse-sjablonen worden beheerd door gebruikers met administratorrechten.
  • Externe medewerkers: Voeg externe partijen toe aan het dossier. Voor elke extra externe medewerker worden extra kosten in rekening gebracht. Neem contact op met uw Customer Success Manager voor meer informatie.

Zodra alle stappen zijn voltooid, klikt u op de knop 'Nieuw dossier toevoegen' om het proces af te ronden.

Wie kan consolidatiedossiers aanmaken?

Klantendossiers kunnen worden aangemaakt door:

  • Admin gebruikers
  • Personeel die in hun gebruikersinstellingen op kantoorniveau toestemming hebben gekregen om dossiers aan te maken.
Ziet u de optie "Kan een nieuw dossier aanmaken?" niet staan? Neem dan contact op met uw Customer Success Manager.

Hoe voegt u klantendossiers toe aan uw consolidatie?

Nadat u het consolidatiedossier heeft ingesteld, verschijnt het Consolidatiescherm. Hier kunt u alle dossiers toevoegen die deel uitmaken van de consolidatie.

Voegings- of ontvoegingsdatum instellen: U kunt de datum opgeven waarop een dossier toetreedt tot of uit de consolidatie stapt. Zonder datum gebruikt Silverfin alle beschikbare gegevens van dat dossier.

Waarschuwing bij verschillende valuta: Silverfin waarschuwt u als u een dossier toevoegt met een andere munteenheid dan die van het consolidatiedossier.

Sub-consolidaties toevoegen: Bespaar tijd door volledige sub-consolidaties toe te voegen. U hoeft dan niet elk dossier afzonderlijk opnieuw toe te voegen.

Nieuwe dossiers aanmaken via de consolidatiepagina: Als een dossier nog niet bestaat, kunt u dit direct vanuit de consolidatie-instellingen aanmaken. Silverfin voegt het automatisch toe.

Het moederbedrijf markeren: U kunt het moederbedrijf aanduiden in de instellingen. Toekomstige sjablonen zullen deze instelling gebruiken om uw workflow te verbeteren.

Belangrijk: Cijfers in het consolidatiedossier worden elke nacht automatisch bijgewerkt. Om overdag de meest recente cijfers op te halen, gebruikt u de synchronisatiepijlen naast de naam van het dossier.

Goed om te weten:

  • Voor het gebruik van de consolidatiemodule kunt u contact opnemen met uw Customer Success Manager om dit te laten activeren.
  • Een consolidatiedossier is een premium dossier waarvoor andere kosten gelden.
  • Consolidatie is gebaseerd op het gemapte rekeningnummer.
  • Dit nummer wordt gebruikt om een consistente mapping te garanderen over alle verbonden dochterdossiers en om de mapping te volgen die in elke dochteronderneming is gedefinieerd.