| Gebruikersrollen |  Admin |  Medewerker | Externe medewerker | ✗Pulse gebruiker |
Dit artikel legt uit hoe je controleert of een specifieke workflow in een dossier aanwezig is, met de filter Workflow toegevoegd in de Insights-module. De filter werkt over al je dossiers heen, zodat je in één overzicht ziet in welke dossiers de workflow actief is, in welke dossiers hij gearchiveerd werd en in welke hij nooit werd toegevoegd.
Inhoudstafel
- Belangrijke informatie
- Hoe controleer ik of een workflow in een dossier aanwezig is?
- Wat tonen de resultaten?
- Hoe vind ik dossiers waarin een workflow ontbreekt?
- Kan ik deze controle opslaan als query?
Belangrijke informatie
- Insights doorzoekt enkel de dossiers waartoe je toegang hebt. Twee gebruikers kunnen daardoor verschillende resultaten zien voor dezelfde filter.
- De filter Workflow toegevoegd controleert één workflow per keer. Wil je meerdere workflows controleren, voeg de filter dan voor elke workflow afzonderlijk toe.
- De resultatenkolom maakt een onderscheid tussen een actieve workflow, een gearchiveerde workflow en een workflow die helemaal niet in het dossier zit.
- Een gearchiveerde workflow telt nog steeds als aanwezig. Hij wordt meegenomen wanneer je filtert op is toegevoegd en uitgesloten wanneer je filtert op is niet toegevoegd.
- Een workflow die nooit aan het dossier werd toegevoegd, of die definitief verwijderd werd, telt als niet aanwezig.
- Voor een overzicht van alle filters die in Insights beschikbaar zijn, zie Hoe stel ik filters in binnen Insights?
Hoe controleer ik of een workflow in een dossier aanwezig is?
Om te controleren of een workflow in je dossiers aanwezig is, volg je deze stappen:
- Klik op Insights in het linkerpaneel, onder Kantooroverzicht.
- Open de query waarmee je wil werken. Merk op: de query Alle dossiers toont alle dossiers waartoe je toegang hebt.
- Klik op Filter toevoegen.
- Selecteer onder Configuratie de filter Workflow toegevoegd.
- Selecteer in de eerste keuzelijst de workflow die je wil controleren. De lijst toont alle workflows die op kantoorniveau zijn ingesteld.
- Kies in de tweede keuzelijst wat de resultaten moeten tonen: Toon alle, is toegevoegd of is niet toegevoegd.
- Vul onder Kolomnaam de naam in die je aan de resultatenkolom wil geven.
- Klik op Toepassen.
Wat tonen de resultaten?
Silverfin voegt een kolom toe aan het overzicht. De kolomtitel toont de naam die je hebt ingevuld, met daaronder de naam van de geselecteerde workflow. Elk dossier krijgt een van drie resultaten:
- Ja: de workflow zit in het dossier en is actief.
- Gearchiveerd: de workflow zit in het dossier, maar werd gearchiveerd.
- Nee: de workflow zit niet in het dossier. Hij werd nooit toegevoegd of werd definitief verwijderd.
Afhankelijk van het aantal dossiers waartoe je toegang hebt, kan het laden van de resultaten even duren.
Hoe vind ik dossiers waarin een workflow ontbreekt?
Zet de tweede keuzelijst op is niet toegevoegd. Insights toont dan enkel de dossiers die de geselecteerde workflow niet hebben, wat een snelle manier is om te zien waar de workflow nog toegevoegd moet worden. Dossiers met een gearchiveerde versie van de workflow staan niet in die lijst, omdat een gearchiveerde workflow nog steeds als aanwezig telt.
Kies is toegevoegd voor het omgekeerde overzicht. Dat toont zowel de dossiers waarin de workflow actief is als de dossiers waarin hij gearchiveerd werd. Kies Toon alle om elk dossier in de lijst te houden met zijn eigen resultaat in de kolom.
Kan ik deze controle opslaan als query?
Ja. Zodra je de filter toepast, verschijnt Niet-opgeslagen wijzigingen bovenaan het overzicht.
- Klik op Bewaren.
- Kies Bewaar query om de controle voor later te bewaren, of Wijzigingen negeren om de filter weer te verwijderen.
Meer over het aanmaken van query's, het instellen van de zichtbaarheid en de andere acties in de module lees je in Hoe gebruik ik Insights?